PMS คือโปรแกรมอะไร

สวัสดีค่ะ วันนี้ผู้เขียนขออนุญาต วกกลับมาเขียนความหมายของ PMS โปรแกรมโรงแรม กันอีกซักบทความ รู้สึกว่ายังเขียนได้ไม่มากจากบทความครั้งก่อน เพราะยังคงมีคำถามพบบ่อยว่า PMS คือโปรแกรมอะไร

PMS คือ โปรแกรมที่ใช้บริหารจัดการ การดำเนินงานส่วนหน้าของโรงแรม ใช้จองห้องพัก จัดการการเข้าพัก การชำระเงิน บริหารจัดการการทำงานของแม่บ้าน จนถึงงานซ่อมบำรุง เรียกว่าเป็นหัวใจของโรงแรมก็ว่าได้

roomyy.co

ระบบการจัดการส่วนหน้าของโรงแรม หรือ PMS ที่ย่อมาจาก Property Management System ไม่ใช่ Performance Management System นะคะ และ PMS ในความหมายนี้จะเป็นตัวช่วยให้คุณจัดการการดำเนินงานในแต่ละวันได้อย่างง่ายดาย 

นอกจากนี้ ด้วยรายงานส่วนหน้า การจอง การดูแลทำความสะอาด การบำรุงรักษา การบัญชี และการจัดการเรื่องความสัมพันธ์กับแขก คุณจะสามารถจัดการทุกอย่างได้ด้วยเครื่องมือเดียว ที่เรียกว่า PMS นะคะ

ความพิเศษ ของ PMS 

อันดับแรก ไม่ว่าคุณจะรู้จัก PMS เป็นอย่างดีแล้ว หรือยังไม่เคยรับรู้ว่ามี PMS อยู่ก็ตาม ผู้เขียนจะพาทุกท่านมาทำความเข้าใจกับ ตัว PMS ระบบบริหารจัดการที่จะทำให้งานของคุณในแต่ละวันง่ายขึ้น

การทำงานของ PMS ที่ผู้เขียนเรียกว่าเป็นหัวใจของโรงแรม ถือเป็นคำเรียกที่ไม่เกินจริง เพราะเป็นระบบที่ใช้บันทึกข้อมูลของแขก จัดการข้อมูลการจอง ข้อมูลการเช็คอิน-เช็คเอาท์ ช่วยเตือนคุณถึงคำขอพิเศษต่างๆจากแขกพัก ไปจนถึงรายงานต่างๆ ที่คุณยังสามารถ ดึงข้อมูลเหล่านี้ไปใช้วิเคราะห์เชิงลึกเพื่อเพิ่มรายได้ได้อีกด้วย

โปรแกรมโรงแรม PMS ช่วยบริหารจัดการ งานของคุณ :

• จัดการข้อมูลการจอง
• แสดงสถานะห้องว่าง,ห้องพร้อมใช้งาน
• แสดงราคาห้องพัก
• บันทึกข้อมูลของแขกพัก
• บันทึกและเตือนความชอบ-ไม่ชอบของแขก หรือคำขอพิเศษของแขกพัก 
• ทำการเช็คอิน-เช็คเอาท์ 
• บันทึกรายการ ค่าใช้จ่ายต่างๆของแขก
• บริหารจัดการในส่วนของงานแม่บ้านและช่างซ่อมบำรุง

มุมมองแบบปฏิทิน

เพื่อการจัดการข้อมูลการจอง ของแขก ที่ต้องระบุ วัน เดือน ปี ให้ถูกต้อง และง่ายต่อการลงบันทึกของโรงแรมตัวระบบจึงถูกออกแบบมาให้มีมุมมองแบบปฏิทิน ที่คุณสามารถลงบันทึกการจองของแขกได้ล่วงหน้าง่ายๆด้วยการ กดวันที่แขกต้องการวันนั้นๆได้เลย

ซึ่งคุณจะสามารถมองเห็นการจองต่างๆ ที่แสดงบนหน้าปฏิทิน แสดงสถานะห้องว่าง,ห้องพร้อมใช้งาน แสดงราคาห้องพัก คุณจะเห็นเรทราคา ห้องว่างแบบเรียลไทม์ ลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาการจองห้องพักซ้ำซ้อน และคุณจะสามารถ จัดการการจองห้องพักของทุกช่องทาง ในช่วงเวลาเดียวกันได้ในหน้าต่างเดียวกัน

ต่อมา เรื่องการบันทึกข้อมูลของแขก ขณะทำการจอง คุณสามารถลงบันทึกอย่างง่าย และกำหนดได้ว่าต้องลงข้อมูลของแขกอะไรบ้าง ในหนึ่งการทำการจอง เพื่อป้องกัน ไม่ให้ผู้ทำการจองลืมบันทึกข้อมูลสำคัญของแขกนั้นๆ หรือหากคุณต้องการเชื่อมต่อ กับเครื่องอ่านบัตร (ID SCAN) ก็สามารถทำได้ 

นอกจากนี้ การทำการจองในรูปแบบกลุ่ม คุณยังสามารถจองได้อย่างรวดเร็ว ไม่ทำให้แขกต้องรอในการประสานงานนาน เพราะระบบจะแสดงผลจำนวนห้องว่าง ในแต่ละวันบนหน้าต่าง ให้คุณสามารถพิจารณา แนะนำแขกในการเลือกวันเข้าพักที่มี จำนวนห้องพักว่างเพียงพอต่อจำนวนห้องพักที่แขกต้องการได้

หลังการจอง คุณยังสามารถ สร้างความสัมพันธ์กับแขก โดยการตั้งค่าส่งข้อความแจ้งเตือนอัตโนมัติ หรือการแนะนำการมาถึงของวันพักของแขก เช่น อีเมลยืนยันการจอง อีเมลเตือนก่อนวันเข้าพัก อีเมลคำแนะนำระหว่างการเข้าพัก และอีเมลขอคำแนะนำหลังการเข้าพัก

รวมไปถึงนำเสนอบริการต่างๆส่งถึงแขกได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องใช้เจ้าหน้าที่มานั่งส่งข้อความเหล่านั้น

ภาพลักษณ์ของความเป็นมืออาชีพ

อย่างการเช็คอินของแขก เมื่อแขกมาถึง หลังลงบันทึกข้อมูลของแขกพัก เสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถปริ๊น GR card ให้แขกเซ็นต์ได้อย่างง่าย โดยรูปแบบของใบ GR card ถูกออกแบบให้มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว รวมไปถึงหน้าตาของใบ GR card ที่ดูสวยงาม และเป็นระเบียบด้วย

และแน่นอนว่า คุณสมบัติ การเชื่อมต่ออีกอย่างในการเช็คอิน คือ การใช้ door lock  คุณอาจจะยกระดับความปลอดภัยขึ้นอีกขั้น ด้วยการเปิดห้องจาก card มากกว่ากุญแจห้องแบบปกติ หรือบางทีคุณอาจต้องการควบคุมการเปิดปิดเครื่องใช้ไฟฟ้า ด้วยการเสียบ card ได้ด้วยเช่นกัน

ระบบ PMS จึงเป็นโปรแกรมที่มีความสามารถ ช่วยทำให้การทำงานต่างๆของคุณในแต่ละวัน มีความรอบคอบ ลดเวลาการทำงานของคุณลง รวมถึงขั้นตอนการทำงานต่างๆลง ทำให้คุณมีเวลาให้ความสนใจ พูดคุยกับแขกพัก และดูแลแขกพักได้อย่างเต็มที่มากขึ้นนั้นเอง

ความน่าเชื่อถือที่มาพร้อมเทคโนโลยี โปรแกรมโรงแรม

การคำนวณ และลงรายการค่าใช้จ่ายต่างๆของแขกพัก ภายในโรงแรม (Folio) ระบบ PMS ทำให้คุณสามารถลงรายการต่างๆ ได้อย่างง่าย มีราคาสินค้าให้คุณระบุ โดยที่คุณไม่ต้องจำเองว่าสินค้าต่างๆราคาเท่าไหร่ หากคุณจำผิดหรือไม่ได้อัพเดทราคาก็อาจทำให้ลงข้อมูลพลาดได้ 

การโยกค่าใช้จ่ายต่างๆ ของแขกพัก กรณีที่แขกอาจเปลี่ยนห้องพักกลางดึก หรือกรณีที่แขกพักเป็นกลุ่ม ที่มีผู้ชำระค่าใช้จ่ายหลายท่าน ระบบสามารถแยกค่าใช้จ่ายตามคำสั่ง หรือจะรวม Folio ในกลุ่มเดียวกัน เพื่อง่ายต่อการชำระค่าใช้จ่ายของแขกพัก  

โปรแกรมโรงแรม PMS จึงช่วยป้องกัน ในการคำนวณ และการคิดค่าใช้จ่ายให้ลูกค้าพลาด นอกจากนี้ยังทำให้ลดเวลา ในการเช็คเอาท์ ของแขก ไปพร้อมๆกัน 

เสียงดนตรี ที่ไม่ใช่เสียงวิทยุสื่อสาร

ในการบริหาร จัดการในส่วนของงานแม่บ้าน และช่างซ่อมบำรุง เมื่อต้องปิดการจองห้องพักบางห้อง เพื่อทำความสะอาด หรือช่างซ่อมบำรุงเข้าทำงาน ในตัวระบบโปรแกรมเอง จะแสดงข้อมูล บนแอปพลิเคชั่นของแม่บ้านและช่างซ่อมบำรุง ว่าห้องไหนที่มีคำสั่งเข้าทำงาน

แม่บ้านจะมองเห็นว่าห้องใดจะมี แขกเข้าพักต่อ นั้นจึงทำให้แม่บ้าน สามารถบริหารจัดการ และเรียงลำดับความเร่งด่วนของแต่ละห้องได้ หลังทำงานเสร็จสิ้น แม่บ้าน/ช่างซ่อมบำรุง เพียงกดบันทึกข้อมูล ทำงานเสร็จสิ้น บนหน้าต่างของ โปรแกรม ก็จะแสดงถึงห้องพร้อมใช้งานทันที โดยไม่ต้องวิทยุ เจอเสียงไม่ชัด หรือสื่อสารไม่ถูกต้องอีก

รายงาน ต่างๆที่ระบบจะแสดงผลบน โปรแกรมโรงแรม

เพื่อการจะบริหาร จัดการรายได้ ให้ประสบความสำเร็จ คุณจำเป็นต้องมองเห็น กระแสรายได้ ทั้งหมดของโรงแรม จำเป็นต้อง สามารถติดตาม ตัวชี้วัดบางอย่างได้ เพื่อที่จะมองเห็นภาพรวม ว่าธุรกิจของคุณดำเนินไปได้ดีเพียงใด

การวิเคราะห์ข้อมูล ธุรกรรมรายวันของคุณ จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม ว่าวิธีการใดใช้ได้ผลกับโรงแรม ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจจะสังเกต เห็นรูปแบบในวัน ที่มีการเข้าพักสูง และต่ำ  คุณจะสามารถใช้มาโปรโมตโรงแรม จนถึงวางแผนกลยุทธในการทำการตลาด และการขายได้

ดังนั้น PMS ระบบจะรายงานส่งออก ข้อมูลที่จำเป็นเหล่านี้ให้คุณเห็นเป็นภาพ และยังสามารถให้คุณพิมพ์มันออกมาได้ในทันที คุณจึงสามารถใช้เวลามากขึ้น ในการทำความเข้าใจข้อมูล และตัดสินใจว่าเอาไปใช้ทำประโยชน์อย่างไรต่อดี แทนที่จะมาเสียเวลาจัดการกับข้อมูลเหล่านั้นเองในตาราง Excel

สรุป โปรแกรมโรงแรม

ประโยชน์ของระบบการจัดการโรงแรม PMS (Property Management System) ที่เข้ามาเป็นตัวช่วยให้การทำงานของโรงแรมในแต่ละวัน ให้ดำเนินงานไปด้วยความเป็นระเบียบเรียบร้อย ลดปัญหา ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ช่วยประหยัดเวลาของคุณ และพนักงานในการทำงาน ธุรการยิบย่อย ซึ่งหมายความว่า คุณสามารถใช้เวลานั้น ในสิ่งที่สำคัญกว่า เช่น การดูแลแขก รวมไปถึงการดึงข้อมูลไปใช้วิเคราะห์ เชิงลึกเพื่อเพิ่มรายได้ ได้อีกด้วย