เครื่อง self check in โรงแรม RoomYY เชื่อมต่อกับระบบอื่นได้หรือไม่

บทนำ เครื่อง self check in โรงแรม RoomYY คืออะไร และบทบาทในโรงแรมยุคดิจิทัล

เครื่อง self check in โรงแรม คืออุปกรณ์หรือระบบอัตโนมัติที่ช่วยให้ผู้เข้าพักสามารถดำเนินการเช็กอินด้วยตนเองได้ โดยไม่จำเป็นต้องผ่านเคาน์เตอร์ฟรอนต์เดสก์แบบดั้งเดิม ผู้เข้าพักสามารถยืนยันการจอง กรอกข้อมูลส่วนตัว แสดงหรือสแกนเอกสาร และรับคีย์การ์ดหรือรหัสเข้าห้องได้ครบในขั้นตอนเดียว เครื่อง Self Check-in เชื่อมต่อโดยตรงกับระบบ PMS ของโรงแรม ทำให้ข้อมูลทั้งหมดถูกบันทึกและอัปเดตแบบเรียลไทม์

ในบริบทของโรงแรมยุคดิจิทัล เครื่อง Self Check-in มีบทบาทสำคัญในการยกระดับ ประสบการณ์ของผู้เข้าพัก (Guest Experience) แขกไม่ต้องรอคิวเช็กอินเป็นเวลานาน โดยเฉพาะในช่วงที่มีแขกเข้าพักจำนวนมาก เช่น เวลาเช็กอินช่วงเย็น หรือในวันหยุด เครื่องช่วยให้กระบวนการเข้าพักรวดเร็ว เป็นส่วนตัว และสอดคล้องกับพฤติกรรมของนักเดินทางยุคใหม่ที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีและการบริการแบบบริการตนเอง

นอกจากความสะดวกของผู้เข้าพักแล้ว เครื่อง Self Check-in ยังช่วยเพิ่ม ประสิทธิภาพการทำงานของโรงแรม อย่างชัดเจน โดยลดภาระงานซ้ำซ้อนของพนักงานฟรอนต์ เช่น การกรอกข้อมูล การถ่ายเอกสาร หรือการออกคีย์การ์ด พนักงานจึงสามารถโฟกัสกับงานบริการที่ต้องใช้การดูแลเป็นพิเศษ การแก้ไขปัญหา หรือการสร้างความประทับใจให้แขกได้มากขึ้น ส่งผลให้คุณภาพการบริการโดยรวมดีขึ้น

ในด้านการบริหารจัดการ เครื่อง Self Check-in ที่เชื่อมต่อกับ PMS จะช่วยลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลซ้ำ ข้อมูลผู้เข้าพัก สถานะห้อง ทำให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างแม่นยำ และใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการวิเคราะห์การดำเนินงานได้ทันที

ฟังก์ชันการยืนยันตัวตนและดึงข้อมูลการจองของ เครื่อง self check in โรงแรม

หนึ่งในฟังก์ชันที่สำคัญที่สุดของเครื่อง Self Check-in คือการยืนยันตัวตนผู้เข้าพักและการดึงข้อมูลการจองจากระบบ PMS แบบอัตโนมัติ ซึ่งเป็นหัวใจของกระบวนการเช็กอินที่รวดเร็ว ถูกต้อง และปลอดภัย โดยช่วยลดขั้นตอนที่ซับซ้อนและลดการพึ่งพาพนักงานหน้าฟรอนต์

ในขั้นตอนการยืนยันตัวตน ผู้เข้าพักสามารถ สแกนเอกสารประจำตัวประชาชนหรือพาสปอร์ต ผ่าน เครื่อง self check in โรงแรม ได้ทันที ระบบจะอ่านข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ–นามสกุล หมายเลขเอกสาร สัญชาติ และวันหมดอายุ โดยอัตโนมัติ ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปเปรียบเทียบกับข้อมูลการจองในระบบ PMS เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ และช่วยให้การลงทะเบียนเป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎหมายของโรงแรมและนำข้อมูลไปทำใบ ร.ร.3 ต่อไป

การเชื่อมต่อกับ ระบบ PMS แบบเรียลไทม์ ทำให้ข้อมูลที่ได้จากการสแกนถูกบันทึกและอัปเดตทันที ไม่ว่าจะเป็นสถานะการเข้าพัก ข้อมูลผู้เข้าพัก หรือการยืนยันตัวตน ระบบจะปรับสถานะห้องจาก “รอเช็กอิน” เป็น “เช็กอินแล้ว” โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดปัญหาข้อมูลคลาดเคลื่อน และทำให้ทุกแผนกในโรงแรมเห็นข้อมูลตรงกัน

นอกจากนี้ ฟังก์ชันนี้ยังช่วยเสริมด้าน ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เนื่องจากข้อมูลถูกส่งตรงเข้าสู่ระบบ PMS โดยไม่ผ่านกระดาษหรือการถ่ายเอกสาร ลดความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูล และสามารถตั้งค่าการเข้าถึงข้อมูลตามสิทธิ์ของผู้ใช้งานได้

ฟังก์ชันลงทะเบียนผู้เข้าพักและเซ็นเอกสารดิจิทัลของเครื่อง Self Check-in

ฟังก์ชันลงทะเบียนผู้เข้าพักและการเซ็นเอกสารดิจิทัล (Digital Guess Sign)  เป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบสำคัญของเครื่อง Self Check-in ที่ช่วยให้ขั้นตอนการเช็กอินเป็นไปอย่างครบถ้วน รวดเร็ว และทันสมัย โดยลดการพึ่งพาเอกสารกระดาษและการดำเนินงานแบบเดิม

ในขั้นตอนการลงทะเบียน ผู้เข้าพักเพียง สแกนพาสปอร์ตหรือบัตรประจำตัวประชาชน ผ่านตำแหน่งของเครื่อง Self Check-in ได้โดยตรง จากนั้นระบบจะอ่านข้อมูลอัตโนมัติ เช่น ชื่อ–นามสกุล หรือข้อมูลผู้เข้าพักเพิ่มเติมในกรณีที่เข้าพักหลายคน ระบบสามารถดึงข้อมูลพื้นฐานจากการจองใน PMS มาแสดง ทำให้ผู้เข้าพักเพียงตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลเฉพาะจุดที่จำเป็น ลดเวลาและความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำ

หลังจากนั้น เครื่อง self check in จะให้ผู้เข้าพัก อ่านและยืนยันเงื่อนไขการเข้าพักของโรงแรม เช่น เวลาเช็กอิน–เช็กเอาต์ นโยบายการสูบบุหรี่ ความเสียหายต่อทรัพย์สิน หรือเงื่อนไขเงินประกัน โดยเงื่อนไขเหล่านี้สามารถตั้งค่าและปรับปรุงได้จากระบบ PMS เพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งโรงแรม การยืนยันเงื่อนไขในรูปแบบดิจิทัลช่วยลดข้อโต้แย้งและสร้างความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างโรงแรมและผู้เข้าพัก

ขั้นตอนสุดท้ายคือการ เซ็นเอกสารแบบดิจิทัล (Digital Guess Sign) ผู้เข้าพักสามารถเซ็นชื่อผ่านหน้าจอสัมผัสของเครื่อง Self Check-in ลายเซ็นและเอกสารจะถูกจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และแนบเข้ากับข้อมูลการเข้าพักในระบบ PMS โดยอัตโนมัติ ทำให้สามารถเรียกดูย้อนหลังได้ทันที ไม่ต้องจัดเก็บเอกสารกระดาษหรือค้นหาแฟ้มเอกสารให้ยุ่งยาก

ฟังก์ชันนี้ช่วยให้โรงแรม ลดการใช้กระดาษและงานเอกสาร อย่างเห็นได้ชัด ลดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ลดความเสี่ยงในการสูญหาย และช่วยสนับสนุนแนวคิดโรงแรมที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม (Green Hotel) ขณะเดียวกันยังช่วยให้กระบวนการเช็กอินมีความเป็นมืออาชีพ ทันสมัย และสอดคล้องกับพฤติกรรมของผู้เข้าพักในยุคดิจิทัล

ฟังก์ชันชำระเงินและจัดการเงินประกัน (Deposit) ของเครื่อง Self Check-in

ฟังก์ชันการชำระเงินและการจัดการเงินประกัน (Deposit) เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้กระบวนการเช็กอินผ่านเครื่อง Self Check-in สมบูรณ์แบบและเป็นอัตโนมัติ ช่วยให้ผู้เข้าพักสามารถชำระค่าบริการและวางเงินประกันได้ด้วยตนเองอย่างสะดวก ปลอดภัย และเป็นไปตามนโยบายของโรงแรม

เครื่อง Self Check-in รองรับ ช่องทางการชำระเงินด้วยการเชื่อมต่อกับเครื่อง EDC เพื่อตอบโจทย์พฤติกรรมของผู้เข้าพักยุคดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นการชำระผ่านบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต การสแกน QR Payment ผู้เข้าพักสามารถเลือกช่องทางที่สะดวกได้ทันทีที่หน้าเครื่อง ลดขั้นตอนการต่อคิวที่เคาน์เตอร์ฟรอนต์ และเพิ่มความรวดเร็วในช่วงเวลาที่มีผู้เข้าพักจำนวนมาก

ในด้านการจัดการเงินประกัน ระบบสามารถป้อนค่าล่วงหน้า เงินมัดจำ (Deposit) ได้จาก PMS เช่น กำหนดจำนวนเงินคงที่ต่อการเข้าพัก หรือคิดตามจำนวนคืนและประเภทห้อง เมื่อผู้เข้าพักดำเนินการเช็กอิน เครื่อง Self Check-in จะคำนวณยอดเงินประกันให้อัตโนมัติ และแจ้งยอดอย่างชัดเจนก่อนการยืนยันการชำระเงิน ทำให้ผู้เข้าพักเข้าใจเงื่อนไขและลดข้อโต้แย้งในภายหลัง

ข้อมูลการชำระเงินและเงินประกันจะถูก บันทึกและเชื่อมต่อกับระบบ PMS แบบเรียลไทม์ ทำให้สถานะการชำระเงินของผู้เข้าพักถูกอัปเดตทันที พนักงานสามารถตรวจสอบยอดที่รับไว้ การคืนเงินประกัน หรือการหักค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมได้อย่างสะดวกและโปร่งใส นอกจากนี้ยังช่วยลดความผิดพลาดจากการรับเงินสดหรือการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน

ฟังก์ชันนี้ยังช่วยเสริมด้าน ความปลอดภัยทางการเงิน เนื่องจากการชำระเงินผ่านระบบดิจิทัลช่วยลดความเสี่ยงจากการถือเงินสด ทำให้การตรวจสอบรายรับและการปิดยอดเป็นไปอย่างแม่นยำมากขึ้น

ฟังก์ชันออกคีย์การ์ดหรือรหัสเข้าห้องอัตโนมัติของเครื่อง Self Check-in

ฟังก์ชันออกคีย์การ์ดหรือรหัสเข้าห้องอัตโนมัติ เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่ทำให้กระบวนการเช็กอินผ่านเครื่อง Self Check-in เสร็จสมบูรณ์ ผู้เข้าพักสามารถรับสิทธิ์เข้าห้องพักได้ทันทีโดยไม่ต้องผ่านเคาน์เตอร์ฟรอนต์ ช่วยเพิ่มความสะดวกและลดเวลารอคอยอย่างชัดเจน

เครื่อง Self Check-in สามารถ เชื่อมต่อกับระบบคีย์การ์ดของโรงแรม ได้โดยตรง โดยเครื่องรองรับระบบคีย์การ์ด ดังนี้

1. ระบบคีย์การ์ดเปิดให้เชื่อมต่อแบบ API หรือ SDK
2. การ์ดเป็นชนิด Mifare 13.56 MHz

เมื่อผู้เข้าพักเช็กอินและชำระเงินครบถ้วน ระบบจะกำหนดหมายเลขห้องตามที่ระบุไว้ใน PMS และสั่งพิมพ์หรือเขียนข้อมูลลงบนคีย์การ์ดโดยอัตโนมัติ คีย์การ์ดที่ออกจะถูกตั้งค่าให้ใช้งานได้เฉพาะช่วงเวลาที่เข้าพัก ตั้งแต่วันเช็กอินถึงวันเช็กเอาต์ ช่วยเพิ่มความปลอดภัยและลดปัญหาการเข้าห้องผิดหรือการใช้งานเกินระยะเวลาที่กำหนด

นอกจากคีย์การ์ดแบบปกติแล้ว เครื่อง Self Check-in ยังสามารถใช้งานกับระบบกุญแจหรือ Digital Key (รหัสเข้าห้อง) ผ่าน printer ที่จะแจ้งรหัสออกมา สำหรับเปิดประตู ซึ่งเหมาะสำหรับโรงแรมที่ใช้ระบบกุญแจหรือรหัสห้อง  และตอบโจทย์ผู้เข้าพักที่ต้องการความคล่องตัวมากขึ้น

การทำงานร่วมกันระหว่างเครื่อง Self Check-in ระบบคีย์การ์ด และ PMS แบบเรียลไทม์ ช่วยให้สถานะห้องพักถูกอัปเดตทันที เมื่อมีการออกคีย์แล้ว ระบบจะเปลี่ยนสถานะเป็น “เช็กอินแล้ว” ทำให้ทุกแผนกเห็นข้อมูลตรงกัน ลดความสับสนในการบริหารจัดการห้องพัก

สรุป เครื่อง self check in โรงแรม มีฟังก์ชันอะไรบ้าง และดียังไง

“เครื่อง Self Check-in คือโซลูชันอัตโนมัติที่ช่วยให้ผู้เข้าพักสามารถเช็กอินได้ด้วยตนเองครบทุกขั้นตอน”

โดยมีฟังก์ชันหลักที่สำคัญดังนี้

ฟังก์ชันหลักของเครื่อง Self Check-in

• ยืนยันตัวตนและดึงข้อมูลการจอง
  สแกนบัตรประชาชน พาสปอร์ต หรือ QR Code การจอง พร้อมเชื่อมต่อข้อมูลจากระบบ PMS อัตโนมัติ

• ลงทะเบียนผู้เข้าพักและเซ็นเอกสารดิจิทัล
  กรอกหรือยืนยันข้อมูลผู้เข้าพัก ยอมรับเงื่อนไขการเข้าพัก และเซ็นเอกสารแบบ Digital ลดการใช้กระดาษ

• ชำระเงินและจัดการเงินประกัน (Deposit)
  รองรับบัตรเครดิต QR Payment และ e-Payment พร้อมคำนวณและบันทึกเงินมัดจำตามนโยบายโรงแรม

• ออก/คืนคีย์การ์ดหรือ Digital Key อัตโนมัติ
  เชื่อมต่อระบบคีย์การ์ดหรือส่งรหัสเข้าห้อง ให้แขกเข้าห้องพักได้ทันทีหลังเช็กอิน/เช็กเอาต์

• เชื่อมต่อข้อมูลกับ PMS แบบเรียลไทม์
  อัปเดตสถานะห้องพัก ข้อมูลผู้เข้าพัก และการชำระเงินอย่างแม่นยำ

ข้อดีของเครื่อง Self Check-in

• ช่วยลดเวลารอคิวและเพิ่มความสะดวกให้ผู้เข้าพัก

• ลดภาระงานซ้ำซ้อนของพนักงานฟรอนต์

• ลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลและงานเอกสาร

• เพิ่มภาพลักษณ์โรงแรมที่ทันสมัยและเป็นมืออาชีพ

• สนับสนุนการบริหารงานแบบดิจิทัลและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม

โดยสรุป เครื่อง self check in  ไม่ได้เป็นแค่เครื่องเช็กอินอัตโนมัติ แต่เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยยกระดับประสบการณ์ผู้เข้าพัก เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้โรงแรมสามารถแข่งขันได้อย่างมั่นคงในยุคดิจิทัล ในต่างประเทศก็มีใช้กันมาแล้ว อย่างเช่น ประเทศญี่ปุ่น