ระบบโรงแรม night audit

ระบบโรงแรม night audit จะมีตำแหน่งงาน Night Audit ในโรงแรมเป็นระบบที่สำคัญและมีบทบาทสำคัญในการบริหารจัดการโรงแรมในช่วงเวลากลางคืนเกี่ยวกับการทำสรุปยอดบัญชีทุกๆส่วนของโรงแรม

คุณสมบัติของตำแหน่งงาน Night Audit ควรมีความรับผิดชอบและความสามารถในด้านการจัดการทางการเงินและการบัญชีซึ่งต้องเป็นบุคคลที่มีความละเอียดสูง

ความรอบรู้ในด้านการเงินและบัญชี คุณควรมี ความรู้และความเข้าใจในเรื่องการบัญชีและการเงิน เช่น การบันทึกบัญชี การตรวจสอบยอดเงิน การสรุปยอดการเงิน และหลักการทางการเงินอื่นๆ

ความสามารถในการใช้ ระบบโรงเเรม ซึ่งในตำแหน่งงาน Night Audit ต้องมีความคุ้นเคยและสามารถใช้ระบบคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง เช่น ระบบการจองห้องพัก ระบบบัญชี และโปรแกรมสำหรับจัดการการเงิน

ความรอบรู้ในด้านการจัดการโรงแรมควรมีความรู้และความเข้าใจในด้านการจัดการโรงแรม เช่น กระบวนการเช็คอินและเช็คเอาท์ การจัดการห้องพัก การบริการลูกค้า และกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ ในโรงแรม

ทักษะในการสื่อสารและการทำงานต้องมีทักษะในการสื่อสารที่ดี เพื่อสื่อสารกับทีมงานและฝ่ายอื่นๆ ในโรงแรม และสามารถทำงานเป็นทีมได้สูง

ความรอบรู้ในด้านการจัดการข้อมูล: คุณควรมีความรอบรู้และความเข้าใจในด้านการจัดการข้อมูลและความเป็นส่วนตัว เนื่องจากตำแหน่งงาน Night Audit ต้องมีการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพักในโรงแรม

ความสามารถในการจัดการเวลาและการทำงานภายใต้ความกดดัน: ตำแหน่งงาน Night Audit ต้องสามารถจัดการเวลาและทำงานในระยะเวลากลางคืนได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อความกดดันที่เกิดขึ้นในช่วงเวลานั้น

คุณสมบัติเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้คุณมีความสำเร็จในตำแหน่งงาน Night Audit ในงานบัญชีและการจัดการในโรงแรม

ในส่วนของ ระบบโรงเเรม การจัดการที่สำคัญสำหรับตำแหน่งงาน Night Audit ที่ต้องจัดการคือ ตรวจสอบการเช็คอินและเช็คเอาท์  บันทึกและประมวลผลข้อมูลการเงิน ทำหน้าที่สรุปผลการดำเนินงาน  และทำหน้าที่รับผิดชอบต่อสิ่งที่เกิดขึ้นในช่วงเวลากลางคืน เสมือนผู้ที่ดูแลความเรียบร้อยให้เป็นสัดส่วนก่อนที่จะส่งรอบงานให้ทุกคนดำเนินการในวันรุ่งขึ้น

Night Audit ทำงานส่วนเดียวกับบัญชีเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญและเป็นไปตามลำดับขั้นตอนการบัญชีใน ระบบโรงแรม เพื่อตรวจสอบยอดเงินและส่งให้ทางบัญชี

ตำแหน่งงาน Night Audit มีหน้าที่ตรวจสอบและตรวจสอบรายการเงินและบัญชีของ ระบบโรงแรม ในช่วงเวลากลางคืน รวมถึงการตรวจสอบรายการรับเงินและรายการจ่ายเงิน และตรวจสอบยอดเงินสดและบัตรเครดิต เช่น การสรุปยอดรายได้และรายจ่าย การตรวจสอบยอดเงินสดในกองทุน และการจัดทำรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับยอดขายทั้งหมด

ระบบโรงแรม night audit มีกระบวนการตรวจสอบและบันทึกข้อมูลทางการเงินของโรงแรมต่อไปนี้คือขั้นตอนหลักในการทำ Night Audit

1.ตรวจสอบการเช็คอินและเช็คเอาท์

ทีมงานทำการตรวจสอบรายการใน ระบบโรงเเรม เช็คอินและเช็คเอาท์ของลูกค้าในช่วงเวลากลางคืน เช่น ตรวจสอบจำนวนห้องที่ว่าง ตรวจสอบค่าใช้จ่ายและการชำระเงินของลูกค้าโดยมีกระบวนการตรวจสอบ

ตรวจสอบและส่งยอดห้องพัก:  Night Audit จะตรวจสอบข้อมูลห้องพักทั้งหมดที่มีลูกค้าเช็คอินอยู่ในช่วงเวลากลางคืน โดยตรวจสอบจำนวนห้องว่างและห้องที่มีลูกค้าพักอยู่ และทำการส่งยอดห้องพักสำหรับรายงานการเช็คอินในวันนั้น

ตรวจสอบการชำระเงิน : Night Audit จะตรวจสอบการชำระเงินของลูกค้าที่เช็คเอาท์ออกไปแล้วในช่วงเวลากลางคืน โดยตรวจสอบว่าลูกค้าได้ชำระเงินตามรายการใบแจ้งหนี้หรือไม่ และทำการรวมยอดการชำระเงินรวมทั้งหมดตรงตามจำนวนกับระบบโรงแรมหรือไม่

2.บันทึกข้อมูลการเงิน

ทีมงานทำการบันทึกข้อมูลทางการเงินของโรงแรมในช่วงเวลากลางคืน เช่น การรับชำระเงินจากลูกค้า การตรวจสอบรายการใบแจ้งหนี้ และการบันทึกรายการเงินอื่นๆ

ประมวลผลและสรุปยอดการเช็คเอาท์: โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์การบริหารจัดการโรงแรม ทีมงาน Night Audit จะทำการประมวลผลและสรุปยอดการเช็คเอาท์ทั้งหมดของลูกค้าในช่วงเวลากลางคืน รวมถึงรายการชำระเงินทั้งหมด และสรุปยอดรายได้ที่เกิดขึ้นในวันนั้น

3.ตรวจสอบสถานะห้องพัก

ทีมงานทำการตรวจสอบสถานะของห้องพักในช่วงเวลากลางคืน เช่น ตรวจสอบสถานะของห้องที่ไม่ว่างหรืออาจจะต้องเปลี่ยนห้อง ลูกค้าไม่สามารถเข้าพักได้ ( No show ) ซึ่งโดยรวมจะตรวจสอบสถานะของห้องพักทั้งหมดในระบบการจองห้อง โดยตรวจสอบว่าห้องว่างหรือไม่ว่าง จุดประสงค์เพื่อให้สอดคล้องกับการเงินตามรายงานที่แสดงยอดในคืนสุดท้ายวันนั้น

ส่วนอื่นๆที่เพิ่มตามมาคือการปรับปรุงสถานะห้องพักหากมีการเปลี่ยนแปลงสถานะห้องพัก ทีมงาน Night Audit จะทำการปรับปรุงสถานะในระบบการจองห้อง และแจ้งให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงสถานะห้องพักเพื่อให้ทราบลูกค้าและผู้ที่เกี่ยวข้อง การตรวจสอบรายการบริการเสริมที่ถูกเสนอให้ลูกค้าในห้องพัก เช่น การใช้บริการอินเทอร์เน็ตไร้สาย การใช้โทรศัพท์ หรือการใช้บริการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับห้องพัก

4.ตรวจสอบสรุปยอดการเงิน

ทีมงานทำการตรวจสอบและสรุปยอดการเงินของใน ระบบโรงแรม ในช่วงเวลากลางคืน เช่น การสรุปยอดรายได้และรายจ่าย การตรวจสอบยอดเงินสดในกองทุนและการรายงานผลทางการเงิน

รายงานการเช็คเอาท์ในช่วงเวลากลางคืน ซึ่งรายงานนี้ประกอบด้วยข้อมูลสรุปยอดการเช็คเอาท์ทั้งหมด รายการชำระเงิน และรายละเอียดอื่นๆ เพื่อให้ฝ่ายบริหารงานและฝ่ายการเงินสามารถใช้ข้อมูลในการวิเคราะห์และบริหารจัดการได้อย่างถูกต้องเป็นขั้นตอนต่อไปในการส่งยอดรวม

สรุป

การทำ Night Audit เป็นกระบวนการที่สำคัญในการบริหารจัดการ ระบบโรงแรม เพราะช่วยให้ทีมงานสามารถตรวจสอบและควบคุมการเงินในโรงแรมได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ ทำให้โรงแรมสามารถปรับปรุงและพัฒนากระบวนการทางการเงินได้ในอนาคต

โดยรวมจุดประสงค์หลักของการทำงานของตำแหน่งงาน Night Audit คือเพื่อให้การบริหารจัดการทางการเงินและข้อมูลในโรงแรมเป็นไปอย่างถูกต้อง แม่นยำ และมีความเป็นระเบียบ เพื่อให้โรงแรมในส่วนต่างๆสามารถดำเนินกิจกรรมทางการเงินอย่างมีประสิทธิภาพได้ต่อไปในวันรุ่งขึ้น

ตรวจสอบและควบคุมยอดเงินของโรงแรม รวมถึงการตรวจสอบยอดเงินสดและบัตรเครดิตเพื่อให้มั่นใจว่ายอดเงินสมดุลและไม่มีความผิดพลาด

จัดทำรายงานการเงินที่เกี่ยวข้อง อาทิเช่น รายงานยอดการเช็คเอาท์ รายได้ห้องอาหาร และค่าใช้จ่ายรายงานรายได้อื่นๆเป็นการสรุปยอดทางบัญชีทั้งหมด ซึ่งเป็นข้อมูลที่สำคัญสำหรับผู้บริหารและฝ่ายการเงินในการบริหารจัดการโรงแรมในขั้นต่อไป