โปรแกรมโรงแรม RoomYY มีระบบบัญชีไหม?

บทนำ ระบบบัญชีใน โปรแกรมโรงแรม กับการบริหารโรงแรมยุคดิจิทัล

ในยุคดิจิทัล การบริหารโรงแรมด้วย โปรแกรมโรงแรม ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การจองห้องและบริการลูกค้าอีกต่อไป แต่ขยายไปสู่การจัดการข้อมูลทางการเงินอย่างครบวงจร ระบบบัญชีที่ผสานกับระบบบริหารโรงแรม (PMS — Property Management System) กลายเป็นศูนย์กลางข้อมูลที่ช่วยให้การตัดสินใจเชิงธุรกิจรวดเร็ว ถูกต้อง และตรวจสอบได้ การนำเทคโนโลยีมาใช้จึงไม่เพียงทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพขึ้น แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงทางการเงิน เพิ่มความโปร่งใส และทำให้โรงแรมปรับตัวเข้ากับแนวโน้มตลาดอย่างคล่องตัว ตัวอย่างเช่น การแยกแยะรายได้ตามช่องทางการขาย (OTA vs Direct vs Corporate) แบบเรียลไทม์ หรือการสร้างรายงานทางการเงินสำหรับผู้ลงทุนและเจ้าของได้ในทันที

บทบาทของ PMS ในการรวมข้อมูลบัญชีไว้ที่เดียว

PMS ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลการดำเนินงานของโรงแรมและมีบทบาทสำคัญในการรวมศูนย์ข้อมูลทางการเงินจากแผนกต่าง ๆ ดังนี้

• การเชื่อมต่อแผนกต่างๆ เข้าด้วยกัน — PMS รับข้อมูลจาก front desk (การเช็กอิน/เช็กเอาต์, การเรียกเก็บเงิน), F&B POS (ใบเสร็จร้านอาหาร, room charge), Spa/Facilities (การจองและชำระเงิน), และช่องทางการขายภายนอก (OTA, Corporate booking) เพื่อรวมยอดเข้าบัญชีลูกค้าหรือบัญชีรายได้ที่เหมาะสม

• การกระทบยอดอัตโนมัติ (auto posting & reconciliation) — รายการที่เกิดขึ้นจะถูกส่งเข้าบัญชีที่ระบุโดยอัตโนมัติ เช่น แยกรายได้ห้องกับรายได้จากอาหาร ทั้งยังช่วยกระทบยอดกับธนาคารหรือระบบรับชำระเงิน (payment gateway) เพื่อลดความคลาดเคลื่อน

• การจัดการบัญชีลูกหนี้และเครดิต — PMS สามารถติดตามบิลค้างชำระของลูกค้าหรือบริษัทคู่ค้า ทำให้งานติดตามหนี้สะดวกและเป็นระบบ

• สร้างรายงานการเงิน — ผู้บริหารสามารถดึงรายงานรายได้ตามระยะเวลา หรือช่องทางการขายได้ทันที ช่วยในการประเมินผลการดำเนินงานของแต่ละหน่วยงาน

ประโยชน์เชิงปฏิบัติ: เมื่อการชำระเงินของลูกค้าที่จ่ายด้วยบัตรเครดิตถูกบันทึกที่ RoomYY Cloud PMS ระบบจะกระทบยอดไปยังบัญชีรับชำระและอัปเดตยอดหนี้ของลูกค้าทันที โดยไม่ต้องให้พนักงานบัญชีกรอกข้อมูลทีหลัง

ปัญหาที่ต้องเจอของการจัดการบัญชีแบบแมนนวลในโรงแรม

ก่อนการนำ PMS หรือระบบบัญชีดิจิทัลมาใช้ โรงแรมมักเผชิญกับปัญหาหลายประการที่เป็นต้นเหตุของความล่าช้า ความผิดพลาด และต้นทุนซ่อนเร้น ดังนี้

• ความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ (human error)

• การทำงานซ้ำซ้อนและเวลาในการบันทึกข้อมูล

• ความล่าช้าในการปิดงบ/รายงาน

• ความยากในการตรวจสอบย้อนหลัง (audit trail)

• การบริหารเงินสดและการป้องกันการทุจริตที่จำกัด

• ขาดภาพรวมรายได้ที่ครบถ้วน

ตัวอย่างสถานการณ์ปัญหา:

• พนักงานร้านอาหารจดค่าใช้บริการใส่สมุด แล้วนำส่งให้บัญชีอีกวัน ข้อมูลอาจสูญหายหรือบันทึกผิดพลาด ทำให้ยอดขายร้านอาหารกับยอดรวมของโรงแรมไม่ตรงกัน

• การกระทบยอดบัตรเครดิตต้องใช้สลิปกับรายงานจากธนาคาร ซึ่งหากมีการคีย์ผิดจะต้องใช้เวลาหลายวันในการตามแก้ไขและอาจเกิดปัญหาการคืนเงินหรือลงบัญชีซ้ำได้

ประโยชน์เชิงปฏิบัติของระบบบัญชีใน โปรแกรมโรงแรม PMS

•  ลดภาระงานซ้ำซ้อนของพนักงานบัญชี
  ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำหลายระบบ เพราะ PMS จะบันทึกและคำนวณให้อัตโนมัติ

• เพิ่มความรวดเร็วในการปิดบัญชีรายวันและรายเดือน
  สามารถสร้างรายงานสรุปยอดได้ทันทีหลังสิ้นวัน

• ลดความเสี่ยงจากการทุจริตหรือการจัดการเงินสดผิดพลาด
  ระบบสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ทุกธุรกรรม

แล้ว “RoomYY มีระบบบัญชีไหม?”

 

RoomYY โปรแกรมโรงแรม All-In-One ที่มีครบระบบบัญชี

โปรแกรมโรงแรม RoomYY มีจุดแข็งที่ระบบบัญชี โดยที่โปรแกรมสามารถจัดการเรื่องบัญชีได้ ดังนี้

ออกใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี (Receipt/Tax Invoice)

ระบบสามารถออกใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีได้แบบอัตโนมัติ โดยระบบจะดึงข้อมูลจากบัตรประชาชนซึ่งได้สแกนตั้งแต่ขั้นตอนแรก นำข้อมูลมาออกใบเสร็จ ตัวอย่าง ตามรูปด้านล่าง

นอกจากนี้ ยังสามารถปรับเปลี่ยนที่อยู่ ในกรณีที่แขกอาจจะต้องการออกในนามบริษัทเพื่อใช้ในการเบิก เป็นต้น

สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ โดยเข้าไปที่ Tab Guess Detail > Bill Address

จากนั้นกรอกรายละเอียดบริษัทกดบันทึก ที่อยู่ในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี จะถูกแก้ไขทันที ระบบยังสามารถบันทึกเป็น PDF หรือพิมพ์ออกมาก็ได้ด้วย  ทำให้การทำงานสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

โปรแกรมโรงแรม RoomYY ใช้ในการจัดการระบบบัญชีลูกหนี้ (City Ledger)

กรณีที่ทางโรงแรมมีนโยบายรับเอเจนซี่ที่มีการส่งแขกมาพักก่อน แล้วเรียกส่งใบวางบิลเรียกเก็บเงินทีหลัง โปรแกรมโรงแรม RoomYY สามารถจัดการได้เช่นกัน ทำตามขั้นตอนนี้

1.บันทึกยอดใน Folio เป็น City Ledger เอเจนซี่เจ้านั้นๆ ยอด Balance จะถูกเคลียร์เป็น 0 ที่หน้า Folio

2.เมื่อถึงรอบวางบิล ให้เลือกไปที่ Cashier > City Ledger จะเจอยอดลูกหนี้ที่เราทำไว้อาจจะมีมากกว่า 1 เจ้า ตามรูป

ออกใบวางบิล (Invoice)

ต่อเนื่องจากการจัดการบัญชีลูกหนี้ สามารออกใบวางบิลได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1.จากนั้นเลือกเช็กที่เอเจนซี่เจ้านั้นๆ แล้วกดที่จุดสามจุด เลือก Create Invoice เพื่อสร้างใบวางบิล

2.แล้วเลือกที่ Invoice แล้วเลือกพิมพ์เป็น PDF หรือพิมพ์กระดาษ ส่งแจ้งยอดชำระแก้บัญชีลูกหนี้เจ้านั้น

3.เมื่อได้รับการชำระเงิน ให้บันทึกยอด โดยกดที่จุดสามจุด เลือก Payment จากนั้นบันทึกยอดตามจริง

4.จากนั้นเลือกที่ Payment Received เพื่อออกใบเสร็จให้กับเอเจนซี่

ปรับข้อมูลในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี (Customize Template)

นอกจากนี้ในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี ยังสามารถปรับข้อมูลใยเอกสารได้อีกด้วย เนื่องจากแขกบางท่านอาจจะต้องการข้อมูลบนใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีเพิ่มจาก Template ทาง RoomYY จึงมีให้ Customize Template ได้

ออกใบลดหนี้ ( Credit Note)

ในหลายครั้งที่ทางโรงแรมต้องคืนเงินให้แขก หลังจากออกใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีไปแล้ว ระบบสามารถจัดการได้ โดยจัดการบันทึกยอดลดหนี้ในหน้า Folio และออกใบลดหนี้ได้

รายงานใบกำกับภาษี (Sale Tax Report)

โปรแกรมโรงแรม RoomYY จะมีรายงานใบกำกับภาษีที่จะรวบรวมใบกำกับภาษีทั้งหมดที่ออกในเดือนนี้ สามารถเลือกเฉพาะช่วงวันที่ต้องการดูได้ และบันทึกเป็น Excel นำส่งทางสรรพากรได้เลย

นอกจากที่กล่าวมา ในบางโรงแรมที่อาจจะมีขายห้องแบบรายเดือนแล้วต้องมีส่วนของเงินมัดจำ ระบบก็สามารถบันทึกในส่วนนี้เป็นยอด Deposit ได้ เรียกได้ว่าโปรแกรมโรงแรม RoomYY เข้าใจถึงการทำงานของโรงแรม และรวบรวมฟังก์ชั่นที่จำเป็นในการทำงานไว้ให้ในหนึ่งเดียว สนใจรายละเอียดเพิ่มเติม กดที่นี่

สรุป โปรแกรมโรงแรม RoomYY กับงานบัญชีช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นจริง

ระบบบัญชีในโปรแกรมบริหารจัดการโรงแรม (PMS) ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือในการบันทึกรายรับรายจ่ายเท่านั้น แต่เป็น “ศูนย์กลางข้อมูลทางการเงิน” ที่หล่อเลี้ยงการดำเนินงานของทั้งองค์กร โรงแรมยุคใหม่ที่ต้องการเติบโตอย่างมั่นคงและแข่งขันได้ในตลาดที่เปลี่ยนแปลงรวดเร็ว จำเป็นต้องมีระบบบัญชีที่แม่นยำ เชื่อถือได้ และทำงานสอดประสานกับทุกแผนกในองค์กรอย่างไร้รอยต่อ

ระบบบัญชีที่ดีใน PMS ช่วยให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมทางการเงินได้แบบเรียลไทม์ ตั้งแต่รายได้จากการจองห้องพัก รายรับจากร้านอาหารและบริการเสริม ไปจนถึงค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ระบบจะช่วยวิเคราะห์ผลกำไรขั้นต้น (Gross Profit), อัตราการเข้าพัก (Occupancy Rate), และรายได้เฉลี่ยต่อห้อง (RevPAR) ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งข้อมูลเหล่านี้เป็นปัจจัยสำคัญในการวางกลยุทธ์ การตั้งราคา และการตัดสินใจด้านการลงทุน

นอกจากนี้ ระบบบัญชียังช่วยสร้าง ความโปร่งใส (Transparency) และ การตรวจสอบย้อนกลับ (Auditability) ที่ชัดเจน ทุกธุรกรรมถูกบันทึกและสามารถตรวจสอบได้ว่ามาจากแผนกใด ใครเป็นผู้บันทึก และเกิดขึ้นเมื่อใด ทำให้ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดหรือการทุจริต และเพิ่มความเชื่อมั่นให้กับเจ้าของกิจการ นักลงทุน รวมถึงหน่วยงานภาครัฐที่เกี่ยวข้อง

อีกทั้งการเชื่อมต่อของระบบบัญชีใน PMS กับเทคโนโลยีภายนอก เช่น ระบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt), ระบบ ERP, หรือเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล (BI Tools) ยังช่วยให้โรงแรมปรับตัวเข้าสู่ ยุคดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ (Digital Transformation) ลดการพึ่งพากระดาษและกระบวนการแมนนวล เปิดโอกาสให้พนักงานมีเวลาทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น เช่น การวิเคราะห์ต้นทุน การคาดการณ์รายได้ และการพัฒนาแนวทางเพิ่มกำไร

กล่าวโดยสรุป ระบบบัญชีใน PMS คือ หัวใจของการบริหารจัดการโรงแรมยุคใหม่ ที่ช่วยให้การดำเนินงานเป็นระบบมากขึ้น การเงินถูกต้องแม่นยำ ตรวจสอบได้ และพร้อมรับมือกับการแข่งขันในอุตสาหกรรมการบริการที่เปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง โรงแรมที่ให้ความสำคัญกับระบบบัญชีดิจิทัล จึงไม่ได้แค่ “จัดการข้อมูล” แต่กำลัง “ยกระดับมาตรฐานการบริหาร” สู่ความยั่งยืนในระยะยาว