โปรแกรมโรงแรม PMS RoomYY ใช้กับห้องพักรายเดือน?

ห้องพักรายเดือนจำเป็นต้องใช้ โปรแกรมโรงแรม PMS หรือไม่

การขายห้องพักมีทั้งรูปแบบรายวันและรายเดือน แล้ว โปรแกรมโรงแรม จำเป็นหรือไม่? ซึ่งแต่ละแบบมีลักษณะการบริหารจัดการที่แตกต่างกัน ห้องพักรายวันมักเน้นการให้บริการนักท่องเที่ยวหรือแขกที่เข้าพักระยะสั้น จึงต้องจัดการเรื่องการจอง การเช็กอิน–เช็กเอาต์ และการปรับราคาให้เหมาะสมกับฤดูกาลหรือโปรโมชั่น อีกทั้งยังต้องพึ่งพาช่องทาง OTA (Online Travel Agency) และการตลาดออนไลน์เพื่อดึงดูดผู้เข้าพักใหม่อยู่เสมอ ขณะที่ห้องพักรายเดือนจะมุ่งเน้นไปที่ผู้เช่าระยะยาว เช่น นักศึกษา คนทำงาน หรือครอบครัวขนาดเล็ก ซึ่งสิ่งสำคัญคือการทำสัญญาเช่า การเก็บค่าเช่าพร้อมค่าสาธารณูปโภครายเดือน และการดูแลความสะดวกสบายระหว่างการอยู่อาศัย ความแตกต่างที่ชัดเจนคือ รายวันเน้นความยืดหยุ่นและการหมุนเวียนห้อง ส่วนรายเดือนเน้นความมั่นคงของรายได้และการสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับผู้เช่า ดังนั้นผู้ประกอบการจึงต้องเลือกกลยุทธ์และระบบการจัดการที่เหมาะสมกับรูปแบบการขาย เพื่อให้การดำเนินธุรกิจมีประสิทธิภาพสูงสุด

ดังนั้นการที่โรงแรมมีเครื่องมือช่วยในการจัดการจะทำให้ข้อมูลแม่นยำและสะดวกรวดเร็วกว่าแน่นอน

ความสำคัญของ PMS สำหรับห้องพักรายเดือน

1. ความแตกต่างระหว่างการจัดการห้องพักรายวันกับรายเดือน

• รายวัน : เน้นการจองเข้า–ออก (Check-in / Check-out) จำนวนห้องหมุนเวียนบ่อย ต้องจัดการราคาแบบใช้ Channel Manager เชื่อมกับ OTA (Online Travel Agency)

• รายเดือน : เน้นสัญญาเช่า การเก็บค่าเช่ารายเดือน และการดูแลผู้เช่าระยะยาว เช่น การบันทึกค่าน้ำ ค่าไฟ หรือค่าบริการเสริม
  PMS ช่วยให้เจ้าของห้องพักสามารถปรับระบบจาก “รูปแบบโรงแรม” ไปสู่ “อพาร์ทเมนต์ / คอนโดปล่อยเช่า” ได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องจัดการด้วย Excel หรือเอกสารที่ซับซ้อน

2. ความท้าทายของผู้ประกอบการห้องพักรายเดือน

• การจัดการสัญญาเช่า: ผู้เช่าแต่ละรายมีระยะเวลาสัญญาต่างกัน บางรายอยู่ 6 เดือน บางราย 1 ปี ทำให้เสี่ยงต่อความผิดพลาดในการติดตาม

• การเก็บค่าเช่าและสาธารณูปโภค: การออกบิลค่าเช่า + ค่าน้ำ ค่าไฟ ต้องแม่นยำ หากทำด้วยมืออาจเกิดข้อผิดพลาดและเสียความน่าเชื่อถือ

• การดูแลและบริการผู้เช่า: เช่น การซ่อมบำรุง แจ้งซ่อม อัปเดตสถานะห้อง หากไม่มีระบบกลางจะสับสนและเสียเวลา
  PMS สามารถรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในระบบเดียว ทำให้ผู้ประกอบการติดตามและควบคุมได้ง่าย

3. เหตุผลที่ PMS มีบทบาทสำคัญในการบริหารจัดการ

• ลดความผิดพลาด: จากงานเอกสาร, การคำนวณค่าน้ำค่าไฟ หรือการเก็บค่าเช่าล่าช้า

• เพิ่มความโปร่งใส: ผู้เช่าสามารถตรวจสอบบิล/สัญญา/ประวัติการชำระได้ชัดเจน

• เสริมภาพลักษณ์มืออาชีพ: การมีระบบ PMS ทำให้ธุรกิจห้องพักรายเดือนดูน่าเชื่อถือ มีมาตรฐานการจัดการใกล้เคียงโรงแรม

• ช่วยวางแผนธุรกิจ: ข้อมูลจากรายงานของ PMS ทำให้เจ้าของสามารถวิเคราะห์รายได้, อัตราการเข้าพัก, และแนวโน้มผู้เช่า เพื่อนำไปปรับกลยุทธ์การตลาดได้

ฟังก์ชันของ โปรแกรมโรงแรม RoomYY PMS ที่เหมาะสมกับห้องพักรายเดือน

1. ระบบวางบิลและการชำระเงินรายเดือน (บิลค่าเช่า, ค่าน้ำ, ค่าไฟ, ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม)

ห้องพักรายเดือนต้องมีการเรียกเก็บเงินเป็นประจำทุกเดือน ซึ่งนอกจากค่าเช่าแล้วยังรวมถึงค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าที่จอดรถ หรือบริการเสริมอื่น ๆ หากทำด้วยมืออาจเกิดข้อผิดพลาดหรือความล่าช้า ระบบ PMS ช่วยออกบิลอัตโนมัติทั้งรูปแบบ PDF และสามารถพิมพ์เป็นเอกสารได้ด้วยเช่นกัน พร้อมยังลดปัญหาการค้างชำระ เพราะระบบสามารถตรวจสอบจากรายงานและบันทึกสถานะการชำระแบบเรียลไทม์

3. การรายงานและวิเคราะห์ (รายได้, สถานะห้อง, ลูกหนี้ค้างชำระ)

การบริหารห้องพักรายเดือนไม่ได้จบเพียงการเก็บค่าเช่า แต่ผู้ประกอบการต้องมีข้อมูลเพื่อวางแผนธุรกิจในระยะยาว PMS สามารถสรุปข้อมูลรายได้รายเดือน รายปี หรือแยกตามประเภทห้องพักได้อย่างละเอียด ทำให้เห็นภาพรวมของผลประกอบการได้ชัดเจน นอกจากนี้ยังช่วยติดตามสถานะห้องว่าห้องใดว่าง ห้องใดมีผู้เช่าอยู่ และห้องใดใกล้หมดสัญญา รวมถึงรายงานลูกหนี้ค้างชำระเพื่อให้ผู้ประกอบการดำเนินการติดตามได้ทันเวลา การมีข้อมูลเชิงวิเคราะห์เหล่านี้ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถวางกลยุทธ์การตลาด ปรับราคาหรือออกโปรโมชั่นได้ตรงจุด และสร้างความมั่นคงทางการเงินให้ธุรกิจ

ระบบบัญชีลูกหนี้ใน RoomYY PMS  (City Ledger)

ระบบบัญชีลูกหนี้ (City Ledger) ใน RoomYY PMS มีบทบาทสำคัญในการช่วยผู้ประกอบการติดตามและจัดการยอดค้างชำระจากผู้เข้าพักหรือผู้เช่า โดยระบบจะบันทึกข้อมูลค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้น เช่น ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าบริการเสริม และสร้างรายการค้างชำระของแต่ละรายอย่างเป็นระบบ ผู้ประกอบการสามารถตรวจสอบได้ทันทีว่าใครยังไม่ได้ชำระ ใกล้ถึงกำหนด หรือชำระเกินกำหนดแล้วกี่วัน อีกทั้ง PMS ยังสามารถออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) อัตโนมัติ ส่งการแจ้งเตือนผ่านอีเมลหรือแอปพลิเคชันให้ผู้เช่าทราบ และบันทึกสถานะการชำระเมื่อได้รับเงิน ทำให้ข้อมูลบัญชีมีความถูกต้องและอัปเดตแบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ ระบบบัญชีลูกหนี้ยังมีรายงานสรุปที่ช่วยผู้ประกอบการวิเคราะห์ได้ว่าในแต่ละเดือนมีลูกหนี้จำนวนเท่าไร ยอดรวมที่ค้างชำระเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของรายได้ และมีลูกหนี้รายใดที่เสี่ยงต่อการผิดนัดชำระบ่อย ๆ ข้อมูลเหล่านี้ทำให้ผู้ประกอบการสามารถวางแผนจัดการทางการเงินได้ดียิ่งขึ้น ลดความเสี่ยงด้านกระแสเงินสด และเพิ่มความมั่นคงให้กับธุรกิจห้องพักในระยะยาว

การทำงานของ โปรแกรมโรงแรม RoomYY PMS ในการขายห้องพักรายเดือน

1. การบันทึกการจองห้องพักแบบรายเดือน สามารถเลือกที่ห้องนั้นๆที่แขกเลือกพัก จากนั้นไปเลือกที่ช่วงระยะเวลาแบบรายเดือน (Monthly)
2. จากนั้นกด Reservation เพื่อบันทึกข้อมูล ก็จะมีแถบการจองเป็นแถบยาวตลอดทั้งเดือน ตามรูป
3. Double Click ที่แถบการจองของแขก จะนำไปหน้าต่างรายละเอียดข้อมูลของลูกค้า
4. กดเข้าไปที่ Folio จากนั้นบันทึกรายละเอียดค่ามัดจำ (Deposit) โดยกาดที่ Add Extracharge
5. แล้วเลือกที่เมนู “ค่ามัดจำ” แล้วใส่จำนวนเงินมัดจำลงไป
6. จากนั้นเลื่อนลงมาจะเจอช่องให้เช็กว่า Deposit กดตกลง
7. จะเห็นได้ว่าที่ Folio ของเราจะมียอดเงินมัดจำเพิ่มขึ้นมา
8. ขั้นตอนต่อไปเป็นการบันทึกยอดไปใส่ในส่วนของ “บัญชีลูกหนี้” (City Ledger) โดยคลิกเลือกที่ Tab Add Payment
9. ให้กดเลือกช่องทางชำระเงิน แล้วเลือกเป็น “ค่ามัดจำห้องพัก”แล้วกดตกลง ยอดส่วนของมัดจำจะย้ายไปแสดงที่ฟังก์ชั่น City ledger อัตโนมัติ และจะคงอยู่แบบนั้นจนกว่าแขกจะมีการแจ้งย้ายออก แล้วเรามาทำการเคลียร์บัญชี ทำให้ระบบบันทึกข้อมูลได้อย่างแม่นยำ ทดลองใช้โปรแกรม ฟรี

ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้ PMS กับห้องพักรายเดือน

• ลดภาระงานซ้ำซ้อนและความผิดพลาดในการจัดการ
  การบริหารห้องพักรายเดือนมักเกี่ยวข้องกับงานเอกสารจำนวนมาก เช่น การทำสัญญาเช่า การออกบิล หรือการติดตามการชำระเงิน หากดำเนินการด้วยมือหรือระบบแมนนวลจะเสี่ยงต่อความผิดพลาดและทำให้เสียเวลา PMS เข้ามาช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อนโดยการบันทึกข้อมูลเพียงครั้งเดียวแต่สามารถนำไปใช้ซ้ำได้ เช่น การออกบิลอัตโนมัติหรือการอัปเดตสถานะห้องแบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้ประกอบการสามารถจัดการได้อย่างมีระบบ ลดโอกาสผิดพลาดจากการคำนวณผิดหรือการลืมติดตามงาน
• เพิ่มความสะดวกสบายและความโปร่งใสให้กับผู้เช่า
  สำหรับผู้เช่า ความโปร่งใสและความสะดวกคือสิ่งสำคัญ PMS ช่วยให้ผู้เช่าสามารถตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ได้ด้วยตนเอง ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดสัญญา ประวัติการชำระเงิน หรือยอดบิลค่าน้ำค่าไฟ ทำให้ลดข้อโต้แย้งและสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้เช่าได้มากขึ้น
• ช่วยผู้ประกอบการวางแผนธุรกิจและบริหารห้องพักได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
  นอกเหนือจากการจัดการงานประจำวัน PMS ยังช่วยให้ผู้ประกอบการมีข้อมูลเชิงลึกในการวิเคราะห์ธุรกิจ ระบบสามารถสรุปสถิติรายได้ อัตราการเข้าพัก จำนวนลูกหนี้ค้างชำระ และแนวโน้มการเช่าในแต่ละช่วงเวลา ข้อมูลเหล่านี้ทำให้ผู้ประกอบการสามารถวางแผนกลยุทธ์ได้แม่นยำขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการปรับราคา การออกโปรโมชั่น หรือการตัดสินใจลงทุนปรับปรุงห้องพัก นอกจากนี้ การมองเห็นภาพรวมที่ชัดเจนยังช่วยให้บริหารกระแสเงินสดได้อย่างมั่นคง และเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันในตลาดที่มีคู่แข่งสูง

สรุป โปรแกรมโรงแรม RoomYY PMS กับการบริหารห้องพักรายเดือน

การบริหารห้องพักรายเดือนมีความแตกต่างจากห้องพักรายวัน เนื่องจากต้องเน้นการจัดการสัญญาเช่า การออกบิลค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภครายเดือน รวมถึงการดูแลผู้เช่าในระยะยาว การใช้ PMS (Property Management System) เข้ามาช่วยบริหารจึงมีความสำคัญ เพราะช่วยลดความซับซ้อนของงานเอกสารและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

ฟังก์ชันของ PMS ที่ตอบโจทย์ห้องพักรายเดือน ได้แก่ ระบบจัดเก็บสัญญาเช่าและเอกสารที่เกี่ยวข้อง ทำให้สามารถติดตามและต่อสัญญาได้อย่างเป็นระบบ ระบบวางบิลและการชำระเงินที่ช่วยออกบิลค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ อัตโนมัติ และระบบรายงานวิเคราะห์ที่สรุปข้อมูลรายได้ สถานะห้อง และลูกหนี้ค้างชำระเพื่อช่วยวางแผนธุรกิจได้อย่างแม่นยำ

ประโยชน์ที่ชัดเจนจากการใช้ PMS คือการลดภาระงานซ้ำซ้อนและลดความผิดพลาด เพิ่มความสะดวกและความโปร่งใสให้ผู้เช่า และช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถบริหารห้องพักและวางกลยุทธ์ทางธุรกิจได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้น PMS จึงไม่ใช่เพียงระบบสำหรับโรงแรมเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยยกระดับมาตรฐานการจัดการห้องพักรายเดือนให้มีความเป็นมืออาชีพและแข่งขันได้ในตลาดปัจจุบัน