โปรแกรมโรงแรม PMS กับ Open API สัมพันธ์กันอย่างไร

ความสำคัญของการเชื่อมต่อระบบ โปรแกรมโรงแรม PMS กับ Open API 

การบริหารผ่าน โปรแกรมโรงแรม ในยุคดิจิทัลไม่สามารถพึ่งพาแค่ระบบใดระบบหนึ่งได้อีกต่อไป โรงแรมจำเป็นต้องเชื่อมโยงระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกันอย่างราบรื่น เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด

“Open API” คือเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ระบบต่าง ๆ สามารถเชื่อมต่อ แลกเปลี่ยนข้อมูล และทำงานร่วมกันได้อย่างอัตโนมัติ

1.Open API คืออะไร?

Open API (Application Programming Interface) คือ ช่องทางมาตรฐานสำหรับให้โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ต่าง ๆ เชื่อมต่อกันและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ โดยไม่ต้องทำการเขียนโปรแกรมใหม่ทั้งหมด เช่น การให้ระบบ PMS ดึงข้อมูลการจองจาก OTA หรือส่งข้อมูลการเช็กอินไปยังระบบคีย์การ์ดแบบอัตโนมัติ โดยไม่ต้องให้พนักงานกรอกข้อมูลซ้ำ ๆ ทำให้ลดความผิดพลาด ประหยัดเวลา และเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน

2.ทำไม โปรแกรมโรงแรม PMS ต้องรองรับการเชื่อมต่อ Open API?

ระบบ PMS (Property Management System) เป็นศูนย์กลางของการจัดการโรงแรม เช่น การจอง การเช็กอิน-เช็กเอาต์ การจัดการห้องพักและรายได้ หากไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ เช่น โปรแกรมบัญชี ระบบประตู หรือ Channel Manager โรงแรมจะต้องทำงานแบบแยกส่วน การที่โปรแกรมโรงแรม PMS รองรับ Open API จึงทำให้โรงแรมสามารถรวมข้อมูลจากทุกระบบเข้ามาไว้ในที่เดียว ช่วยให้การบริหารงานคล่องตัว รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 3.ระบบที่ควรเชื่อมต่อกับ PMS ผ่าน Open API

• Channel Manager: เพื่ออัปเดตห้องว่างและราคาบน OTA แบบเรียลไทม์
• Door Lock System: เพื่อออกคีย์การ์ดอัตโนมัติเมื่อมีการเช็กอิน
• Accounting Software: เพื่อส่งข้อมูลรายรับ-รายจ่ายไปทำบัญชีโดยตรง
• POS (Point of Sale): เชื่อมข้อมูลการใช้จ่ายในร้านอาหารหรือสปาเข้ากับบัญชีห้องพัก
• CRM (Customer Relationship Management): เพื่อบริหารประวัติลูกค้าและทำการตลาดต่อเนื่อง

การเชื่อมต่อ โปรแกรมโรงแรม PMS กับระบบประตู (Door Lock System)

หนึ่งในกระบวนการที่สามารถยกระดับประสบการณ์ลูกค้าและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานโรงแรมได้อย่างชัดเจน คือ การเชื่อมต่อระบบ PMS (Property Management System) เข้ากับ ระบบกุญแจดิจิทัล (Door Lock System) ผ่านการทำงานร่วมกันของ Open API ซึ่งช่วยให้การจัดการคีย์การ์ดหรือระบบเปิดประตูแบบอัตโนมัติเป็นไปอย่างราบรื่นและปลอดภัย

เมื่อโรงแรมมีการเชื่อมต่อ โปรแกรมโรงแรม PMS กับระบบกุญแจดิจิทัล กระบวนการเช็กอินของลูกค้าจะถูกปรับให้เป็นระบบอัตโนมัติ เช่น

1.ลูกค้าทำการเช็กอินผ่าน PMS (โดยพนักงาน หรือผ่าน Self Check-in Kiosk)

2.PMS จะส่งข้อมูลไปยังระบบ Door Lock ทันทีผ่าน API ซึ่งประกอบด้วย

• เลขห้องที่ได้รับ
• ระยะเวลาการเข้าพัก
• ข้อมูลผู้เข้าพัก

3.ระบบ Door Lock จะทำการออกคีย์การ์ด หรือรหัสดิจิทัลให้ลูกค้าแบบอัตโนมัติ

สำหรับคีย์การ์ด: พนักงานเพียงแตะการ์ดกับเครื่อง Encoder
สำหรับระบบ Smart Lock ลูกค้าจะได้รับรหัสทาง SMS หรือแอปมือถือ 

ข้อควรรู้ก่อนเลือกซื้อ Door Lock

4.เมื่อลูกค้าเช็กเอาต์ PMS จะส่งคำสั่งให้ระบบล็อกประตูยกเลิกรหัสการเข้าใช้โดยอัตโนมัติ

การเชื่อมต่อ PMS กับโปรแกรมบัญชี (Accounting Software)

ในระบบการบริหารโรงแรมที่ทันสมัย การเชื่อมต่อระหว่าง โปรแกรมโรงแรม PMS (Property Management System) และโปรแกรมบัญชี ถือเป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยลดความซับซ้อนในการจัดการข้อมูลทางการเงิน ลดความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน และเพิ่มความแม่นยำในการจัดทำรายงานทางบัญชี โดยการเชื่อมต่อเหล่านี้มักเกิดขึ้นผ่าน Open API ซึ่งเป็นเครื่องมือกลางที่ช่วยให้สองระบบสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้อย่างอัตโนมัติและปลอดภัย

เมื่อ PMS เชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีแล้ว การดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับรายรับรายจ่ายของโรงแรมจะไหลเข้าสู่ระบบบัญชีโดยตรง โดยไม่ต้องพิมพ์หรือป้อนข้อมูลซ้ำ เช่น

ข้อมูลรายได้จากการเข้าพัก

ข้อมูลยอดค่าห้องพัก ค่าอาหาร ค่าบริการพิเศษ จะถูกส่งจาก PMS ไปยังระบบบัญชีทันทีเมื่อมีการเช็กเอาต์หรือปิดบัญชีลูกค้า

การออกใบแจ้งหนี้ (Invoice)

เมื่อมีลูกค้าที่ต้องการใบแจ้งหนี้ในนามบริษัท PMS จะส่งข้อมูลไปยัง Accounting Software เพื่อออกเอกสารได้อย่างถูกต้องตามรูปแบบภาษี

บันทึกการรับชำระเงิน (Payment Posting)

ข้อมูลการรับเงินจากลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นเงินสด บัตรเครดิต หรือโอนผ่านบัญชี จะถูกส่งเข้าระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ พร้อมระบุช่องทางและวันที่ชำระ

รายงานทางบัญชีและงบการเงิน

PMS สามารถส่งข้อมูลรายวัน รายเดือน หรือรายปีให้กับโปรแกรมบัญชี เพื่อจัดทำรายงาน เช่น รายรับรายจ่าย, งบทดลอง, งบกำไรขาดทุน ได้แม่นยำและรวดเร็ว

การเชื่อมต่อ Channel Manager กับ OTA ผ่าน API

การเชื่อมต่อ โปรแกรมโรงแรม Channel Manager กับ OTA ผ่าน API เป็นหัวใจของการบริหารห้องพักในยุคดิจิทัล เพราะช่วยให้โรงแรมควบคุมข้อมูลสำคัญ เช่น ห้องว่าง ราคา และสถานะการจอง ได้อย่างแม่นยำ รวดเร็ว และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดจากการจัดการแบบแมนนวล ระบบ API จึงไม่ใช่แค่ความสะดวก แต่เป็นกลไกที่ช่วยให้โรงแรมแข่งขันในตลาดออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การทำงานของ API ระหว่าง Channel Manager กับ OTA

1. อัปเดตจำนวนห้องว่าง (Inventory Update)
   เมื่อมีการจองห้องพักจาก OTA หรือผ่านช่องทางอื่น เช่น walk-in หรือจองตรง PMS ระบบ Channel Manager จะอัปเดตจำนวนห้องว่างใหม่ไปยัง OTA ทุกที่ทันที Real-time ผ่าน API เพื่อไม่ให้ขายเกินจำนวนจริง
2. อัปเดตราคาและโปรโมชั่น (Rate Update)
   หากโรงแรมมีการเปลี่ยนแปลงราคาห้อง หรือเพิ่มโปรโมชัน ระบบ Channel Manager จะส่งข้อมูลราคาไปยัง OTA ทุกเจ้าแบบอัตโนมัติ เพื่อให้ราคาที่แสดงตรงกันในทุกช่องทาง
3. รับข้อมูลการจอง (Reservation Sync)
   เมื่อมีการจองผ่าน OTA ระบบจะส่งข้อมูลการจองผ่าน API กลับมายัง Channel Manager และ PMS เพื่อบันทึกในระบบของโปรแกรมโรงแรมโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำ
4. ปิดขายอัตโนมัติเมื่อห้องเต็ม (Stop Sell)
   เมื่อห้องว่างในระบบหมด Channel Manager จะส่งคำสั่งให้ OTA ปิดการขายโดยอัตโนมัติ ช่วยป้องกันปัญหา Overbooking

แนวทางการเลือกและพัฒนาระบบที่รองรับ Open API

ในโลกของธุรกิจโรงแรมยุคดิจิทัล การเลือกใช้ระบบที่ “ทำงานร่วมกันได้” เป็นหัวใจสำคัญต่อประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ โดยเฉพาะระบบ PMS (Property Management System) และ Channel Manager ที่ควรมีความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ เช่น โปรแกรมบัญชี, ระบบประตูอัตโนมัติ, หรือระบบจองผ่าน OTA ผ่าน Open API ที่มีมาตรฐาน เพื่อให้โรงแรมสามารถขยายขีดความสามารถระบบได้อย่างต่อเนื่อง และตอบสนองต่อเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

ข้อแนะนำในการเลือก โปรแกรมโรงแรม PMS และ Channel Manager ที่รองรับ Open API

1. ตรวจสอบว่าระบบมี API Documentation ชัดเจน
   เลือกผู้ให้บริการที่มีคู่มือ API อย่างเป็นทางการและเปิดเผยโครงสร้าง API ให้ทีมไอทีหรือผู้พัฒนาสามารถดูและทดสอบได้
2. รองรับการเชื่อมต่อกับระบบภายนอกหลากหลาย
   เช่น ระบบบัญชี, Door Lock, CRM, POS, Payment Gateway, หรือ BI Dashboard โดยไม่ต้องใช้การเขียนโปรแกรมใหม่ทุกครั้ง
3. มีมาตรฐานความปลอดภัยของ API
   เช่น การใช้ OAuth 2.0, Token Authentication และการเข้ารหัสข้อมูล (SSL/HTTPS) เพื่อป้องกันข้อมูลลูกค้าและการเข้าถึงระบบโดยไม่ได้รับอนุญาต
4. รองรับการเชื่อมต่อแบบ Real-time

 เพื่อให้ข้อมูล เช่น ห้องว่าง ราคาห้อง หรือสถานะการชำระเงิน อัปเดตทันที และลดปัญหา overbooking หรือความคลาดเคลื่อนของข้อมูล

      5.มีฝ่ายสนับสนุนสำหรับการเชื่อมต่อ API โดยเฉพาะ
เลือกผู้ให้บริการที่มีทีม IT หรือฝ่ายเทคนิคคอยช่วยเชื่อมระบบในกรณีที่คุณต้องการขยายความสามารถในอนาคต

แนวทางพัฒนาระบบ โปรแกรมโรงแรม ให้รองรับการเติบโตของโรงแรม

1. เลือกระบบแบบโมดูลาร์ (Modular System)
   ที่สามารถเพิ่มเติมหรือถอดระบบย่อยได้ในอนาคต เช่น เพิ่มฟีเจอร์ Mobile Check-in, ระบบ CRM หรือ Loyalty Program
2. มีโครงสร้างข้อมูลที่ยืดหยุ่น
   เพื่อให้สามารถจับคู่ (map) กับระบบภายนอกได้ง่าย เช่น แยกประเภทค่าใช้จ่าย, รายการบริการ หรือกลุ่มลูกค้า
3. สนับสนุนการทำงานข้ามอุปกรณ์ (Cross-platform)
   เช่น รองรับการเข้าถึงผ่านมือถือหรือแท็บเล็ต เพื่อให้ทีมงานสามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา
4. เปิดกว้างสำหรับการ Integrate กับ Partner Ecosystem
   ระบบควรสามารถเชื่อมกับพันธมิตร เช่น OTA, Payment Gateway, โปรแกรมบัญชี หรือ IoT ภายในโรงแรม โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมใหม่จากศูนย์

ประโยชน์ระยะยาวของการเลือกระบบ โปรงแกรมโรงแรม ที่รองรับ Open API

• โรงแรมสามารถปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีใหม่ได้ง่ายขึ้น
• ลดการพึ่งพาระบบปิด (Closed System) ที่เปลี่ยนแปลงยากและปรับแต่งไม่ได้
• เพิ่มโอกาสทางธุรกิจ เช่น เชื่อมกับแอปพลิเคชันมือถือ, ระบบ Self Check-in, ระบบ AI Recommendation
• ยืดหยุ่นต่อการขยายธุรกิจ เช่น เปิดสาขาใหม่ เชื่อมระบบเข้าด้วยกันได้รวดเร็ว
• เพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า ด้วยบริการที่ราบรื่น ไม่สะดุด

ระบบที่รองรับ Open API ไม่เพียงช่วยให้โรงแรมทำงานได้อย่างยืดหยุ่นและอัตโนมัติ แต่ยังเปิดโอกาสให้พัฒนาและเชื่อมโยงกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ได้ตลอดเวลา การเลือกระบบโปรแกรมโรงแรม PMS และ Channel Manager ที่สามารถเชื่อมต่อผ่าน API มาตรฐาน จึงเป็นการลงทุนระยะยาวที่คุ้มค่า ช่วยลดภาระงาน เพิ่มความแม่นยำ และสร้างความแตกต่างในการบริการที่ลูกค้าสัมผัสได้จริง 

RoomYY เป็นหนึ่งในโปรแกรมบริหารจัดการแบบ All-in-one ที่สามารถเชื่อมต่อเข้ากับโปรแกรมต่างๆได้ หากโปรแกรมนั้น Open API สนใจรายละเอียดเพิ่มเติม ที่นี่