Out Of Service กับ Out Of Order ใน โปรแกรมบริหารโรงแรม

ทำไมเราถึงต้องมีการ block ห้อง ใน โปรแกรมบริหารโรงแรม

การ Block ห้อง (Room Block) ใน โปรแกรมบริหารโรงแรม PMS (Property Management System)  ถือเป็นสิ่งจำเป็นมาก เพราะช่วยให้การบริหารจัดการห้องพักเป็นระบบและลดความผิดพลาด

เหตุผลที่ต้องมีการ Block ห้อง

1. ป้องกันการขายห้องที่ไม่พร้อมใช้งานบน โปรแกรมบริหารโรงแรม

• ห้องที่มีปัญหา (แอร์เสีย, น้ำรั่ว, กำลังปรับปรุง) ต้องถูก Block ทันที

• เพื่อไม่ให้แขกจองผ่าน Front Office หรือ OTA เข้ามา → ลดปัญหาการ Overbooking หรือแขกเจอห้องที่พักไม่ได้

2. บริหาร Inventory ได้แม่นยำ

• PMS จะอัปเดตจำนวนห้องที่ขายได้จริงหลังจากมีการ Block

• ทำให้การคำนวณ Occupancy %, ADR, RevPAR สะท้อนความจริง

• ผู้จัดการสามารถวางแผนขาย, Promotion, และ Forecast ได้ถูกต้อง

3. ประสานงานภายในโรงแรม

• ฝ่าย Housekeeping: กันห้องรอทำความสะอาด/Deep Clean

• ฝ่าย Engineering: กันห้องเพื่อซ่อมบำรุง

• ฝ่าย Front Office: รู้ว่าห้องไหนห้ามขาย จะได้ไม่เผลอ assign ให้แขก

4. ควบคุมการใช้ห้องเพื่อวัตถุประสงค์พิเศษ

• บางครั้งห้องถูก Block ไว้ไม่ใช่เพราะเสีย แต่เพื่อ:

  • กันห้อง VIP

  • ใช้ถ่ายทำ/จัดอีเวนต์

  • กันห้องสำหรับ Group Booking (Room Allotment)

  • ใช้เก็บอุปกรณ์ของโรงแรม

5. เพิ่มความพึงพอใจของแขก

• การ Block ห้องช่วยป้องกันไม่ให้แขกเจอปัญหา เช่น ถูก assign ห้องที่ยังไม่ได้ทำความสะอาดหรืออยู่ระหว่างซ่อม

• ลดโอกาสเกิด Complaint และสร้างประสบการณ์ที่ดีให้แขก

Room block แบบ Out of Order กับ Out of Service ใช้งานต่างกันอย่างไรในโปรแกรม RoomYY

Out of Order (OOO)

• ความหมาย: ห้องที่ไม่สามารถขายหรือให้แขกเข้าพักได้ เนื่องจากมีปัญหาหรืออยู่ระหว่างซ่อมแซมใหญ่/ปรับปรุง

• ผลต่อระบบ: ห้องจะถูกตัดออกจากจำนวนห้องพักที่ขายได้ (Inventory) ทันที

• ตัวอย่างการใช้งาน:

  • ห้องน้ำรั่ว ต้องปิดปรับปรุง

  • ห้องต้องปรับปรุงเฟอร์นิเจอร์

  • ห้องอยู่ระหว่างรีโนเวท

 สรุป: OOO = ไม่ขาย, ไม่นับในจำนวนห้องขายได้

Out of Service (OOS)

• ความหมาย: ห้องที่ปิดไว้ชั่วคราว แต่ยังสามารถนำกลับมาเปิดขายได้ทันทีเมื่อแก้ปัญหาเสร็จ

• ผลต่อระบบ: ห้องยังนับรวมอยู่ในจำนวนห้องขายได้ (Inventory) แต่ PMS จะกันไว้ไม่ให้แขกเข้าพักจนกว่าจะปลดสถานะ

• ตัวอย่างการใช้งาน:

  • หลอดไฟเสีย รอช่างมาเปลี่ยน

  • ห้องยังไม่ได้ทำความสะอาด แต่จะพร้อมใช้ในวันเดียวกัน

  • ปัญหาเล็กน้อยที่แก้ไขได้ภายในเวลาอันสั้น

สรุป: OOS = กันไว้ชั่วคราว, ยังนับรวมในจำนวนห้องขายได้

เปรียบเทียบ OOO vs OOS บน โปรแกรมบริหารโรงแรม

การประยุกต์ใช้ Out Of Order (OOO) กับการจองห้องใน โปรแกรมบริหารโรงแรม

หลักการของ OOO ใน โปรแกรมบริหารโรงแรม

• เมื่อห้องถูกตั้งสถานะเป็น Out of Order (OOO) → ห้องจะถูก ตัดออกจาก Inventory (จำนวนห้องที่ขายได้) ทันที

• ระบบ PMS จะไม่ส่งห้องนี้ไปยัง Channel Manager / OTA เช่น Agoda, Booking.com, Expedia

• ทำให้ป้องกันการ Overbooking ได้โดยอัตโนมัติ

การประยุกต์ใช้ OOO กับการจอง

1. กันห้องที่ใช้งานไม่ได้ใน โปรแกรมบริหารโรงแรม

   • หากห้องมีการซ่อมบำรุงใหญ่ เช่น น้ำรั่ว, แอร์เสีย, ต้องปรับปรุง

   • พนักงาน Front Office หรือ Reservations ต้องตั้งสถานะ OOO ใน PMS

   • ระบบจะตัดห้องนั้นออก ไม่ให้แขกจองเข้ามา

2. เชื่อมต่อกับ Channel Manager

   • เมื่อ PMS เชื่อมกับ Channel Manager → การตั้ง OOO จะ sync ไปทุกช่องทาง OTA

   • ห้องนั้นจะไม่ถูกขายในเว็บไซต์หรือ OTA ใด ๆ

   • ลดความเสี่ยงที่แขกจองห้องที่ใช้งานไม่ได้

3. การบริหาร Yield/Inventory

   • บางครั้งฝ่ายบริหารอาจกันห้องเป็น OOO เพื่อใช้ในกิจกรรมอื่น เช่น ถ่ายทำโฆษณา, เก็บอุปกรณ์, หรือปรับปรุงเฉพาะกิจ

   • การทำแบบนี้ช่วยให้ Forecast Occupancy และ รายงาน ADR/RevPAR แม่นยำขึ้น เพราะ Inventory จะสะท้อนห้องที่ขายได้จริง

ตัวอย่างสถานการณ์

• โรงแรมมี 100 ห้อง

• ปกติ Inventory = 100

• แต่มีห้องน้ำรั่ว 5 ห้อง ต้องซ่อม 1 เดือน → ตั้งเป็น OOO

• ระบบ PMS จะอัปเดต Inventory = 95 ทันที

• OTA ทั้งหมดจะเห็นขายได้แค่ 95 ห้อง → ป้องกันการขายเกินจำนวนจริง

การใช้ OOO ใน PMS คือการ “ตัดห้องที่ขายไม่ได้ออกจากสต็อก” ทำให้การจองสอดคล้องกับห้องที่พร้อมใช้งานจริง และช่วยลดปัญหา Overbooking

ประโยชน์ของการใช้ Out Of Order (OOO) และ Out Of Service (OOS) บน โปรแกรมบริหารโรงแรม PMS

Out of Order (OOO)

ใช้เมื่อห้องมีปัญหาใหญ่/ซ่อมบำรุงนาน → ห้องถูกตัดออกจาก Inventory ทันที

ประโยชน์:

1. ป้องกันการขายห้องที่ใช้ไม่ได้จริง

   • ระบบจะไม่นับห้องนี้เป็นห้องขาย → ลดปัญหาแขกจองแล้วไม่สามารถเข้าพักได้

2. ช่วยให้ Forecast และรายงานถูกต้อง

   • Occupancy %, ADR, RevPAR จะสะท้อนห้องที่พร้อมขายจริง → ผู้บริหารวางแผนแม่นยำ

3. ประสานงานกับ OTA อัตโนมัติ

   • เมื่อ PMS sync กับ Channel Manager → OTA จะเห็นจำนวนห้องขายได้จริง ไม่เสี่ยง Overbooking

4. วางแผนซ่อมบำรุงได้ง่าย

   • สามารถระบุวันที่เริ่ม-สิ้นสุด และเหตุผล ทำให้ฝ่ายช่างและผู้จัดการติดตามงานได้สะดวก

Out of Service (OOS)

ใช้เมื่อห้องมีปัญหาเล็ก/ปิดชั่วคราว → ห้องยังนับรวมใน Inventory แต่กันแขกเข้าพัก

ประโยชน์:

1. ความยืดหยุ่นในการบริหารห้อง

   • ใช้กันห้องในกรณีเล็ก ๆ เช่น หลอดไฟเสีย, ห้องยังไม่ได้ทำความสะอาด, รอแก้ปัญหาสั้น ๆ

2. เปิดขายได้ทันทีเมื่อแก้ไขเสร็จ

   • ไม่ต้องปลดบล็อกซับซ้อน → เปิดกลับมาเป็น Available ได้ง่าย

3. ช่วยในการจัดการ Housekeeping

   • พนักงานแม่บ้านสามารถกันห้องไว้ (OOS) ระหว่างทำความสะอาด/ซ่อมเล็กน้อย → ลดความผิดพลาดในการจัดห้องให้แขก

4. ไม่กระทบต่อภาพรวมการขายมากเกินไป

   • เพราะยังนับรวมใน Inventory → โรงแรมยังสามารถบริหารจัดการ Yield ได้

สรุปการใช้ OOO และ OOS ใน โปรแกรมบริหารโรงแรม

Out of Order (OOO)

• ความหมาย: ห้องเสีย/ซ่อมใหญ่/ใช้งานไม่ได้

• ผลต่อระบบ: ห้องถูกตัดออกจาก Inventory (ไม่นับเป็นห้องขายได้)

• ตัวอย่าง: ห้องน้ำรั่ว, แอร์เสียหนัก, รีโนเวท

• ประโยชน์: ป้องกันการขายห้องที่ใช้ไม่ได้จริง + รายงาน Occupancy ถูกต้อง

Out of Service (OOS)

• ความหมาย: ห้องปิดชั่วคราว/ปัญหาเล็ก ๆ

• ผลต่อระบบ: ห้องยังนับรวมใน Inventory แต่กันแขกเข้าพักชั่วคราว

• ตัวอย่าง: หลอดไฟเสีย, รอทำความสะอาด, รอซ่อมเล็กน้อย

• ประโยชน์: ความยืดหยุ่นในการบริหารห้อง → เปิดขายได้ทันทีเมื่อแก้ไขเสร็จ

ในที่นี้ทางโรงแรมควรมีการสอนพนักงานให้ใช้ฟังก์ชั่นนี้อย่างถูกต้องจะทำให้เกิดประโยชน์อย่างมาก และยังช่วยป้องกันปัญหาอื่นๆที่อาจตามมาได้

อ่านข้อมูลเพิ่มเติม ที่นี่