มาทำความรู้จัก Cloud-based  และ Function ต่างๆ

Cloud-based  และ ฟังก์ชั่นต่างๆ ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวกระโดด ไปข้างหน้าอย่างรวดเร็ว การบริหารจัดการโรงแรม ด้วย Cloud-based PMS (Property Management System) จึงเป็นตัวช่วยที่ไม่ควรมองข้าม

การใช้บริการผ่านระบบคลาวด์ (Cloud) ซึ่งหมายความว่า ข้อมูล และการประมวลผล ของฟังก์ชั่นเหล่านี้ จะถูกเก็บรักษา และดำเนินการบนเซิร์ฟเวอร์ ที่ตั้งอยู่ในระบบคลาวด์ ที่เป็นเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ทำงานสะดวก ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง หรือบำรุงรักษาโปรแกรม ให้กับแต่ละผู้ใช้งาน 

การใช้ Cloud-based PMS จะช่วยให้ผู้ใช้จัดการ สามารถติดตาม และควบคุม กระบวนการ บริหารจัดการโรงแรม ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าจะเป็นการจัดการห้องพัก การจัดการการจองห้อง การตรวจรายได้ของห้องพัก หรือแม้กระทั่งใช้ในกระบวนการการตลาด และโฆษณา เช่น กำหนดราคา โปรโมชัน และการเผยแพร่ข้อมูลผ่านช่องทางออนไลน์ 

Cloud-based PMS เป็นเครื่องมือที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อให้ผู้บริหาร สามารถทำกิจกรรมเหล่านี้ ได้อย่างสะดวก  และต่อเนื่อง

Cloud-based PMS (Property Management System) 

ความหมาย คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ ที่ตั้งอยู่ในระบบคลาวด์ และเข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ต มันช่วยให้เจ้าของโรงแรมสามารถจัดการกิจกรรมต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การจองห้องพัก, ข้อมูลแขก, การกำหนดห้องพัก, การเรียกเก็บเงิน, และรายงานต่างๆ

Channel Manager 

Channel Manager เป็นส่วนประกอบหนึ่งของ Cloud PMS ที่ช่วยจัดการช่องทางการขายห้อง เช่น OTAs (Online Travel Agencies) และ GDS (Global Distribution Systems) มันช่วย ให้มีการเชื่อมต่อ ไร้ซับซ้อนระหว่าง PMS และช่องทางเหล่านี้ โดยการอัปเดตความพร้อมของห้องพัก, ราคา, และห้องว่างโดยอัตโนมัติในทุกแพลตฟอร์ม

Booking Engine

เป็นอีกส่วนสำคัญของ Cloud PMS ที่ให้ส่วนติดต่อที่ใช้งานง่ายสำหรับแขก ที่จะทำการจองโรงแรมโดยตรง ผ่านเว็บไซต์ หรือแพลตฟอร์มออนไลน์อื่นๆ โดย Booking Engine จะรวมการทำงานกับ PMS และ Channel Manager เพื่อให้มีความพร้อมของจำนวนห้องว่าง และราคาที่ถูกต้องเสมอตลอดเวลา

Mobile Application 

เป็นแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ ที่ออกแบบมา เพื่อทำงานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ เช่น สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต ในบริบทของ Cloud-based PMS แอปพลิเคชันมือถือ 

ช่วยให้พนักงานโรงแรม สามารถเข้าถึงคุณสมบัติ และฟังก์ชันสำคัญของ PMS ได้ทุกที่ ซึ่งรวมถึง งานเช็คสำรองห้องพัก, การจัดการข้อมูลแขก, การอัปเดตสถานะห้องพัก, และการสื่อสารกับเคาน์เตอร์ต้อนรับ

Cloud-based POS 

Point of Sale คือระบบซอฟต์แวร์ ที่ช่วยให้ธุรกิจ ดำเนินการทำธุรกรรม การขาย และจัดการข้อมูลสินค้าต่างๆ ในบริบทของระบบ Cloud-based หมายความว่า ซอฟต์แวร์ POS ถูกโฮสต์บนเซิร์ฟเวอร์ ระบบคลาวด์ และเข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ต 

ระบบ Cloud POS มักมีประโยชน์ในการทำงานในโหมดออฟไลน์ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจ สามารถดำเนินการ ทำธุรกรรมต่อไปได้ แม้ว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตจะไม่สามารถใช้งานได้ ชั่วคราว หลังจากที่มีการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตอีกครั้ง ระบบจะซิงค์ข้อมูลออฟไลน์ กับเซิร์ฟเวอร์ในคลาวด์

โดยรวมแล้ว PMS พร้อมกับ Channel Manager, Booking Engine, Mobile Application และ Cloud POS นี้มีการให้บริการที่ครอบคลุมสำหรับการจัดการโรงแรม มันให้ความยืดหยุ่น ความสะดวกสบายในการเข้าถึง และการซิงค์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ครอบคลุมทุกช่องทาง

ความหมายของบางฟังก์ชั่นย่อย

Rooming list import

การนำเข้ารายชื่อผู้เข้าพัก: ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้คุณสามารถนำเข้ารายชื่อ และการจองของแขกได้ ในระบบการจองห้องพัก มันช่วยให้กระบวนการเช็คอินเร็วขึ้น โดยการมีการกำหนดห้องพัก ให้แขกล่วงหน้า

1 time Group adjustment to all reservations in group

การปรับแก้ไขกลุ่ม: ฟังก์ชั่นนี้ ช่วยให้คุณสามารถปรับแก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงการจองหลายรายการในกลุ่มเดียวกันได้พร้อมกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเปลี่ยนวันเข้าพัก หรือวันออกจากทุกการจองในกลุ่ม ฟังก์ชั่นนี้จะช่วยให้คุณทำได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว

Check-in and check-out function ในระบบ Cloud-based

ฟังก์ชั่นเช็คอิน และเช็คเอาท์: ฟังก์ชั่นเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญในการจัดการการเข้าพัก และการออกจากแขก ฟังก์ชั่นเช็คอินช่วยให้คุณบันทึกข้อมูลของแขก เพิ่มการกำหนดห้องพัก และออกกุญแจห้องพัก ในขณะที่ฟังก์ชั่นเช็คเอาท์ช่วยให้คุณสิ้นสุดการเข้าพักของแขก ชำระเงินค่าใช้จ่ายที่ค้างอยู่ และเตรียมห้องพักสำหรับแขกต่อไป

Post room function

ฟังก์ชั่นโพสต์ห้อง: ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มค่าบริการเพิ่มเติมในใบคำร้องของแขกหลังจากที่พวกเขาได้เช็คอินแล้ว อาจเป็นค่าบริการห้องพัก, การบริการห้องพัก, หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ 

การโพสต์ Room charge ในระบบ PMS จะทำรายการ เกี่ยวกับการตรวจสอบ และบันทึกข้อมูลรายได้ ณ วันนั้นๆ โดยจะอยู่ในกระบวนการที่เรียกว่า Night Audit รายการเหล่านี้เมื่อ จบกระบวนการ จะไม่สามารถแก้ไขได้ หากมีข้อมูลผิดพลาด ต้องทำ Rebate ในวันถัดมา

Close day function

ฟังก์ชั่นปิดวัน: ฟังก์ชั่นนี้ใช้ในการสิ้นสุดการทำงานของแต่ละวัน โดยรวมการทำธุรกรรมและสร้างรายงานสำหรับวันนั้น รวมถึงงานเชื่อมยอดบัญชี โพสต์ค่าใช้จ่ายและเตรียมรายงานสำหรับการบริหารจัดการ หลังทำรายการส่วนใหญ่จะไม่สามารถกลับไปแก้ไขได้แล้ว

Billing/ Folio function

ฟังก์ชั่นการเรียกเก็บเงิน / ฟอลิโอ: ฟังก์ชั่นนี้จัดการการเรียกเก็บเงินของแขก และรายการบัญชีของพวกเขา ช่วยให้คุณติดตามค่าใช้จ่าย, การชำระเงินและยอดคงเหลือที่ค้างอยู่สำหรับแต่ละแขกระหว่างการเข้าพัก นอกจากนี้ ยังสร้างใบเสร็จ ออกใบกำกับภาษี หรือรายการบัญชีที่มีรายการรายละเอียดสำหรับแขกที่เข้าพักแล้ว

การออกใบกำกับภาษี บางโปรแกรมจะออก ณ จุดชำระเงิน ( Print Recipt ) แต่บางโปรแกรมจะไม่สามารถทำรายการนี้ได้ 

อ่านเพิ่มเติม ความหมาย Billing

Rebate function/ Refund function

ฟังก์ชั่นการลดราคา / ฟังก์ชั่นการคืนเงิน: ฟังก์ชั่นการลดราคา (Rebate )ช่วยให้คุณสามารถใช้ส่วนลด หรือการคืนเงินให้กับค่าบริการของแขกได้ (การทำส่วนลด Revenue เช่น Room charge /extra charge ที่มีการโพสต์เสร็จสิ้นแล้ว) เป็นส่วนลดพิเศษที่แขกมีสิทธิ์ได้รับ 

ฟังก์ชั่นการคืนเงิน (Refund) คือฟังก์ชั่นที่ช่วยให้คุณประมวลผลการคืนเงินสำหรับแขกที่เกิดปัญหาระหว่างการเข้าพัก  (การทำส่วนลด Payment รับเงินมาแล้วต้องคืน )

City Ledger function (Company revenue limit)

ฟังก์ชั่นบริษัทลูกหนี้ : ฟังก์ชั่นนี้ใช้สำหรับการจัดการบัญชีของลูกค้าธุรกิจ หรือบริษัทลูกหนี้ ใช้ติดตามค่าใช้จ่าย และการชำระเงิน จำกัดยอดลูกหนี้ ช่วยเตือนการเรียกเก็บเงิน เป็นต้น

Cloud-based House keeping function

ฟังก์ชั่นการทำความสะอาดห้องพัก: ฟังก์ชั่นนี้ช่วยในการจัดการ ติดตามสถานะของห้องพักในการทำความสะอาด และการบำรุงรักษา มันช่วยให้บุคลากรทำความสะอาดห้องได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ และรายงานสถานะห้องพักให้สามารถดูได้เรียลไทม์

สามารถดูแบบ House Keeper view สามารถดูได้ว่า assign ให้ แม่บ้านคนไหน หรือ Room status view สามารถดูได้ว่า ห้องไหนที่จะมี แขก check in ทำให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของห้องได้ของแม่บ้าน เช่น avalible today ที่ต้องทำความสะอาดก่อน  

OS/ OI/ OO function

ฟังก์ชั่น OS/OI/OO: ฟังก์ชั่นเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการทรัพยากรสถานที่ (PMS) และเกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่าง ๆ ภายในโรงแรม ฟังก์ชั่น OS (Out Of Service) การบล็อกห้อง แบบไม่ตัด inventory  มองเห็นว่ามีห้อง 

ฟังก์ชั่น OI (Out Of inventory ) ห้องซ่อม ขายได้/ห้องหมด จองเต็ม และฟังก์ชั่น OO (Out Of order) ห้องซ่อม ห้ามขาย การบล็อกห้อง แบบตัด inventory

Split function

ฟังก์ชั่นการแยก: ฟังก์ชั่นแยกห้องพัก ช่วยให้คุณ สามารถแบ่งการพักของแขก แต่ละคน ตามความพอใจของแขกได้ ตามความพร้อมของห้อง เช่น บุ๊คกิ้งเดียว แต่ พักวันละห้อง เป็นต้น

ฟังก์ชั่นเหล่านี้จัดหาได้ในระบบการจัดการทรัพยากรสถานที่ (PMS) หรือซอฟต์แวร์การจอง และออกแบบเพื่อปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานและเพิ่มความพอใจให้แก่แขก

สรุป 

ฟังก์ชั่นที่กล่าวถึงนี้จัดอยู่ในรูปแบบ Cloud-based คือ การที่ฟังก์ชั่นเหล่านี้ถูกพัฒนา และให้บริการผ่านระบบคลาวด์ (Cloud) ซึ่งหมายความว่าข้อมูล และการประมวลผล ของฟังก์ชั่นเหล่านี้ จะถูกเก็บรักษา และดำเนินการบนเซิร์ฟเวอร์ ที่ตั้งอยู่ในระบบคลาวด์ ที่เป็นเครือข่ายอินเทอร์เน็ต 

ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึง และใช้งานฟังก์ชั่นเหล่านี้ ได้ผ่านอินเทอร์เน็ตทุกที่ ที่มีการเชื่อมต่อ โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้ง ซอฟต์แวร์ หรือฮาร์ดแวร์เฉพาะ ในอุปกรณ์ของตนเอง 

นอกจากนี้ยังมีการจัดเก็บข้อมูล การสำรองข้อมูลในรูปแบบคลาวด์ที่ปลอดภัย และสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา การใช้ฟังก์ชั่นที่อยู่ใน Cloud-based จึงช่วยให้ธุรกิจ หรือองค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ และกระบวนการทำงานของการจัดการห้องพัก นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนในการดำเนินธุรกิจ และให้ความยืดหยุ่นในการเชื่อมต่อใช้งานได้อย่างสะดวกสบาย