โปรแกรมบริหารจัดการโรงแรม Self Check-In ใช้อย่างไร?

ความสำคัญของการเชื่อมต่อ โปรแกรมบริหารจัดการโรงแรม PMS กับเครื่อง Self Check-in

การเชื่อมต่อระหว่าง โปรแกรมบริหารจัดการโรงแรม (PMS) กับ เครื่อง Self Check In ถือเป็นหัวใจสำคัญของการยกระดับการให้บริการในโรงแรมยุคใหม่ เนื่องจาก PMS เป็นศูนย์กลางในการจัดการข้อมูลต่าง ๆ ของโรงแรม ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการจอง สถานะห้องพัก การชำระเงิน หรือประวัติผู้เข้าพัก หากเครื่อง Self Check-in สามารถเชื่อมโยงกับ PMS ได้โดยตรง จะช่วยให้การทำงานทั้งหมดเป็นไปอย่างราบรื่นและแม่นยำ แขกผู้เข้าพักสามารถเช็กอินได้ด้วยตนเองแบบเรียลไทม์ ข้อมูลการจองและสถานะห้องจะถูกอัปเดตทันทีโดยไม่ต้องผ่านพนักงาน ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดที่เกิดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ และยังช่วยลดเวลาการรอคิวที่เคาน์เตอร์ต้อนรับ ซึ่งเป็นปัญหาสำคัญของโรงแรมในช่วงเวลาเร่งด่วน นอกจากนี้ยังสร้างภาพลักษณ์ที่ทันสมัยและเป็นมิตรกับผู้เข้าพัก ทำให้โรงแรมมีความได้เปรียบทางการแข่งขันในตลาดที่ผู้บริโภคมองหาความสะดวกสบายและความรวดเร็วมากขึ้นเรื่อย ๆ

1.เหตุผลที่โรงแรมควรเชื่อมต่อระบบ โปรแกรมบริหารจัดการโรงแรม กับเครื่อง Self Check-in

• สะดวก รวดเร็ว
• คุ้มค่าในการลงทุนระยะยาว
• วางแผนการจัดการตารางงานได้ง่ายยิ่งขึ้น
• สร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าพัก
• สร้างภาพลักษณ์ทันสมัยให้กับโรงแรม
• วางตนเองเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยีเหนือคู่แข่ง

2.ประโยชน์ที่ได้รับทั้งต่อโรงแรมและแขกผู้เข้าพัก

การเชื่อมต่อระบบ PMS เข้ากับเครื่อง Self Check-in ช่วยสร้างประโยชน์ให้ทั้งสองฝ่ายอย่างชัดเจน สำหรับโรงแรม การเชื่อมต่อดังกล่าวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการ ลดภาระงานของพนักงานต้อนรับ และลดความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานด้วยมือ ขณะเดียวกันยังทำให้การอัปเดตสถานะห้องพักเป็นไปแบบเรียลไทม์ ส่งผลให้โรงแรมสามารถบริหารจัดการทรัพยากรได้อย่างแม่นยำและคุ้มค่า ส่วนแขกผู้เข้าพักเองก็ได้รับประสบการณ์ที่สะดวกสบายมากขึ้น ไม่ต้องเสียเวลารอต่อคิวที่ฟรอนต์ สามารถเช็กอินได้ด้วยตนเองในไม่กี่ขั้นตอน อีกทั้งยังมีความเป็นส่วนตัวและความยืดหยุ่นในการเข้าพัก ไม่ว่าจะเป็นการเดินทางมาถึงโรงแรมในช่วงดึกหรือในเวลาเร่งรีบ ดังนั้น การเชื่อมต่อระบบนี้จึงเป็นการสร้างสมดุลระหว่างการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของโรงแรม และการยกระดับความพึงพอใจของผู้เข้าพักในเวลาเดียวกัน

กระบวนการทำงานของการเชื่อมต่อกับ โปรแกรมบริหารจัดการโรงแรม

การซิงค์ข้อมูลห้องพักและการจองระหว่าง PMS กับ Self Check in

การเชื่อมต่อระบบ โปรแกรมบริหารจัดการโรงแรม PMS เข้ากับเครื่อง Self Check-in เริ่มต้นจากการซิงค์ข้อมูลห้องพักและการจอง โรงแรมจะต้องส่งข้อมูลที่อัปเดตล่าสุดจาก PMS เช่น สถานะห้องที่ว่าง ห้องที่ถูกจองแล้ว หรือการจองที่ได้รับการยืนยัน ไปยังเครื่อง Self Check-in แบบอัตโนมัติ เพื่อให้แขกสามารถค้นหาและตรวจสอบการจองได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องพึ่งพาพนักงาน หากมีการยกเลิกหรือแก้ไขข้อมูลการจอง ข้อมูลเหล่านี้จะถูกอัปเดตทันทีบนระบบ ทำให้แขกที่มาถึงโรงแรมมั่นใจได้ว่า ข้อมูลที่เห็นจากเครื่องเป็นข้อมูลจริงและถูกต้องที่สุดในขณะนั้น

ขั้นตอนการเช็กอินอัตโนมัติ (จากการยืนยันตัวตนถึงรับการ์ดห้อง)

เมื่อแขกเดินทางมาถึงโรงแรม ขั้นตอนการเช็กอินผ่านเครื่อง Self Check-in จะทำงานอย่างเป็นระบบ เริ่มจากแขกกรอกข้อมูลการจอง เช่น หมายเลขการจอง ชื่อ-นามสกุล  จากนั้นระบบจะตรวจสอบความถูกต้องกับ PMS หลังจากนั้นจะเข้าสู่ขั้นตอนการยืนยันตัวตน ซึ่งอาจใช้การสแกนบัตรประชาชน พาสปอร์ต เมื่อทุกอย่างเรียบร้อย เครื่องจะสั่งให้ระบบ PMS ออกคีย์การ์ดห้องอัตโนมัติ แขกจึงสามารถเข้าห้องพักได้ทันทีโดยไม่ต้องผ่านฟรอนต์

การอัปเดตสถานะการเข้าพักในระบบแบบเรียลไทม์

เมื่อแขกเช็กอินเสร็จ ข้อมูลจะถูกส่งกลับเข้าสู่ PMS โดยอัตโนมัติทันที เพื่ออัปเดตสถานะของห้องพักเป็น “มีผู้เข้าพักแล้ว” ซึ่งช่วยให้พนักงานฟรอนต์เฮาส์ แม่บ้าน และแผนกอื่น ๆ ของโรงแรมได้รับข้อมูลตรงกันแบบเรียลไทม์ เช่น แม่บ้านจะรู้ทันทีว่าห้องไหนไม่สามารถทำความสะอาดได้ หรือทีมการเงินสามารถตรวจสอบการชำระเงินได้อย่างถูกต้อง การทำงานแบบนี้ไม่เพียงช่วยลดความผิดพลาดจากข้อมูลที่ไม่ตรงกัน แต่ยังทำให้ทุกแผนกทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เครื่องเช็กอินของ โปรแกรมบริหารจัดการโรงแรม RoomYY  มี 2 รูปแบบ

1.เครื่อง Self Check In ระบบ Manual

จะใช้วิธีเชื่อมต่อกับตัวออกการ์ด ( Encoder) ที่ทางโรงแรมใช้อยู่แล้ว และนำมาติดตั้งเข้ากับการทำงานของเครื่อง Self Check In เมื่อแขกมาทำการเช็กอินสามารถทำการเช็กอินผ่านเครื่องตามขั้นตอน เมื่อถึงขั้นตอนการจ่ายจ่ายคีย์การ์ด ให้แขกหยิบการ์ดเปล่าไปแตะที่ตัวออกการ์ด (Encoder) จากนั้นนำขึ้นห้องพักได้เลย

ข้อดี

เครื่อง Self Check In ระบบ Manual  นั้น ใช้การ์ดชนิดไหนก็ได้ เหมาะกับโรงแรมที่ใช้ระบบกุญแจหรือ Door Lock รุ่นเก่า

ข้อเสีย

ทางโรงแรมต้องเขียนคู่มือเพิ่มเติมเพื่อให้แขกทำตามได้

สอบถามข้อมูลทางเทคนิคเพิ่มเติม ที่นี่

2.เครื่อง Self Check In ระบบ Auto Keycard
ส่วนแบบ Auto Keycard นี้ ตัวจ่ายการ์ดจะติดตั้งด้านในเครื่อง Self Check In เลย ดังนั้นหากแขกทำการเช็กอินตามขั้นตอนมาเรื่อยๆ เมื่อถึงขั้นตอนจ่ายการ์ดเครื่องจะปล่อยคีย์การ์ดให้อัตโนัมติ ระบบนี้จะรองรับการ์ดประเภท Mifare 13.56 Hz เท่านั้น นอกจากนี้ระบบ Door Lock ต้องมี Open API ด้วย

ข้อดี

เครื่อง Self Check In ระบบ Auto Keycard นี้ สะดวกมากสำหรับแขก ไม่สับสนและยังสามารถคืนคีย์การ์ดเข้าเครื่องได้อีกด้วย

ข้อเสีย

มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ส่วนของเครื่องจ่ายการ์ดอัตโนมัติ แต่หากเป็นการชำระเพียงครั้งเดียว

“เครื่อง Self Check in จาก โปรแกรมบริหารจัดการโรงแรม RoomYY เพื่อนคู่ใจของทุกโรงแรม“

ข้อดีและคุณค่าเพิ่มจากการใช้งานเครื่อง Self Check In

ลดภาระงานพนักงานต้อนรับและความผิดพลาดจากการทำงานด้วยคน

การใช้เครื่อง Self Check-in ที่เชื่อมกับ โปรแกรมบริหารจัดการโรงแรม PMS ช่วยลดภาระงานของพนักงานต้อนรับได้อย่างมาก โดยเฉพาะในช่วงเวลาเร่งด่วนที่แขกเข้าพักพร้อมกันหลายคน พนักงานไม่จำเป็นต้องคอยกรอกข้อมูลทีละรายการหรือทำธุรกรรมซ้ำ ๆ ที่ใช้เวลานาน ทำให้มีเวลาไปดูแลแขกในด้านอื่น ๆ เช่น การตอบคำถาม การให้คำแนะนำเกี่ยวกับโรงแรมหรือสถานที่ท่องเที่ยว นอกจากนี้ยังช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการทำงานด้วยมือ ไม่ว่าจะเป็นการสะกดชื่อผิด การใส่ข้อมูลไม่ตรงกับเอกสาร หรือการลืมอัปเดตสถานะห้อง ข้อผิดพลาดเหล่านี้สามารถลดลงได้ด้วยการทำงานอัตโนมัติของระบบ

เพิ่มความสะดวกและความเป็นส่วนตัวให้ผู้เข้าพัก

สำหรับแขกผู้เข้าพัก เครื่อง Self Check-in ที่เชื่อม PMS เข้าด้วยกันช่วยมอบประสบการณ์ที่รวดเร็วและสะดวกมากขึ้น แขกสามารถเช็กอินได้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องรอต่อคิวที่ฟรอนต์ ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับนักท่องเที่ยวที่เดินทางมาเหนื่อย ๆ หรือแขกที่เดินทางมาถึงโรงแรมในช่วงเวลาดึก นอกจากนี้ยังตอบโจทย์แขกที่ต้องการความเป็นส่วนตัว ไม่อยากเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลต่อหน้าผู้อื่นในที่สาธารณะ การทำธุรกรรมผ่านเครื่องจึงช่วยให้แขกรู้สึกสบายใจและมั่นใจยิ่งขึ้น

สร้างภาพลักษณ์ทันสมัยและเพิ่มความสามารถในการแข่งขันของโรงแรม

การลงทุนในระบบ Self Check-in ที่เชื่อมต่อกับ PMS ยังช่วยเสริมภาพลักษณ์ให้โรงแรมดูทันสมัยและสอดคล้องกับพฤติกรรมของนักเดินทางยุคดิจิทัล โรงแรมที่นำเทคโนโลยีมาใช้ในการบริการจะสร้างความแตกต่างจากคู่แข่ง และสามารถดึงดูดลูกค้าที่ให้ความสำคัญกับความสะดวกและความรวดเร็ว อีกทั้งยังเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือในสายตาของลูกค้า ทำให้โรงแรมมีความได้เปรียบทางการแข่งขันในตลาดที่มีตัวเลือกมากมาย

สรุป แนวโน้มในอนาคตและการพัฒนาเพิ่มเติมระหว่าง โปรแกรมบริหารจัดการโรงแรม กับเครื่อง Self Check In

การผสานกับระบบดิจิทัลอื่น ๆ เช่น Mobile Check-in หรือ Digital Key

แนวโน้มสำคัญของโรงแรมในอนาคต คือการผสานการทำงานของเครื่อง Self Check-in เข้ากับระบบดิจิทัลอื่น ๆ โดยเฉพาะ Mobile Check-in และ Digital Key แขกสามารถทำการเช็กอินล่วงหน้าผ่านสมาร์ตโฟน ก่อนเดินทางมาถึงโรงแรม และเมื่อมาถึงก็สามารถใช้โทรศัพท์มือถือแทนกุญแจห้องได้ทันที การผสานระบบเช่นนี้ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังลดการสัมผัสและการใช้บัตรพลาสติก ทำให้บริการเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมและตอบโจทย์ความต้องการของนักเดินทางสมัยใหม่ เป็นเทคโนโลยีที่เรายังต้องพัฒนากันต่อไปอย่างรัดกุมเพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญของแขกอย่างดีที่สุด

การยกระดับประสบการณ์ลูกค้าในโรงแรมยุคใหม่

ในอนาคต เครื่อง Self Check-in จะไม่ได้เป็นเพียงแค่จุดเช็กอินเท่านั้น แต่จะถูกพัฒนาให้กลายเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยยกระดับประสบการณ์ลูกค้าในหลายด้าน เช่น การนำเสนอโปรโมชั่นส่วนตัว การแนะนำบริการเสริมของโรงแรม หรือแม้กระทั่งการแนะนำแผนการท่องเที่ยวในพื้นที่โดยใช้ข้อมูลพฤติกรรมของลูกค้า ระบบที่เชื่อมโยงกับ PMS จะสามารถวิเคราะห์ข้อมูลและนำเสนอสิ่งที่ตรงกับความต้องการของแขกมากที่สุด ช่วยให้แขกรู้สึกถึงความใส่ใจและการบริการที่แตกต่าง ส่งผลต่อความประทับใจและการกลับมาใช้บริการซ้ำ อ่านบทความเพิ่มเติม