โปรแกรมโรงแรม PMS กับค่าต่างๆบนรายงาน หมายความว่าอะไรบ้าง?

บทนำ ภาพรวมรายงานสำคัญใน โปรแกรมโรงแรม PMS ที่ผู้บริหารโรงแรมต้องรู้

ในยุคที่การบริหารโรงแรมต้องอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องและรวดเร็ว ระบบบริหารจัดการ โปรแกรมโรงแรม หรือ PMS (Property Management System) ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับงานหน้าฟรอนต์เท่านั้น แต่ยังเป็นแหล่งข้อมูลสำคัญที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมของผลประกอบการ และใช้ประกอบการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ รายงานต่างๆ ที่อยู่ในระบบ PMS จึงเปรียบเสมือน “แดชบอร์ดธุรกิจ” ที่สะท้อนสถานการณ์จริงของโรงแรมในแต่ละช่วงเวลา

หนึ่งในกลุ่มรายงานที่สำคัญที่สุดคือ รายงานด้านรายได้และอัตราการเข้าพัก ซึ่งประกอบด้วยค่า ADR (Average Daily Rate), Occupancy Rate และ RevPAR รายงานเหล่านี้ช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจว่าโรงแรมขายห้องพักได้ในราคาเฉลี่ยเท่าไร มีอัตราการเข้าพักมากน้อยเพียงใด และสามารถสร้างรายได้จากห้องพักได้คุ้มค่ากับจำนวนห้องที่มีอยู่หรือไม่ การดูตัวเลขเหล่านี้ควบคู่กันจะช่วยให้เห็นภาพชัดเจนกว่าการดูรายได้รวมเพียงอย่างเดียว

นอกจากนี้ รายงานการจองและพฤติกรรมลูกค้า ก็มีบทบาทสำคัญไม่แพ้กัน รายงานแหล่งที่มาของการจอง (Booking Source) ช่วยให้ผู้บริหารทราบว่าลูกค้าส่วนใหญ่มาจากช่องทางใด เช่น OTA เว็บไซต์โรงแรม หรือการจองโดยตรง ซึ่งข้อมูลนี้สามารถนำไปใช้ในการปรับกลยุทธ์การตลาด ลดต้นทุนค่าคอมมิชชั่น และเพิ่มสัดส่วนการจองตรงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อีกส่วนหนึ่งที่ไม่ควรมองข้ามคือ รายงานสถานะห้องพักและการดำเนินงาน เช่น รายงานห้องว่าง ห้องเข้าพัก ห้องซ่อมบำรุง หรือสถานะการทำความสะอาด รายงานกลุ่มนี้ช่วยให้ผู้บริหารเห็นความพร้อมของทรัพยากรภายในโรงแรม สามารถวางแผนการขายห้องพัก การจัดสรรพนักงาน และการดูแลคุณภาพบริการได้อย่างเหมาะสม

สำหรับด้านการเงิน รายงานรายได้แยกตามแผนกและช่วงเวลา จาก PMS ช่วยให้ผู้บริหารตรวจสอบความถูกต้องของรายรับ วิเคราะห์แนวโน้มรายได้ และเปรียบเทียบผลการดำเนินงานรายวัน รายเดือน หรือรายปีได้อย่างชัดเจน ทำให้การวางแผนงบประมาณและการคาดการณ์รายได้ในอนาคตมีความแม่นยำมากขึ้น และข้อมูลตัวเลขของค่าเหล่านี้ยังสามารถนำมาใช้ในการประเมินมูลค่าของโรงแรมได้อีกด้วย

ADR (Average Daily Rate) ใน โปรแกรมโรงแรม คืออะไร และบอกอะไรเกี่ยวกับราคาห้องพักของโรงแรม

“ADR หรือ Average Daily Rate คือค่าเฉลี่ยรายได้ต่อห้องพักที่ขายได้ในหนึ่งวัน โดยเป็นหนึ่งในตัวชี้วัดหลักที่ใช้วัด “ระดับราคาห้องพัก” และประสิทธิภาพด้านการตั้งราคาของโรงแรม ADR ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพชัดเจนว่า โรงแรมสามารถขายห้องพักได้ในราคาเฉลี่ยเท่าใด โดยไม่เกี่ยวกับจำนวนห้องว่างทั้งหมด แต่พิจารณาเฉพาะห้องที่ขายได้จริงเท่านั้น”

การคำนวณ ADR ทำได้โดยนำ รายได้จากห้องพักทั้งหมด หารด้วยจำนวนห้องพักที่ขายได้ ในช่วงเวลานั้น เช่น หากโรงแรมมีรายได้จากห้องพัก 100,000 บาท และขายห้องได้ 50 ห้อง ค่า ADR จะเท่ากับ 2,000 บาท ตัวเลขนี้สะท้อนความสามารถในการสร้างรายได้ต่อห้องของโรงแรมอย่างชัดเจน และมักถูกใช้เป็นฐานในการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างช่วงเวลา หรือเปรียบเทียบกับโรงแรมคู่แข่งในตลาดเดียวกัน

ADR สามารถบอกได้หลายมิติ ไม่ใช่แค่เรื่อง “ราคาแพงหรือถูก” เท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึง กลยุทธ์การตั้งราคา (Pricing Strategy) ของโรงแรม หาก ADR สูง อาจหมายถึงโรงแรมสามารถขายห้องในราคาที่ดี มีภาพลักษณ์หรือคุณค่าของแบรนด์ที่แข็งแรง แต่หาก ADR ต่ำ อาจบ่งบอกถึงการใช้โปรโมชั่นหนัก การลดราคาเพื่อดึงอัตราการเข้าพัก หรือการแข่งขันด้านราคาที่สูงในตลาด

อย่างไรก็ตาม การดู ADR เพียงตัวเดียวอาจทำให้การวิเคราะห์คลาดเคลื่อนได้ ผู้บริหารควรพิจารณา ADR ควบคู่กับ Occupancy Rate เพราะ ADR ที่สูงแต่มีอัตราการเข้าพักต่ำ อาจทำให้รายได้รวมไม่เป็นไปตามเป้า ในทางกลับกัน ADR ที่ต่ำแต่มี Occupancy สูง ก็อาจสะท้อนถึงการขายปริมาณมากแต่กำไรต่อห้องต่ำ ดังนั้น การหาจุดสมดุลระหว่างราคาและจำนวนห้องที่ขายได้จึงเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารรายได้

Occupancy Rate ตัวชี้วัดอัตราการเข้าพักที่สะท้อนความนิยมของโรงแรม

Occupancy Rate คืออัตราการเข้าพักของโรงแรม หรือสัดส่วนของจำนวนห้องที่ถูกขายเมื่อเทียบกับจำนวนห้องทั้งหมดที่เปิดขายในช่วงเวลาหนึ่ง คิดง่ายๆ คือ “โรงแรมมีแขกเข้าพักมากแค่ไหน”

ตัวอย่างเช่น หากโรงแรมมีห้องทั้งหมด 100 ห้อง และมีผู้เข้าพัก 70 ห้อง ค่า Occupancy Rate จะเท่ากับ 70% ตัวเลขนี้ช่วยสะท้อนความนิยมของโรงแรมในช่วงเวลานั้นได้เป็นอย่างดี ยิ่งค่า Occupancy สูง แสดงว่าโรงแรมเป็นที่ต้องการของตลาด มีการจองเข้ามาอย่างต่อเนื่อง

อย่างไรก็ตาม Occupancy ไม่ได้บอกเรื่องรายได้โดยตรง โรงแรมอาจมีอัตราการเข้าพักสูงจากการลดราคาหรือทำโปรโมชั่น ดังนั้นผู้บริหารจึงควรดู Occupancy ควบคู่กับ ADR เพื่อให้เห็นภาพรวมทั้งจำนวนแขกและคุณภาพของราคาห้องพัก ระบบ PMS จะช่วยให้ติดตามอัตราการเข้าพักได้แบบเรียลไทม์ และนำข้อมูลไปใช้วางแผนการขายและการตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

RevPAR คืออะไร ทำไมจึงสำคัญกว่าการดูรายได้หรืออัตราเข้าพักอย่างเดียว

Revenue per Available Room (RevPar) คือรายได้เฉลี่ยต่อห้องพักที่เปิดขายได้ในช่วงเวลาหนึ่ง ถือเป็นตัวชี้วัดสำคัญที่รวมทั้ง “ราคา” และ “อัตราการเข้าพัก” ไว้ด้วยกัน จึงสะท้อนประสิทธิภาพการทำรายได้ของโรงแรมได้ชัดเจนกว่าการดูตัวเลขใดตัวเลขหนึ่งเพียงอย่างเดียว

RevPAR สามารถคำนวณได้ 2 วิธี คือ

• รายได้จากห้องพัก ÷ จำนวนห้องที่เปิดขายทั้งหมด

• หรือ ADR × Occupancy Rate

เหตุผลที่ RevPAR สำคัญกว่าการดูรายได้หรืออัตราการเข้าพักเพียงอย่างเดียว เพราะการมีรายได้สูงหรือมีแขกเต็มโรงแรม อาจไม่ได้หมายความว่าโรงแรมทำกำไรได้ดีเสมอไป ตัวอย่างเช่น โรงแรมอาจมี Occupancy สูงมากจากการลดราคาห้อง แต่รายได้ต่อห้องกลับต่ำ ในทางกลับกัน โรงแรมที่ตั้งราคาสูงแต่มีแขกเข้าพักน้อย ก็อาจทำรายได้รวมไม่เต็มศักยภาพ

RevPAR ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพจริงว่า โรงแรมสามารถใช้ “ทุกห้องที่มีอยู่” สร้างรายได้ได้คุ้มค่าแค่ไหน จึงเป็นตัวชี้วัดหลักในการประเมินประสิทธิภาพการขาย การตั้งราคา และการบริหารรายได้โดยรวม ทำให้การตัดสินใจด้านกลยุทธ์มีความแม่นยำมากขึ้น และสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจของโรงแรมมากกว่าการดูตัวเลขแยกกัน

สรุป ความสัมพันธ์ของ ADR, Occupancy และ RevPAR ในการวิเคราะห์ผลประกอบการโรงแรมใน โปรแกรมโรงแรม PMS

ADR, Occupancy และ RevPAR เป็นตัวชี้วัดหลักที่ต้องดูควบคู่กัน เพราะทั้งสามค่าเชื่อมโยงกันโดยตรงและสะท้อนผลประกอบการของโรงแรมในคนละมุมมอง แต่เมื่อนำมาวิเคราะห์ร่วมกันจะช่วยให้เห็นภาพธุรกิจได้ชัดเจนที่สุด

ADR (Average Daily Rate) แสดงถึงราคาเฉลี่ยของห้องพักที่ขายได้ ขณะที่ Occupancy Rate บอกจำนวนห้องที่ถูกขายเมื่อเทียบกับห้องทั้งหมด ส่วน RevPAR (Revenue per Available Room) คือผลลัพธ์ที่รวมทั้งราคาและอัตราการเข้าพักเข้าด้วยกัน โดยสามารถคำนวณได้จาก ADR × Occupancy ดังนั้น หากค่าใดค่าหนึ่งเปลี่ยนไป RevPAR ก็จะเปลี่ยนตามทันที

ตัวอย่างเช่น หากโรงแรมมี ADR สูง แต่ Occupancy ต่ำ อาจหมายถึงตั้งราคาดีแต่ขายห้องได้ไม่มาก ส่งผลให้ RevPAR ไม่สูงเท่าที่ควร ในทางกลับกัน หาก Occupancy สูงแต่ ADR ต่ำ ก็อาจสะท้อนว่าขายห้องได้เยอะจากการลดราคา แต่รายได้ต่อห้องไม่เต็มศักยภาพเช่นกัน กรณีที่ดีที่สุดคือการรักษาสมดุลระหว่างราคาที่เหมาะสมและอัตราการเข้าพักที่ดี ซึ่งจะทำให้ RevPAR สูงขึ้นอย่างยั่งยืน

ดังนั้น ในการวิเคราะห์ผลประกอบการ ผู้บริหารไม่ควรดู ADR หรือ Occupancy แยกกัน แต่ควรใช้ RevPAR เป็นตัวชี้วัดหลัก แล้ววิเคราะห์ย้อนกลับว่า RevPAR ที่เพิ่มขึ้นหรือลดลง เกิดจากการเปลี่ยนแปลงของราคา หรือจำนวนการเข้าพัก ระบบ PMS จะช่วยแสดงข้อมูลทั้งสามค่าแบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถปรับกลยุทธ์การตั้งราคาและการขายได้อย่างแม่นยำ และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพรายได้ของโรงแรมในระยะยาว

ซึ่งทั้งหมดที่กล่าวมานี้ โปรแกรมโรงแรม RoomYY มีครบ สามารถวิเคราะห์ค่าต่างๆได้อย่างละเอียด สนใจดูโปรแกรมกด ที่นี่