ใหม่! Digital Guest Sign จาก โปรแกรมโรงแรม RoomYY

บทนำ ใบ รร.3 คืออะไรสามารถออกจาก โปรแกรมโรงแรม RoomYY ได้หรือไม่?

โปรแกรมโรงแรม RoomYY รองรับการทำใบ รร.3 ด้วย โดยใบลงทะเบียนผู้เข้าพัก (Guest Registration Form) เป็นเอกสารสำคัญที่โรงแรมใช้ในการบันทึกข้อมูลของแขกที่มาพัก ไม่ว่าจะเป็นการเข้าพักระยะสั้นหรือระยะยาว ใบนี้มีจุดประสงค์หลักเพื่อความถูกต้องทางกฎหมาย ความปลอดภัย และการให้บริการที่มีประสิทธิภาพต่อแขกผู้เข้าพัก

จุดประสงค์ของใบลงทะเบียนผู้เข้าพัก (ใบ รร.3)

1.เพื่อใช้เป็นหลักฐานการเข้าพักอย่างเป็นทางการ

ใบลงทะเบียนทำหน้าที่เป็นหลักฐานทางเอกสารระหว่าง โรงแรมและผู้เข้าพัก โดยระบุข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อแขก หมายเลขบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง วันที่เข้าพัก–วันที่ออก จำนวนห้อง และอัตราค่าห้องพัก เอกสารนี้ช่วยยืนยันว่าแขกได้เข้าพักจริง และเป็นข้อมูลอ้างอิงในกรณีเกิดข้อพิพาทหรือปัญหาทางกฎหมาย

2.เพื่อรายงานต่อหน่วยงานราชการตามกฎหมาย

โรงแรมทุกแห่งในประเทศไทยมีหน้าที่ต้อง รายงานข้อมูลผู้เข้าพักต่อสำนักงานตำรวจแห่งชาติหรือหน่วยงานที่กำหนด ตาม พ.ร.บ. โรงแรม พ.ศ. 2547 โดยเฉพาะกรณีที่มีแขกชาวต่างชาติ ใบลงทะเบียนจึงเป็นเอกสารต้นทางที่ใช้ในการจัดเก็บและส่งข้อมูลอย่างถูกต้อง

3.เพื่อช่วยในการบริหารจัดการ โปรแกรมโรงแรม และให้บริการลูกค้า

ข้อมูลจากใบลงทะเบียนช่วยให้โรงแรม เข้าใจข้อมูลพื้นฐานของแขก เช่น ความชอบในการเข้าพัก, ช่องทางการจอง, หรือข้อมูลการติดต่อกลับ เพื่อใช้ในการปรับปรุงการบริการในอนาคต เช่น การเตรียมห้องตามความต้องการ หรือการเสนอโปรโมชั่นให้เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละกลุ่ม

4.เพื่อความปลอดภัยของแขกและทรัพย์สินของโรงแรม

การมีข้อมูลประจำตัวของผู้เข้าพักเป็นสิ่งจำเป็นในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน เช่น การสูญหายของทรัพย์สิน หรือเหตุการณ์ที่ต้องตรวจสอบย้อนหลัง ข้อมูลในใบลงทะเบียนช่วยให้โรงแรมสามารถประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว

ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในใบลงทะเบียนผู้เข้าพัก

ใบลงทะเบียนผู้เข้าพัก (Guest Registration Form) เป็นเอกสารที่ใช้บันทึกข้อมูลของแขกที่เข้าพักในโรงแรม เพื่อใช้ยืนยันตัวตน, ประกอบการรายงานต่อหน่วยงานรัฐ, และใช้ในการบริหารงานภายในโรงแรมอย่างมีระบบ ดังนั้น การเก็บข้อมูลให้ครบถ้วนและถูกต้องจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง

1.ข้อมูลส่วนตัวของผู้เข้าพัก

• ชื่อ–นามสกุล (ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ถ้ามี)

• สัญชาติ

• หมายเลขบัตรประชาชน หรือหมายเลขหนังสือเดินทาง (สำหรับชาวต่างชาติ)

• ที่อยู่ปัจจุบันหรือที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน

• เบอร์โทรศัพท์

2.รายละเอียดการเข้าพัก

• วันที่เช็กอิน และวันที่เช็กเอาต์

• หมายเลขห้องพัก และประเภทห้อง

3.ลายเซ็นของผู้เข้าพัก

• ลายเซ็นยืนยันข้อมูลทั้งหมด

• วันที่ลงชื่อ

Digital Guest Sign ฟีเจอร์ใหม่ของ โปรแกรมโรงแรม RoomYY

RoomYY เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่เพื่อรองรับการทำงานในยุค Ai และลดการใช้กระดาษ จากเดิมปกติการทำงานของพนักงานโรงแรม จะต้องมีการพิมพ์เอกสารใบลงทะเบียนผู้เข้าพัก แล้วให้แขกเซ็นต์ ซึ่งขั้นตอนนี้ใช้เวลาและสิ้นเปลืองกระดาษในการทำงาน RoomYY จึงคิดวิธีการทำงานให้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยฟีเจอร์ Digital Guest Sign

โดยการทำงานของฟีเจอร์นี้ จะทำงานร่วมกันกับแทปเล็ตอีกเครื่องที่ใช้เชื่อมต่อกับระบบโปรแกรมโรงแรม RoomYY ด้วยวิธีการดังนี้

1.เปิดที่ Web brownser ใดก็ได้แล้วพิมพ์ค้นหา https://guest-sign.roomyy.co/

2.จากนั้นระบบจะขึ้นหน้าจอให้ใส่รหัส ให้ป้อนรหัสโรงแรมที่ขึ้นแสดงในโปรแกรมโรงแรม RoomYY

3.ตั้งชื่อแทปเล็ตตามต้องการ

3.จากนั้นแทปเล็ตจะทำการเชื่อมต่อกับระบบเรียบร้อย และสามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมได้ในขั้นตอนทำใบลงทะเบียนผู้เข้าพัก

วิธีออกใบลงทะเบียนผู้เข้าพักอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Guest Sign) ใน โปรแกรมโรงแรม RoomYY

1.เมื่อแขกเข้ามาที่โรงแรม พนักงานขอบัตรประชาชนหรือพาสปอร์ตเพื่อทำการเช็กอิน

2.สแกนบัตรประชาชนหรือพาสปอร์ตเข้าระบบ ด้วยวิธีการถ่ายรูปหรือต่อเครื่องอ่านบัตร

3.จากนั้นระบบจะอ่านข้อมูลหน้าบัตรมากรอกในเอกสารใบลงทะเบียนผู้เข้าพัก ตามตัวอย่าง

4.เมื่อถึงขั้นตอนนี้ให้กดเลือก Send GR เพื่อส่งข้อมูลไปที่แทปเล็ต

5.ข้อมูลที่ถูกดึงมาจากการอ่านบัตรหรือพาสปอร์ตถูกแสดงบนจอแทปเล็ต ดังรูป

6.ให้แขกเซ็นต์ที่หน้าจอแทปเล็ตเพื่อบันทึกข้อมูล เสร็จสิ้นการทำเอกสารใบลงทะเบียนผู้เข้าพัก

7.แล้วใบลงทะเบียนผู้เข้าพักจะถูกเก็บไว้ในระบบโปรแกรมโรงแรม RoomYY สามารถเรียกดูย้อนหลังได้ตลอดระยะเวลาที่ใช้โปรแกรม

สรุป โปรแกรม RoomYY กับฟีเจอร์ Digital Guest Sign ช่วยให้โรงแรมทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการบริหารจัดการโรงแรมมากขึ้น การเปลี่ยนจาก “ใบลงทะเบียนกระดาษ” ไปสู่ “ใบลงทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์” หรือ Digital Guest Sign ไม่เพียงช่วยลดภาระงานเอกสาร แต่ยังเพิ่มความรวดเร็ว ความถูกต้อง และภาพลักษณ์ความทันสมัยให้กับโรงแรมอีกด้วย

1.เพิ่มความรวดเร็วและลดขั้นตอนการเช็กอินของ โปรแกรมโรงแรม

แขกสามารถกรอกข้อมูลและเซ็นชื่อผ่านแท็บเล็ตหรือสมาร์ตโฟนได้ทันที ทำให้กระบวนการเช็กอินเร็วขึ้น ลดเวลารอคิวหน้าเคาน์เตอร์ และช่วยให้พนักงานต้อนรับบริการแขกได้อย่างราบรื่น

2.เชื่อมต่อกับระบบ โปรแกรมโรงแรม PMS อัตโนมัติ

ข้อมูลที่แขกกรอกในแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์จะถูกบันทึกเข้าสู่ระบบ PMS ทันทีโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลผิด และทำให้ข้อมูลแขกทุกส่วนเชื่อมโยงถึงกันแบบเรียลไทม์

3.ลดการใช้กระดาษและต้นทุนการจัดเก็บเอกสารโดยเก็บใน โปรแกรมโรงแรม RoomYY ได้เลย

ระบบดิจิทัลช่วยลดปริมาณเอกสารและค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์ จัดเก็บ และค้นหาเอกสารย้อนหลัง ทั้งยังเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม (Eco-friendly) สอดคล้องกับแนวคิด Green Hotel

4.เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล

การเก็บข้อมูลแขกในระบบดิจิทัลที่มีระบบเข้ารหัสและการสำรองข้อมูล (Data Backup) ช่วยป้องกันการสูญหายหรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต แตกต่างจากเอกสารกระดาษที่อาจชำรุดหรือสูญหายได้ง่าย

5.มอบประสบการณ์ที่ทันสมัยและเป็นมืออาชีพ

Digital Guest Sign ช่วยให้โรงแรมสร้างภาพลักษณ์ที่ดูทันสมัยและใส่ใจในประสบการณ์ของลูกค้า แขกรู้สึกสะดวก ปลอดภัย และมั่นใจในมาตรฐานของโรงแรมมากขึ้น

6.สนับสนุนการวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า

เมื่อข้อมูลแขกถูกรวบรวมในระบบดิจิทัล โรงแรมสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์พฤติกรรมการเข้าพัก เช่น ประเทศต้นทาง, ความถี่ในการจอง, หรือช่วงเวลาที่นิยมเข้าพัก เพื่อวางแผนการตลาดและโปรโมชันได้อย่างแม่นยำ

กล่าวโดยสรุป RoomYY ได้พัฒนาเทคโนโลยีเพื่อช่วยให้การบริหารจัดการภายในโรงแรมเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น หนึ่งในฟีเจอร์ที่โดดเด่นคือ “Digital Guest Sign” หรือระบบใบลงทะเบียนผู้เข้าพักแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเข้ามาช่วยยกระดับการทำงานของพนักงานต้อนรับ (Front Office) และปรับกระบวนการเช็กอินให้ง่าย รวดเร็ว และเป็นมืออาชีพมากกว่าเดิม นอกจากนี้ RoomYY ยังมีเครื่องเช็กอิน อีกหนึ่งไอเทมเด็ดที่ยกระดับโรงแรมขึ้นอีก อ่านเพิ่มเติม ที่นี่

ด้วย Digital Guest Sign โรงแรมไม่จำเป็นต้องพิมพ์ใบลงทะเบียนกระดาษให้แขกกรอกเหมือนในอดีตอีกต่อไป แขกสามารถลงชื่อ เซ็นเอกสาร และยืนยันข้อมูลผ่านแท็บเล็ตหรืออุปกรณ์ดิจิทัลได้ทันที เมื่อแขกเช็กอิน ข้อมูลที่กรอกจะถูกบันทึกเข้าสู่ระบบ PMS ของ RoomYY โดยอัตโนมัติแบบ เรียลไทม์ ลดขั้นตอนซ้ำซ้อนในการคีย์ข้อมูลและลดโอกาสผิดพลาดจากการกรอกด้วยมือ นอกจากนี้ ยังช่วยให้พนักงานสามารถดูข้อมูลแขกย้อนหลังได้อย่างสะดวก ไม่ต้องค้นหาเอกสารจำนวนมากในแฟ้มเก็บเอกสาร

ฟีเจอร์นี้ยังช่วยให้ กระบวนการเช็กอิน–เช็กเอาต์รวดเร็วขึ้นหลายเท่า แขกใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการลงทะเบียน ขณะเดียวกันพนักงานก็สามารถให้บริการแขกได้มากขึ้นในเวลาเท่ากัน ส่งผลให้การจัดการห้องพักมีประสิทธิภาพสูงขึ้น และลดความแออัดหน้าเคาน์เตอร์ โดยเฉพาะในช่วงเวลาเร่งด่วน เช่น เวลาที่มีกรุ๊ปทัวร์หรือการเข้าพักพร้อมกันหลายห้อง

นอกจากความรวดเร็วแล้ว ระบบ Digital Guest Sign ของ RoomYY ยังมาพร้อมกับความปลอดภัยของข้อมูลในระดับสูง ข้อมูลทุกอย่างถูกจัดเก็บในระบบคลาวด์ที่เข้ารหัสและสามารถเรียกดูได้เฉพาะผู้มีสิทธิ์ ช่วยลดความเสี่ยงจากการสูญหายหรือการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต อีกทั้งยังสอดคล้องกับแนวทาง Green Hotel ด้วยการลดการใช้กระดาษและต้นทุนการพิมพ์เอกสาร

ที่สำคัญ ระบบนี้ยังสร้าง ภาพลักษณ์ความเป็นโรงแรมยุคใหม่ (Smart Hotel) ให้กับธุรกิจ ช่วยยกระดับประสบการณ์ของแขกตั้งแต่ขั้นตอนแรกที่เดินเข้ามา แขกรู้สึกถึงความสะดวก ความทันสมัย และความเป็นมืออาชีพของโรงแรม ซึ่งทั้งหมดนี้สะท้อนออกมาในความประทับใจและโอกาสในการกลับมาใช้บริการอีกครั้ง

ดังนั้น ฟีเจอร์ Digital Guest Sign ของ RoomYY ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือช่วยเซ็นชื่อออนไลน์เท่านั้น แต่เป็นก้าวสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการทำงานของโรงแรมให้ “เร็วขึ้น ฉลาดขึ้น และปลอดภัยขึ้น” พร้อมช่วยให้ทีมงานมีเวลาโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญที่สุด นั่นคือ “การดูแลแขกให้ได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด”