โปรแกรมโรงแรม PMS & Channel Manager ทำงานร่วมกัน?

บทนำ โปรแกรมโรงแรม PMS และ Channel Manager จำเป็นกับโรงแรมหรือไม่?

ในยุคดิจิทัลที่การแข่งขันในธุรกิจโรงแรมสูงขึ้นเรื่อย ๆ โปรแกรมโรงแรม การจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบและแม่นยำเป็นสิ่งจำเป็น “PMS (Property Management System)” และ “Channel Manager” จึงกลายเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารจัดการโรงแรมสมัยใหม่ ทั้งสองระบบมีหน้าที่ต่างกันแต่ทำงานร่วมกันอย่างสอดคล้อง เพื่อช่วยให้โรงแรมสามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ

1. โปรแกรมโรงแรม PMS (Property Management System) คืออะไร

PMS คือระบบบริหารจัดการภายในโรงแรมที่ช่วยให้เจ้าของหรือผู้จัดการสามารถควบคุมการดำเนินงานทั้งหมดได้จากจุดเดียว
ระบบนี้จะรวมการทำงานหลัก ๆ ของโรงแรมไว้

เช่น

• การจัดการการจอง (Reservation Management): บันทึกและติดตามข้อมูลการจองจากทุกช่องทาง

• การเช็กอิน–เช็กเอาท์ (Front Office Operations): จัดการสถานะห้องพักของแขกได้แบบเรียลไทม์

• การดูแลบัญชีลูกค้าและบิล (Billing & Payment): คำนวณค่าใช้จ่าย ค่าห้อง และออกใบเสร็จได้อัตโนมัติ

• การรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล (Reporting & Analytics): แสดงรายงานยอดขาย ยอดเข้าพัก และรายได้ต่อห้อง

กล่าวได้ว่า PMS ทำหน้าที่เป็น ศูนย์กลางการบริหารจัดการงานภายในโรงแรมทั้งหมด ตั้งแต่รับจองจนถึงการชำระเงิน

2. Channel Manager คืออะไร

Channel Manager คือระบบที่ช่วยบริหารจัดการ การขายห้องพักออนไลน์ (Online Travel Agents) เช่น Agoda, Booking.com, Expedia หรือเว็บไซต์โรงแรมโดยตรง
หน้าที่หลักคือ เชื่อมต่อและอัปเดตข้อมูลห้องพักและราคาแบบอัตโนมัติ ไปยังทุกช่องทางพร้อมกัน เพื่อป้องกันปัญหาข้อมูลไม่ตรงกัน

ตัวอย่างการทำงานของ Channel Manager:

• เมื่อโรงแรมมีการจองเข้ามาผ่าน OTA หนึ่ง ระบบจะอัปเดตจำนวนห้องว่างในทุกช่องทางทันที

• หากปรับราคาห้องในระบบ Channel Manager ระบบจะอัปเดตราคานั้นไปยังทุก OTA แบบเรียลไทม์

• สามารถตั้งโปรโมชั่นหรืออัตราค่าห้องเฉพาะช่วงเวลาได้ในที่เดียว โดยไม่ต้องเข้าไปแก้ไขในแต่ละเว็บไซต์

ดังนั้น Channel Manager จึงช่วย ลดความซ้ำซ้อนของงาน และ ลดความเสี่ยงจากการจองซ้ำ (Overbooking) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ทำไม โปรแกรมโรงแรม PMS และ Channel Manager ต้องทำงานร่วมกัน

แม้ทั้งสองระบบจะมีหน้าที่ต่างกัน แต่เมื่อเชื่อมต่อกันแล้วจะเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

• PMS จะส่งข้อมูลจำนวนห้องว่างและราคาล่าสุดให้ Channel Manager อัปเดตไปยัง OTA

• เมื่อมีการจองจาก OTA ระบบ Channel Manager จะส่งข้อมูลกลับไปยัง PMS ทันที

• ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกในระบบเดียว ทำให้ทีมงานหน้าฟรอนต์ทราบสถานะห้องแบบเรียลไทม์

การเชื่อมต่อระหว่าง PMS และ Channel Manager จึงช่วยให้โรงแรม ทำงานรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาด และบริหารรายได้ได้อย่างแม่นยำ

การเชื่อมต่อระหว่าง โปรแกรมโรงแรม RoomYY PMS และ Channel Manager

การเชื่อมต่อ PMS (Property Management System) กับ Channel Manager แบบเรียลไทม์เป็นหัวใจสำคัญในการบริหารโรงแรมยุคดิจิทัล เพราะช่วยให้ข้อมูลเกี่ยวกับ ห้องพัก ราคา และการจอง สอดคล้องกันในทุกช่องทาง ทำให้ลดความผิดพลาด เช่น การจองซ้ำ หรือข้อมูลราคาไม่ตรงกัน ดังนั้นหน้าที่สำคัญที่ PMS ทำงานร่วมกันกับ Channel Manager มีดังนี้

1.การซิงค์จำนวนห้องว่าง (Inventory Sync)

หนึ่งในฟีเจอร์สำคัญคือ Inventory Sync

• เมื่อมีการจองเข้ามาในช่องทางใดช่องทางหนึ่ง (OTA, เว็บไซต์, หรือโทรจอง) จำนวนห้องว่างจะลดลงทันทีใน RoomYY PMS

• Channel Manager จะอัปเดตข้อมูลจำนวนห้องว่างไปยังทุก OTA และช่องทางการขายอื่น ๆ

• การซิงค์แบบเรียลไทม์ช่วย ลดปัญหาการจองซ้ำ (Overbooking) และทำให้ข้อมูลถูกต้องเสมอ

2.การซิงค์การจอง (Reservation Sync)

เมื่อมีการจองจาก OTA หรือเว็บไซต์ของโรงแรม:

• Channel Manager จะส่งข้อมูลการจองกลับไปยัง PMS ทันที

• PMS จะอัปเดตสถานะห้อง, รายละเอียดแขก, และข้อมูลการชำระเงิน

• ทีมงานหน้าโรงแรมสามารถตรวจสอบและจัดการห้องพักได้แบบเรียลไทม์

3.การอัปเดตราคาแบบเรียลไทม์ (Rate Sync)

• หากผู้จัดการปรับราคาห้องใน PMS หรือ Channel Manager ระบบจะส่งข้อมูลไปยังทุกช่องทางโดยอัตโนมัติ

• ระบบนี้ช่วยให้ ทุกช่องทางขายมีราคาเดียวกันและทันสมัย ลดความสับสนของลูกค้า

ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อทางโรงแรมไม่ใช้ PMS และ Channel Manager ที่เชื่อมต่อกัน

แม้ PMS และ Channel Manager จะเป็นระบบที่ทรงพลัง แต่หากไม่เชื่อมต่อกันอย่างถูกต้อง โรงแรมอาจเผชิญกับปัญหาที่ส่งผลต่อทั้งรายได้และประสบการณ์ลูกค้า

ข้อมูลห้องพักไม่อัปเดต (Inventory Mismatch)

สถานการณ์: โรงแรมมีการจองเข้ามาจาก OTA เช่น Booking.com แต่จำนวนห้องว่างใน PMS ไม่ถูกอัปเดต ทำให้ห้องเดียวกันถูกจองซ้ำในช่องทางอื่น (Overbooking)
แนวทางแก้ไข: เชื่อม PMS กับ Channel Manager แบบเรียลไทม์ เพื่อให้ทุกช่องทางขายรับข้อมูลจำนวนห้องว่างที่ถูกต้องทันที

ราคาขายไม่ตรงกันในแต่ละช่องทาง (Rate Discrepancy)

สถานการณ์: โรงแรมปรับราคาโปรโมชั่นใน PMS แต่ไม่ได้อัปเดตใน OTA ทำให้ลูกค้าเห็นราคาต่างกัน หรือราคาที่ผิดพลาดในบางช่องทาง
แนวทางแก้ไข: ตั้งค่าให้การเปลี่ยนราคาห้องใน PMS หรือ Channel Manager อัปเดตไปยังทุกช่องทางขายโดยอัตโนมัติ และตรวจสอบโปรโมชั่นก่อนเผยแพร่

ทีมงานต้องทำงานซ้ำซ้อน (Manual Workload)

สถานการณ์: พนักงานต้องเข้าไปแก้ไขข้อมูลห้องพัก ราคาหรือสถานะการจองทีละช่องทางด้วยมือ ใช้เวลานานและเสี่ยงเกิดความผิดพลาด
แนวทางแก้ไข: ใช้ระบบเชื่อมต่ออัตโนมัติ PMS – Channel Manager เพื่อให้ข้อมูลอัปเดตทุกช่องทางพร้อมกัน ลดงานซ้ำซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพ

ข้อมูลรายงานไม่ตรงกัน (Inaccurate Reporting)

สถานการณ์: ทีมบริหารทำรายงานยอดขายหรืออัตราการเข้าพัก แต่ข้อมูลจาก PMS และ OTA ไม่ตรงกัน ทำให้การวิเคราะห์รายได้และวางแผนกลยุทธ์ผิดพลาด
แนวทางแก้ไข: การซิงค์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ช่วยให้รายงานใน PMS เป็นข้อมูลล่าสุด สะท้อนความเป็นจริงและใช้ตัดสินใจเชิงธุรกิจได้แม่นยำ

สรุป โปรแกรมโรงแรม RoomYY All-In-One ครบจบที่นี่

โปรแกรมโรงแรม RoomYY มีครบตั้งแต่  PMS , Channel Manager , Booking Engine , Website และการเชื่อมต่อโปรแกรมโรงแรม PMS (Property Management System) กับ Channel Manager ช่วยให้โรงแรมสามารถบริหารจัดการทั้งภายในและภายนอกได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ระบบทั้งสองทำงานร่วมกันเพื่อให้ข้อมูล ห้องพัก ราคา และการจอง ถูกต้องตรงกันในทุกช่องทาง ทำให้ลดความผิดพลาดจากการจองซ้ำ (Overbooking) ซึ่งถือเป็นปัญหาที่พบบ่อยในโรงแรมที่จัดการหลายช่องทางขายพร้อมกัน

นอกจากนี้ การเชื่อมต่อแบบเรียลไทม์ยังช่วย ประหยัดเวลาและทรัพยากรบุคคล เพราะทีมงานไม่จำเป็นต้องอัปเดตข้อมูลห้องพักหรือราคาทีละช่องทางด้วยตนเอง ทุกการเปลี่ยนแปลงจะซิงค์โดยอัตโนมัติ ทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นงานด้านบริการลูกค้าและการจัดการภายในโรงแรมได้มากขึ้น

ในด้านการเพิ่มรายได้ ระบบนี้ช่วยให้โรงแรมสามารถ ขายห้องพักได้ทุกช่องทางพร้อมกันโดยไม่พลาดโอกาสทางธุรกิจ ทั้ง OTA, เว็บไซต์ของโรงแรม หรือช่องทางอื่น ๆ การมีข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยช่วยให้สามารถปรับราคาและโปรโมชั่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้รายได้ต่อห้อง (RevPAR) เพิ่มขึ้น

สุดท้าย การเชื่อมต่อ PMS และ Channel Manager ยัง เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า เพราะทุกการจองจะถูกยืนยันทันทีและลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด ทำให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์การจองที่ราบรื่นและเชื่อถือได้ ซึ่งสะท้อนถึงภาพลักษณ์ที่มืออาชีพของโรงแรม อ่านต่อ