โปรแกรมโรงแรม RoomYY ฟังก์ชัน Room Block ใช้อย่างไร

Room Block ใน โปรแกรมโรงแรม คืออะไร?

Room Block คือฟังก์ชันใน โปรแกรมโรงแรม (PMS – Property Management System) ที่ใช้สำหรับ กันห้องพักบางห้องออกจากระบบการขายชั่วคราว โดยไม่ให้สามารถจองผ่านช่องทางต่าง ๆ ได้ ทั้งภายในโรงแรมเอง (walk-in, โทรจอง) และจากภายนอก เช่น OTA (Online Travel Agency) โดยการใช้ Room Block มีจุดประสงค์หลายแบบ ขึ้นอยู่กับความต้องการในการบริหารจัดการห้องพักในช่วงเวลานั้น ๆ

ตัวอย่างการใช้งานที่พบบ่อย ได้แก่

• กันห้องไว้สำหรับลูกค้ากลุ่ม (Group Block): เช่น การจองหมู่คณะหรืองานสัมมนา
• กันห้องไว้สำหรับ VIP หรือผู้บริหาร: เพื่อควบคุมตำแหน่งหรือคุณภาพห้องโดยเฉพาะ
• กันห้องเพื่อซ่อมแซมหรือบำรุงรักษา (Out of Order / Out of Service): ห้องที่มีปัญหาและไม่สามารถให้บริการได้
• กันห้องไว้สำหรับการทำความสะอาดใหญ่หรือปรับปรุง: เช่น ช่วง Low Season ที่ใช้เวลาปรับปรุงห้องพักบางส่วน

เมื่อมีการ Block ห้อง ระบบจะ ไม่นำห้องนั้นไปรวมในจำนวนห้องว่างที่เปิดขาย และสามารถจัดการได้เองบนโปรแกรมโรงแรมแบบแมนนวล ขึ้นอยู่กับนโยบายและการใช้งานของแต่ละโรงแรม 

การใช้ Room Block อย่างเหมาะสมช่วยให้โรงแรมวางแผนบริหารห้องพักได้มีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาดจากการขายเกิน และเพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการห้องพักเฉพาะกิจต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้น

ประเภทของ Room Block ที่ระบบ โปรแกรมโรงแรม PMS รองรับ

การใช้ Room Block ในระบบ PMS เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับโรงแรมในการบริหารจัดการห้องพักอย่างมีระบบ โดยการ Block ห้องสามารถแยกออกเป็นหลายประเภทตามวัตถุประสงค์การใช้งาน ซึ่งช่วยให้โรงแรมควบคุมการใช้งานห้องพักได้ตรงกับสถานการณ์และลดความผิดพลาดจากการจองซ้ำซ้อนหรือการบริหารห้องไม่ทัน

1. Block สำหรับการซ่อมแซม (Out of Order – OOO)

ใช้สำหรับห้องที่มีปัญหาเชิงโครงสร้างหรืออุปกรณ์ เช่น แอร์เสีย, น้ำรั่ว, ปรับปรุงพื้นพรม ฯลฯ โดยระบบจะกันห้องนั้นไม่ให้สามารถจองได้ และแสดงสถานะว่า “ไม่พร้อมให้บริการ” พร้อมใส่เหตุผลหรือหมายเหตุประกอบได้ในโปรแกรมโรงแรม PMS เพื่อให้ทีมงานทราบว่าเกิดปัญหาอะไร

2. Block สำหรับการทำความสะอาดหรือใช้งานภายใน (Out of Service – OOS)

ต่างจาก OOO ตรงที่ห้องยังสามารถใช้งานได้ในทางเทคนิค แต่ถูกกันไว้ชั่วคราว เช่น เพื่อทำความสะอาดลึก (deep cleaning), พักห้องให้แห้ง, ใช้สำหรับฝึกอบรมพนักงาน หรือทดสอบอุปกรณ์ใหม่ ห้องที่ถูก Block แบบ OOS สามารถนำกลับมาใช้ได้ทันทีเมื่อต้องการ

ข้อดีของการแยกประเภท Room Block

• ช่วยทีม Front Office และ Housekeeping วางแผนงานได้แม่นยำ
• ป้องกันปัญหาการจัดห้องผิดประเภท เช่น เอาห้องเสียไปขาย
• รองรับการจัดการกลุ่มลูกค้าและกิจกรรมพิเศษล่วงหน้า
• เพิ่มความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนสถานะห้องได้แบบมีระบบ

การเข้าใจและใช้งานประเภทของ Room Block อย่างเหมาะสม จะช่วยให้โรงแรมสามารถควบคุมสต๊อกห้องได้แม่นยำ ลดปัญหาหน้างาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารระหว่างแผนกในองค์กรได้อย่างเป็นระบบ

การตั้งค่าและจัดการ Room Block ใน โปรแกรมโรงแรม RoomYY PMS

การจัดการห้องพักด้วยฟังก์ชัน Room Block ในระบบโปรแกรมโรงแรมเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้โรงแรมสามารถควบคุมการใช้ห้องได้ตามวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น การกันห้องไว้สำหรับลูกค้ากลุ่ม การบำรุงรักษา หรือการเตรียมความพร้อมพิเศษ การตั้งค่า Room Block อย่างถูกต้องไม่เพียงแต่ป้องกันการขายห้องผิดพลาด แต่ยังช่วยให้การประสานงานระหว่างแผนกเป็นไปอย่างราบรื่นอีกด้วย

ขั้นตอนการสร้าง Room Block ใน โปรแกรมโรงแรม RoomYY

1.เลือกประเภทของห้องหรือหมายเลขห้อง

  ดูจาก Room Calendar ตรงหมายเลขห้องที่ต้องการบล็อก

2.เลือกวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดการบล็อก
ลากใน Room Calendar แล้วเลือกช่วงวันเริ่มต้นและสิ้นสุดได้เลย

3.กำหนดประเภทของ Room Block
เลือกประเภทการบล็อก เช่น

• Out of Order (OOO)
• Out of Service (OOS)

การตรวจสอบและติดตามสถานะ Room Block แบบเรียลไทม์

ระบบ PMS ที่มีประสิทธิภาพจะให้หน้ารวม Room Status Dashboard ที่สามารถทำได้ ดังนี้

• แสดงรายการห้องที่ถูกบล็อกทั้งหมด
• แสดงสถานะชัดเจน
• ปลดบล็อกได้ง่ายไม่ซับซ้อน

แนวทางปฏิบัติที่ดี (Best Practices)

• ตรวจสอบและอัปเดต Room Block ในโปรแกรมโรงแรมอย่างน้อยวันละ 1 ครั้ง
• กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานในการบล็อกและปลดบล็อกห้องอย่างรัดกุม
• หมั่นตรวจสอบว่าห้องที่ถูกบล็อกแล้ว ยังจำเป็นต้องกันอยู่หรือไม่ เพื่อคืนห้องเข้าสู่ระบบขายได้เร็วที่สุด

การตั้งค่าและจัดการ Room Block อย่างถูกต้องในระบบ PMS เป็นส่วนสำคัญของการบริหารห้องพักอย่างมืออาชีพ ช่วยลดข้อผิดพลาดในการขายห้อง เพิ่มความแม่นยำในการวางแผน และสนับสนุนการทำงานร่วมกันระหว่าง Front Office, Housekeeping และ Maintenance ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การใช้ฟังก์ชันนี้อย่างชาญฉลาดจึงส่งผลโดยตรงต่อคุณภาพของการบริการและรายได้ของโรงแรมในภาพรวม

ผลกระทบของ Room Block ต่อระบบการจอง

เมื่อมีการใช้ฟังก์ชัน Room Block ในระบบ PMS ไม่ว่าจะเป็นการบล็อกห้องเพื่อซ่อมแซม, จองกรุ๊ปล่วงหน้า, หรือเตรียมห้องสำหรับ VIP ห้องเหล่านั้นจะ ถูกตัดออกจากสต๊อกห้องว่าง ที่ระบบใช้ในการคำนวณและแสดงผลในช่องทางการขายต่าง ๆ ทั้งภายในโรงแรมและภายนอก เช่น OTA (Online Travel Agency) หรือเว็บไซต์จองห้องโดยตรงของโรงแรม ซึ่งส่งผลกระทบโดยตรงต่อการจัดการยอดขายและการวางแผนห้องพัก

ผลกระทบที่เกิดขึ้นต่อระบบการจองโดยรวม

1.ห้องที่ถูก Block ในโปรแกรมโรงแรมจะไม่แสดงในช่องทางการขาย

• ระบบจะไม่นำห้องที่ถูกบล็อกไปรวมในจำนวนห้องว่าง ทำให้ห้องนั้นไม่สามารถถูกจองผ่าน OTA, เว็บไซต์ของโรงแรม หรือพนักงานจองหน้าเคาน์เตอร์ได้
• ตัวอย่างเช่น หากโรงแรมมีห้อง Deluxe ทั้งหมด 10 ห้อง และบล็อกไว้ 2 ห้องสำหรับซ่อมแซม OTA และหน้าจองของโรงแรมจะแสดงว่าว่างเพียง 8 ห้อง

2.กระทบต่อการจัดสรรห้องสำหรับลูกค้า Walk-in หรือกรุ๊ปใหญ่

• หากพนักงาน Front Desk ไม่ตรวจสอบสถานะ Room Block อย่างรอบคอบ อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิด เช่น คิดว่าห้องไม่ว่างทั้งที่ยังมีห้องอยู่ แต่ถูกบล็อกไว้
• หรือในทางกลับกัน หากปลดบล็อกโดยไม่เหมาะสม อาจทำให้ห้องที่ยังไม่พร้อมถูกนำไปขายโดยไม่ได้ตั้งใจ

3.มีผลต่อการคำนวณรายงานห้องว่างและการคาดการณ์ยอดขาย (Forecast)

• ข้อมูลห้องว่างในระบบจะลดลงทันทีเมื่อมีการบล็อกห้อง ส่งผลให้ฝ่ายบริหารอาจต้องปรับแผนการขาย หรือแคมเปญโปรโมชั่นให้สอดคล้องกับจำนวนห้องที่พร้อมให้บริการจริง

4.หากเชื่อมต่อโปรแกรมโรงแรม PMS กับ Channel Manager และ OTA ผ่าน API

• การบล็อกห้องจะซิงก์ข้อมูลไปยังทุก OTA แบบเรียลไทม์โดยอัตโนมัติ ทำให้ลดความเสี่ยงในการเกิด Overbooking และข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างระบบ
• ในทางกลับกัน หาก PMS หรือ Channel Manager ไม่รองรับการซิงก์ข้อมูลบล็อกห้อง การกันห้องภายในอาจไม่สะท้อนบน OTA ซึ่งเสี่ยงต่อการขายเกินจำนวน

แนวทางลดผลกระทบ

• ตั้ง Room Block ให้ครอบคลุมเฉพาะช่วงเวลาจำเป็น เพื่อไม่ลดโอกาสขายห้องโดยไม่ตั้งใจ
• ฝึกอบรมพนักงาน Front Desk และ Reservation ให้เข้าใจประเภท Room Block และวิธีตรวจสอบห้องที่ยังสามารถขายได้
  
  
• หากใช้ Channel Manager ให้ตรวจสอบว่า ระบบรองรับการ Sync ข้อมูล Room Block หรือไม่

สรุป การใช้ Room Block ใน โปรแกรมโรงแรม ใช้เป็นเกิดประโยชน์มากกว่าโทษ 

Room Block แม้จะเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารห้องพัก แต่หากไม่ใช้อย่างรอบคอบ อาจส่งผลกระทบต่อจำนวนห้องว่างในระบบและยอดขายของโรงแรมโดยตรง การเข้าใจผลกระทบและตรวจสอบสถานะห้องที่ถูกบล็อกอย่างสม่ำเสมอ จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีม Front Office, Reservation และฝ่ายบริหารทุกระดับ เพื่อให้สามารถวางแผนการขายและจัดสรรห้องพักได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดูฟีเจอร์อื่นของ RoomYY กดที่นี่