โปรแกรมโรงแรม RoomYY เสิร์ฟตัวจี๊ด เครื่อง Self CheckIn

บทนำ RoomYY โปรแกรมโรงแรม ยืนหนึ่งเรื่องคุณภาพ

โปรแกรมโรงแรม RoomYY ยกระดับการบริการของธุรกิจโรงแรมไปอีกขั้นด้วยเครื่อง Self CheckIn ที่หลากหลายฟังก์ชั่นการทำงาน ซึ่งสามารถใช้ทำงานจากฝั่งพนักงานเองหรือจะเป็นการให้ผู้เข้าพัก Check-in จากเครื่องได้ด้วยตนเอง 

ในยุคดิจิทัล พฤติกรรมของผู้เข้าพักเปลี่ยนแปลงไปตามยุคสมัย โดยเฉพาะในธุรกิจโรงแรมที่มีการแข่งขันสูง ซึ่งได้รับผลกระทบทั้งทางตรงและทางอ้อมจากการพัฒนาเทคโนโลยี ผู้เข้าพักในยุคนี้ให้ความสำคัญกับ “ความสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย” มากยิ่งขึ้น จนกลายเป็นปัจจัยหลักในการตัดสินใจเลือกใช้บริการ

หนึ่งในความเปลี่ยนแปลงสำคัญคือการหันมาใช้เทคโนโลยีเพื่อจัดการกับเรื่องต่าง ๆ ด้วยตัวเอง เช่น การจองห้องพักผ่านแอปพลิเคชัน การค้นหารีวิวโรงแรมจากสื่อออนไลน์ หรือแม้กระทั่งการเช็คอินด้วยโปรแกรมโรงแรมผ่านเครื่อง Self CheckIn แทนการติดต่อกับพนักงานหน้าเคาน์เตอร์ หรือกรณีที่ผู้เข้าพักเข้ามา Check-in ในช่วงที่ไม่มีพนักงานทำงาน จะเห็นว่าผู้เข้าพักมักหลีกเลี่ยงขั้นตอนที่ยุ่งยากหรือต้องรอคอยนาน ดังนั้นเครื่อง Self CheckIn จึงตอบโจทย์และสามารถแก้ปัญหานี้ได้อย่างตรงจุด

“เครื่อง Self CheckIn ทำงานอย่างไร?”

“เครื่อง Self CheckIn คือ ผู้ช่วยในการเช็กอิน ทำงานร่วมกับ PMS”

เครื่อง Self CheckIn ใช้งานร่วมกับ โปรแกรมโรงแรม RoomYY ใช่หรือไม่

คำตอบคือใช่ เราออกแบบเครื่องมาให้สอดคล้องกับการทำงานร่วมกันกับ โปรแกรมโรงแรม RoomYY และด้วยหน้าจอขนาด 15.6 นิ้ว ระบบ Tuchscreen จากหน้าจอ ทำให้การทำงานสะดวกยิ่งขึ้น จึงราบรื่นตลอดขั้นตอนการใช้งาน สามารถทำการ Check-in ได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ ลดระยะเวลารอคอย 

สเปคเครื่อง

• CPU : Intel Core i5 6th generation, 4GB + 128GB
• OS : Genuine Windows 11
• Touch display : 15.6-inch 16:9 capacitive touch display integrated screen.
• OCR scanner : Zhong’an KR160
• Card dispenser : Tianteng K750 (100 card storage)
• Smart card reader : Zoweetek ZW-12026-1

ดูรายละเอียดเพิ่มเติม ที่นี่

โดยเป็นการทำงานร่วมกันระหว่างระบบโปรแกรมโรงแรม PMS (Property Management System) และเครื่อง Self CheckIn โดย PMS ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการจัดการข้อมูลต่างๆ ของโรงแรม ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการจองห้องพัก, รายชื่อผู้เข้าพัก, การชำระเงิน, การจัดการห้องว่าง, และประวัติลูกค้า ส่วนเครื่อง Self CheckIn เป็นอุปกรณ์ปลายทางที่เชื่อมต่อกับโปรแกรมจัดการโรงแรม PMS ผ่านระบบออนไลน์ เพื่อให้ผู้เข้าพักสามารถเช็กอินได้ด้วยตัวเองแบบเรียลไทม์ ช่วยให้การเช็กอินเป็นเรื่องสนุกและง่ายเพียงปลายนิ้ว

กระบวนการทำงานโดยทั่วไปมีดังนี้:

1.เชื่อมต่อข้อมูลแบบอัตโนมัติ
ผู้เข้าพักกรอกข้อมูลหมายเลขการจอง (Booking Number) ที่เครื่อง Self CheckIn เครื่องจะดึงข้อมูลจาก PMS เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการจองแบบอัตโนมัติ โดยไม่ต้องพึ่งพาพนักงานหรือลดจำนวนพนักงานลงได้

2.ยืนยันตัวตนและการจอง
ระบบจะมีตัวสแกนแบบ OCR ทำการยืนยันตัวตนผ่านบัตรประชาชน, พาสปอร์ตและดึงข้อมูลหน้าบัตรไปใช้ทำเอกสาร โดยวางบนตำแหน่งที่เครื่องแจ้งไว้ ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกลงใน PMS โดยตรง และสามารถออกใบลงทะเบียนผู้เข้าพักอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยเขียนลายเซ็นต์ใบ ร.ร.3 ที่หน้าจอ (Digital Guess Sign)

3.ออกคีย์การ์ดห้องพัก
เมื่อเช็กอินสำเร็จ PMS จะส่งคำสั่งให้เครื่อง Self CheckIn ออกคีย์การ์ดให้กับผู้เข้าพักตามห้องที่ได้รับมอบหมาย ทำให้ผู้เข้าพักสามารถเข้าห้องพักได้ทันทีโดยไม่ต้องรอเจ้าหน้าที่

หมายเหตุ : ระบบออกคีย์การ์ดทำได้ 2 วิธี คือ ระบบ Manual วิธีนี้ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่ผู้เข้าพักต้องนำคีย์การ์ดแตะบริเวณที่กำหนดด้วยตนเอง และ ระบบจ่ายคีย์การ์ดอัตโนมัติ วิธีนี้จะมีอุปกรณ์เครื่องจ่ายคีย์การ์ดอัตโนมัติเพิ่ม แต่เมื่อผู้เข้าพักเช็กอินเสร็จ คีย์การ์ดจะจ่ายออกมาเอง

ข้อดีของการทำงานร่วมกันระหว่าง PMS และเครื่อง Self CheckIn

1. ลดเวลาและต้นทุนในการบริหารจัดการ

การนำระบบโปรแกรมโรงแรมที่เชื่อมต่อกับเครื่อง Self CheckIn มาใช้งาน ช่วยลดภาระงานที่ต้องใช้แรงงานมนุษย์ในกระบวนการเช็กอิน เช่น การรับแขก, ตรวจสอบข้อมูลการจอง, พิมพ์เอกสาร หรือออกกุญแจห้อง ทำให้โรงแรมสามารถลดจำนวนพนักงานหน้าเคาน์เตอร์ได้ในบางช่วงเวลา หรือกระจายบุคลากรไปปฏิบัติงานที่สำคัญกว่า เช่น บริการลูกค้าในเชิงรุก หรือจัดการปัญหาเฉพาะหน้า

นอกจากนี้ ระบบยังทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่มีความเหนื่อยล้า ทำให้โรงแรมสามารถให้บริการแบบไม่มีวันหยุดหรือไม่มีช่วงเวลาปิดรับเช็กอิน ลดความจำเป็นในการจัดเวรพนักงานช่วงกลางคืนหรือวันหยุด ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายระยะยาวอย่างเห็นได้ชัด

2. ยกระดับประสบการณ์ลูกค้าให้สะดวกและปลอดภัยยิ่งขึ้น

ผู้เข้าพักในปัจจุบันคาดหวังความสะดวกรวดเร็วเป็นอันดับต้น ๆ การที่พวกเขาสามารถเช็กอินได้ด้วยตัวเองภายในไม่กี่นาที โดยไม่ต้องต่อคิวนานหรือรอเจ้าหน้าที่ สามารถเพิ่มความเร็วในการเช็กอิน โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่มีผู้เข้าพักจำนวนมาก สร้างความประทับใจตั้งแต่ก้าวแรกที่มาถึงโรงแรม 

3. เพิ่มความแม่นยำในการจัดการข้อมูลผู้เข้าพัก

เมื่อข้อมูลทั้งหมดถูกป้อนเข้าสู่ระบบโดยตรงจากผู้เข้าพัก หรือดึงจากการจองออนไลน์โดยอัตโนมัติ ความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลผิดโดยพนักงานจะลดลงอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นชื่อ, วันที่เข้าพัก, ประเภทห้อง, หรือการชำระเงิน

นอกจากนี้โปรแกรมโรงแรมห้องพัก RoomYY PMS ยังสามารถจัดเก็บข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ทำให้แผนกอื่น ๆ ในโรงแรม เช่น แม่บ้าน, แผนกบัญชี หรือแผนกจัดกิจกรรม สามารถเข้าถึงข้อมูลผู้เข้าพักได้อย่างแม่นยำและทันเวลา ซึ่งช่วยให้การให้บริการโดยรวมเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

การมีข้อมูลที่ถูกต้องยังช่วยในการวิเคราะห์แนวโน้มลูกค้า เพื่อใช้ในการวางกลยุทธ์ทางการตลาด เช่น การเสนอโปรโมชั่น, การส่งแบบสอบถามหลังเข้าพัก หรือการออกแบบโปรโมชั่นพิเศษสำหรับลูกค้าประจำได้อีกด้วย

สรุป โปรแกรมโรงแรม RoomYY ก้าวนำเทคโนโลยี

ในยุคดิจิทัลที่ผู้เข้าพักให้ความสำคัญกับความสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย ธุรกิจโรงแรมจึงต้องปรับตัวให้ทันกับพฤติกรรมที่เปลี่ยนไป ระบบ Self CheckInn กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการตอบโจทย์ลูกค้ายุคใหม่ โดยเฉพาะเมื่อทำงานร่วมกับ โปรแกรมโรงแรม (RoomYY PMS) ที่ช่วยเชื่อมโยงข้อมูลอย่างเป็นระบบ

การผสานระบบ PMS on cloud เข้ากับเครื่อง Self CheckIn ทำให้กระบวนการเช็กอินทำงานอัตโนมัติ ตั้งแต่การยืนยันการจอง ยืนยันตัวตน ชำระเงิน ไปจนถึงการออกคีย์การ์ด ซึ่งช่วยลดภาระพนักงาน ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลผู้เข้าพัก

ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดจากการใช้ระบบนี้ ได้แก่ การลดต้นทุนการบริหาร, การยกระดับประสบการณ์ลูกค้า, และ ความแม่นยำในการจัดการข้อมูล ทั้งหมดนี้ช่วยให้โรงแรมสามารถแข่งขันในตลาดได้ดีขึ้น พร้อมตอบสนองความคาดหวังของนักเดินทางยุคดิจิทัลอย่างครบถ้วน

การทำงานระหว่างโปรแกรมโรงแรม RoomYY PMS และเครื่อง Self CheckIn ไม่ได้เป็นเพียงการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงวิสัยทัศน์ของโรงแรมที่มุ่งเน้น “การให้บริการที่เป็นมิตรกับเทคโนโลยีและผู้เข้าพักยุคใหม่” ก้าวทันเทคโนโลยีอยู่เสมอ