ระบบ PMS โรงแรม มีอะไรบ้าง

ระบบ PMS โรงแรม มีอะไรบ้าง ที่โรงแรมไม่ควรพลาด สามารถนำมาเช็คลิสต์ว่ารายการไหนที่โรงแรมยังไม่มี และรายการไหนที่มีแล้ว แต่ยังไม่ตอบโจทย์การใช้งานของโรงแรมบ้าง 

ระบบ PMS โรงแรม

โปรแกรมโรงแรม ก่อนอื่น ต้องทราบก่อนว่า PMS ย่อมาจาก Property Management System มีความหมายตรงตัวเลย คือระบบการจัดการทรัพย์สิน ดังนั้นถ้าพูดถึง PMS โรงแรมก็คือ ระบบจัดการโรงแรม

ระบบจัดการโรงแรม คือ ซอฟต์แวร์ที่จัดการการดำเนินงานส่วนหน้าของโรงแรม เป็นเครื่องมือที่เข้ามาช่วยบริหารจัดการห้องพัก เพื่อให้ลูกค้าได้รับความสะดวกในขั้นตอนการจองห้อง เช็คอิน การบริหารจัดการระหว่างการเข้าพัก การเช็คเอาท์ แม่บ้าน การซ่อมบำรุง ไปจนถึงรายงานต่างๆ

ระบบ PMS โรงแรม ปัจจุบันมีทั้งแบบ on Cloud และ On Pimiss ต่างกันที่ ระบบ Cloud PMS เป็นตัวเลือกที่ไม่จำเป็นต้องมีเซิร์ฟเวอร์ที่ต้องบำรุงรักษาและจัดการโดยบุคลากรทางด้าน IT อีกทั้งสามารถเข้าถึงได้ทุกที่แบบเรียวไทม์ (Real Time) ช่วยประหยัดเวลา เงิน และทรัพยากร

ดังนั้นเราจะแนะนำว่า ระบบ PMS โรงแรม มีอะไรบ้าง ที่ช่วยให้โรงแรมสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า ประหยัดเวลา เงิน และทรัพยากร 

“ระบบ PMS โรงแรมคือซอฟต์แวร์ที่ช่วยบริหารจัดการห้องพัก”

Front Office

Front Office  ฟังก์ชันในส่วนของการบริหารงานส่วนหน้า อาทิ การต้อนรับและให้ข้อมูลกับลูกค้าที่มาติดต่อ พนักงานสามารถดูได้อย่างแม่นยำว่า ห้องว่างเมื่อใด และราคาเท่าไหร่ รวมทั้งดูประวัติวันที่จองห้องเหล่านั้น เพื่อให้ลูกค้าสามารถจองห้องพัก และบริการได้

เมื่อลูกค้าเข้ามาติดต่อ ระบบจะช่วยให้พนักงานสามารถเปิดห้อง ยืนยันตัวตนลูกค้า บริหารจัดการระหว่างการเข้าพัก คิดค่าห้อง เช็คอิน-เช็คเอาท์อย่างรวดเร็ว สั่งงานแม่บ้าน ซ่อมบำรุง ไปจนถึงรายงานต่างๆ เป็นต้น ได้ทุกที่แบบเรียวไทม์ (Real Time)

ดังนั้น Front Office  ฟังก์ชันในส่วนของการบริหารงานส่วนหน้านี้ จะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างราบรื่น ลดข้อผิดพลาด ตลอดจนสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า

การจัดการการจอง (Reservation function)

การจัดการการจอง (Reservation function)  ฟังก์ชันที่ใช้บริหารจัดการ เป็นระบบการจองห้อง (Add Reservation) และติดตามการจองห้องพักทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ สามารถอัพเดทสถานะการจอง และจัดการการเปลี่ยนแปลงได้แบบ Real time (2 way interface with CM and BE ) 

มีระบบยืนยันตัวตนลูกค้าด้วย แอปพลิเคชั่น ถ่ายรูป Scan บัตรประชาชนและพาสปอร์ต (Scan Id Card/ Passport on app) รองรับทั้งการจองแบบรายเดี่ยว (single) และแบบเป็นกลุ่ม (Group) โดยจะมีรายละเอียดดังนี้ 

– Modify Single Reservation (การจองห้องแบบรายเดี่ยว)

1.Extend Stay (ขยายเวลาการเข้าพัก)

•    รายละเอียด : ปรับเปลี่ยนวันที่เช็คเอาท์ของลูกค้าเพื่อขยายระยะเวลาเข้าพัก
•    การดำเนินการ : ระบบจะอัพเดทสถานะการจองและค่าห้องพักเพิ่มเติมตามระยะเวลาที่ขยาย

2.Room Move / Stop Room Move (การย้ายห้องอย่างง่ายและการกำหนดข้อห้ามย้ายห้อง)

•    รายละเอียด : ย้ายห้องพักของลูกค้าไปยังห้องอื่นตามความต้องการ
•    การดำเนินการ : ระบบจะอัพเดทข้อมูลการจองและทำการเปลี่ยนแปลงในระบบ
•    Stop Room Move: ตั้งค่าข้อห้ามไม่ให้ย้ายห้องในบางกรณี เช่น ในช่วงเวลาที่มีความต้องการสูง

3.Split Booking (การแบ่งข้อมูลการจอง)

•    รายละเอียด : แยกการจองออกเป็นสองส่วนหรือมากกว่านั้น เมื่อลูกค้าเปลี่ยนห้องพักหลังจากเริ่มเข้าพัก
•    การดำเนินการ : ระบบจะจัดการการแบ่งการจองและอัพเดทข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

4.Duplicate (การทำการจองซ้ำ)

•    รายละเอียด : ทำการจองซ้ำตามการจองก่อนหน้าเพื่อความสะดวกในการทำรายการซ้ำ
•    การดำเนินการ : ระบบจะคัดลอกข้อมูลการจองที่มีอยู่แล้วและสร้างการจองใหม่

5.No Show (การจองแล้วไม่มาเข้าพัก)

•    รายละเอียด : การจัดการกรณีที่ลูกค้าไม่มาที่โรงแรมตามการจองที่ทำไว้
•    การดำเนินการ : ระบบจะบันทึกสถานะ “no show” และจัดการค่าธรรมเนียมตามนโยบายของโรงแรม

6.Cancellation (การยกเลิกการจองก่อนพัก)

•    รายละเอียด : ยกเลิกการจองที่ทำไว้ก่อนวันที่เข้าพัก
•    การดำเนินการ : ระบบจะทำการยกเลิกการจองและอาจจะคืนเงินตามนโยบายการยกเลิก

7.Void Transaction (การยกเลิกรายการทำธุรกรรม)

•    รายละเอียด : ยกเลิกธุรกรรมที่ทำไปแล้ว เช่น การชำระเงินหรือการเรียกเก็บเงิน
•    การดำเนินการ : ระบบจะทำการย้อนกลับธุรกรรมและอัพเดทข้อมูลบัญชี

– Modify Group Reservation (การจองห้องแบบกลุ่ม)

1.Extend Stay (ขยายเวลาการเข้าพัก)

•    รายละเอียด : ขยายเวลาการเข้าพักสำหรับกลุ่มลูกค้า
•    การดำเนินการ : ระบบจะอัพเดทการจองกลุ่มและค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมตามการขยายเวลา

2.Duplicate (การทำข้อมูลซ้ำ)

•    รายละเอียด : สร้างการจองกลุ่มใหม่โดยใช้ข้อมูลการจองกลุ่มที่มีอยู่แล้ว
•    การดำเนินการ : ระบบจะคัดลอกข้อมูลการจองกลุ่มและสร้างการจองใหม่

3.No Show (จองแล้วไม่มาพัก)

•    รายละเอียด : จัดการกรณีที่กลุ่มลูกค้าไม่มาที่โรงแรมตามการจองที่ทำไว้
•    การดำเนินการ : ระบบจะบันทึกสถานะ “no show” และจัดการค่าธรรมเนียมตามนโยบายของโรงแรม

4.Cancellation (ยกเลิกการจองก่อนมาพัก)

•    รายละเอียด : ยกเลิกการจองกลุ่มก่อนวันเข้าพัก
•    การดำเนินการ : ระบบจะทำการยกเลิกการจองกลุ่มและคืนเงินตามนโยบายการยกเลิก

5.Void Transaction (การยกเลิกการทำธุรกรรม)

•    รายละเอียด : ยกเลิกธุรกรรมที่ทำไปแล้วสำหรับกลุ่ม เช่น การชำระเงินหรือการเรียกเก็บเงิน
•    การดำเนินการ : ระบบจะทำการย้อนกลับธุรกรรมและอัพเดทข้อมูลบัญชี

6.Group Payment (1 or multi receipt no.) (การชำระเงินกลุ่ม)

•    รายละเอียด : จ่ายเงินสำหรับการจองกลุ่มทั้งหมดในใบเสร็จเดียว หรือแยกการจ่ายเป็นหลายใบเสร็จ
•    การดำเนินการ : ระบบจะจัดการการชำระเงินที่รวมกันหรือแยกกันสำหรับกลุ่มลูกค้า รวมถึงการออกใบเสร็จตามความต้องการ

“ระบบการจองเป็นกลุ่มที่รองรับการย้ายหรือเปลี่ยนแปลงการเข้าพักแบบกลุ่มด้วยการใส่ข้อมูลครั้งเดียวแบบนี้ประหยัดเวลา”

การเช็คอิน/เช็คเอาท์ (Check-in and check-out function)

การเช็คอิน/เช็คเอาท์ (Check-in and check-out function) ฟังก์ชันการเช็คอินและเช็คเอาท์ในระบบการจัดการโรงแรม (PMS) มีความสำคัญในการจัดการการเข้าพักของลูกค้า เพื่อให้แน่ใจว่าทุกขั้นตอนเป็นไปอย่างราบรื่นและเป็นไปตามนโยบายของโรงแรม นี่คือรายละเอียดของฟังก์ชันการเช็คอินและเช็คเอาท์

– ฟังก์ชันการเช็คอิน (Check-in Function)

1.Check the Previous Booking Must be Checked Out (ตรวจสอบ โดยห้องต้องเช็คเอาท์ก่อน จึงจะเช็คอินได้)

•    รายละเอียด : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าห้องพักที่ลูกค้าจะเช็คอินนั้นได้รับการเช็คเอาท์จากลูกค้าคนก่อนหน้าแล้ว
•    การดำเนินการ : ระบบจะไม่อนุญาตให้เช็คอินห้องพักที่ยังมีสถานะการเช็คเอาท์ค้างอยู่ เพื่อป้องกันไม่ให้ห้องพักที่ยังไม่พร้อมใช้งานถูกมอบให้กับลูกค้าใหม่

2.Allow Check-in on Arrival Date (อนุญาตให้ทำการเช็คอินในวันที่มาเข้าพัก)

•    รายละเอียด : อนุญาตให้ลูกค้าทำการเช็คอินในวันที่มาถึงโรงแรม แม้ว่าจะยังไม่ได้ถึงเวลาที่ระบุในนโยบายการเช็คอินปกติ
•    การดำเนินการ : ระบบจะอำนวยความสะดวกให้ลูกค้าสามารถเช็คอินทันทีที่มาถึงโรงแรมเพื่อความสะดวกและเพิ่มความพึงพอใจ

– ฟังก์ชันการเช็คเอาท์ (Check-out Function)

1. Check the Folio Balance Must be Zero (ตรวจสอบ โดยรายการที่ต้องชำระต้องเท่ากับศูนย์ จึงจะอนุญาตให้ทำการเช็คเอาท์)

•    รายละเอียด : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีของลูกค้าซึ่งบันทึกรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดมีมูลค่าเป็นศูนย์ก่อนที่จะอนุญาตให้ลูกค้าเช็คเอาท์
•    การดำเนินการ : ระบบจะทำการตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชีของลูกค้า และหากมีค่าใช้จ่ายคงค้าง ระบบจะต้องจัดการให้เรียบร้อยก่อนที่จะอนุญาตให้ลูกค้าเช็คเอาท์

2. Allow Check-in on Arrival Date (อนุญาตให้ทำการเช็คอินในวันที่มาเข้าพัก)

•    รายละเอียด : ฟังก์ชันนี้คล้ายกับที่ใช้ในการเช็คอิน, ซึ่งหมายความว่ามันอนุญาตให้การเช็คอินเกิดขึ้นในวันที่ลูกค้ามาถึงโรงแรม
•    การดำเนินการ : ใช้ในการยืนยันว่าเช็คอินสามารถทำได้ในวันเดียวกันกับวันที่ลูกค้าเข้าพัก

 **ข้อควรระวังและคำแนะนำ**

• การจัดการห้องพัก : เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาห้องพักที่ไม่พร้อมใช้งาน,ตรวจสอบสถานะของห้องพัก (ว่าง, จอง, เช็คอิน, เช็คเอาท์) และสถานะการเช็คเอาท์ของห้องพักก่อนการเช็คอินจะช่วยลดข้อผิดพลาด
• ความสะดวกของลูกค้า : อนุญาตให้เช็คอินได้ทันทีที่มาถึงโรงแรมอาจจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า แต่ต้องแน่ใจว่าห้องพักพร้อมและสะอาด
• การจัดการบัญชี : การตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชีลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญในการป้องกันการมีค่าใช้จ่ายค้างชำระก่อนการเช็คเอาท์

ฟังก์ชันการปิดวัน (Close Day Function)

ฟังก์ชันการปิดวัน (Close Day Function) ฟังก์ชันที่สำคัญอีกหนึ่งข้อใน ระบบ PMS โรงแรม โดยฟังก์ชันนี้ มี Item Modification is Not Allowed After Night Audit  คือ ไม่อนุญาตให้แก้ไขหลังการตรวจสอบของวัน 

หลังจากที่การตรวจสอบของวัน (night audit) เสร็จสิ้น การแก้ไขรายการต่างๆ เช่น การปรับเปลี่ยนการจองหรือการจัดการการเงินจะไม่สามารถทำได้ ช่วยในการป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่สำคัญหลังจากที่การตรวจสอบของวันเสร็จสิ้น และเพื่อความถูกต้องของข้อมูลทางการเงิน

ฟังก์ชันรายการรายรับรายจ่าย (Folio Function)

ฟังก์ชันรายการรายรับรายจ่าย (Folio Function) ใน ระบบ PMS โรงแรม เป็นฟังก์ชันที่ช่วยในการจัดการการเงิน ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า โดยจะมีรายละเอียดรายการค่าใช้จ่ายของลูกค้าที่ต้องจ่าย โดยลูกค้าสามารถตรวจสอบได้ และให้ช่วยให้แน่ใจว่าบัญชีของลูกค้าซึ่งบันทึกรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดมีมูลค่าเป็นศูนย์ก่อนลูกค้าเช็คเอาท์ ดังนี้

1. Room Charge Breakdown on Folio (แสดงราคาห้องแยกจากราคาทั้งหมดที่ลูกค้าต้องจ่าย) แสดงรายละเอียดค่าห้องพักแยกออกจากค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ลูกค้าต้องชำระ เช่น ค่าบริการเสริม, ค่าอาหาร, และค่าธรรมเนียมอื่นๆ

• การแสดงผล : ระบบจะสร้างรายการที่แสดงค่าห้องพักเป็นรายการแยกต่างหากในใบเสร็จ หรือใบกำกับภาษี
• ข้อดี : ช่วยให้ลูกค้าเห็นภาพรวมของค่าใช้จ่ายที่ชัดเจนและสามารถตรวจสอบความถูกต้องของค่าห้องพักได้ง่าย พนักงานโรงแรมสามารถจัดการ และปรับปรุงข้อมูลค่าห้องพักได้

2. Rebate / Refund (การให้ส่วนลดและการคืนเงิน) แสดงรายละเอียดการจัดการการให้ส่วนลดหรือการคืนเงินสำหรับการจองห้องพักหรือบริการเสริม

•   การให้ส่วนลด : ระบบสามารถจัดการการให้ส่วนลดสำหรับกรณีพิเศษ เช่น โปรโมชั่นหรือข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน
•   การคืนเงิน : ระบบสามารถบันทึกและจัดการการคืนเงินสำหรับลูกค้าที่ยกเลิกการจองหรือในกรณีที่เกิดปัญหาที่ต้องการคืนเงินตามนโยบายของทางโรงแรม
•   ข้อดี : รายการส่วนลดและคืนเงินจะถูกบันทึกในระบบเพื่อให้สามารถติดตามและตรวจสอบได้

3. Guest Profile/History/Preference/Bill To ฟังก์ชันนี้บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล, ประวัติการเข้าพัก, ความพึงพอใจ และวิธีการชำระเงิน ได้แก่

•   ข้อมูลส่วนบุคคล : บันทึกข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ, ที่อยู่, และข้อมูลติดต่อ
•   ประวัติการเข้าพัก : บันทึกข้อมูลการเข้าพักก่อนหน้าและการจองที่ลูกค้าเคยทำ
•   ความพึงพอใจ : บันทึกความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของลูกค้า
•   ข้อมูลชำระเงิน : จัดการข้อมูลการชำระเงิน เช่น บัตรเครดิตและข้อมูลบัญชี
•   ข้อดี : ช่วยให้พนักงานสามารถให้บริการที่เป็นส่วนบุคคลและปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้ดีขึ้น

4. Log มีบันทึกประวัติการทำรายการทั้งหมดของเจ้าหน้าที่ในระบบระบบจะบันทึกทุกการกระทำของพนักงาน เช่น การทำรายการการเงิน การจัดการการจอง และการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

•   ข้อดี : ให้ความโปร่งใสในการดำเนินงาน สามารถติดตามตรวจสอบกิจกรรมของพนักงาน หรือใช้ในการตรวจสอบเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น รวมถึงการประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้

ฟังก์ชันการบริหารค่าห้อง (Rate Management)

ฟังก์ชันการบริหารค่าห้อง (Rate Management) เป็นฟังก์ชันใน ระบบ PMS โรงแรม ที่เข้ามากำหนดราคาห้องพักให้ถูกต้อง ตามสถานการณ์ต่างๆ ซึ่งช่วยเพิ่มโอกาสในการขายห้องพักได้มากขึ้น รายละเอียดของฟังก์ชันที่สำคัญในด้านการบริหารค่าห้องมีดังนี้:

1. Dynamic Pricing (Advance with Multi-factor) (มีเงื่อนไขให้เลือกมากมาย เพื่อตั้ง/กำหนดราคาที่ถูกต้องได้ตามเงื่อนไขต่างๆ)

รายละเอียด :

•   เงื่อนไขที่ใช้ในการตั้งราคา : ระบบ Dynamic Pricing ใช้ปัจจัยต่างๆ เช่น การจองล่วงหน้า, ช่วงเวลาที่เข้าพัก, ความต้องการห้องพัก, อัตราการเข้าพักในช่วงเวลานั้น, และเหตุการณ์พิเศษหรือเทศกาล
•   การตั้งราคา : ระบบจะกำหนดราคาโดยอิงจากข้อมูลที่รวบรวมมาและใช้การคำนวณที่ซับซ้อนเพื่อให้ได้ราคาที่เหมาะสมที่สุดในแต่ละช่วงเวลา

การดำเนินการ :

•   ความยืดหยุ่น : ระบบช่วยให้การตั้งราคาเป็นไปอย่างยืดหยุ่น สามารถปรับราคาได้ตามสถานการณ์จริง เช่น เพิ่มราคาในช่วงที่มีความต้องการสูง หรือเสนอราคาพิเศษในช่วงที่มีความต้องการต่ำ
•   การเพิ่มรายได้ : ช่วยในการจัดการราคาเพื่อเพิ่มโอกาสในการขายห้องพักให้มากที่สุดในแต่ละช่วงเวลา
•   การวิเคราะห์ข้อมูล : ระบบสามารถใช้ข้อมูลทางสถิติและการวิเคราะห์เพื่อปรับเปลี่ยนราคาห้องพักอย่างมีประสิทธิภาพ

2. Rate Adjustment on OTAs Channel Separately  (มีระบบให้กำหนดราคาให้แต่ละ OTA)

รายละเอียด :

•  การกำหนดราคาห้องพักสำหรับแต่ละ OTA : ระบบอนุญาตให้กำหนดราคาห้องพักที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละช่องทางการจองออนไลน์ (OTA) เช่น Expedia, Booking.com, Agoda เป็นต้น
•  การจัดการราคา : สามารถตั้งราคาและเงื่อนไขที่แตกต่างกันให้กับแต่ละ OTA ตามความต้องการและกลยุทธ์ทางการตลาด

การดำเนินการ :

•  การเพิ่มโอกาสในการขาย : ช่วยให้โรงแรมสามารถจัดการราคาให้เหมาะสมกับแต่ละ OTA ซึ่งอาจช่วยเพิ่มโอกาสในการขายห้องพักโดยการดึงดูดลูกค้าจากหลายช่องทาง
•  การจัดการข้อเสนอพิเศษ : ระบบสามารถสร้างข้อเสนอพิเศษหรือโปรโมชั่นที่มีเฉพาะในบาง OTA เพื่อดึงดูดลูกค้า
•  การติดตามและวิเคราะห์ : สามารถติดตามผลการทำงานและการจองผ่านแต่ละ OTA เพื่อปรับปรุงกลยุทธ์การตั้งราคาและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการการจอง

ฟังก์ชันการคิดเงิน (Cashiering)

ฟังก์ชันการคิดเงิน (Cashiering) คือระบบ การบันทึกการทำธุรกรรมต่างๆ ที่จะช่วยในการจัดการบัญชีและการเงินของโรงแรม รวมถึงปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายในการออกใบกำกับภาษี ในฟังก์ชันนี้มีรายละเอียดหลักดังนี้ 

1. Tax Invoice on Receipt (ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน) มีการออกใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินตามที่กฎหมายกำหนด ให้ความสะดวกในการจัดการการเงิน และปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
2. Clear Accounting Receivable from City Ledger (การรับเงินจากลูกหนี้) มีระบบการจัดการ การรับเงินจากลูกหนี้ เป็นการจัดการการรับเงินจากลูกค้าที่มีการชำระผ่านบัญชีลูกหนี้ (city ledger)
3. Credit Note on Receipt (การบันทึกเจ้าหนี้) เป็นการบันทึกข้อมูลการชำระเงิน หรือการคงค้างที่ต้องจ่าย โดยระบบช่วยในการจัดการเครดิตโน้ต และบันทึกการทำธุรกรรมอย่างถูกต้อง

ฟังก์ชันแม่บ้าน (Housekeeping)

ฟังก์ชันแม่บ้าน (Housekeeping) ใน ระบบ PMS โรงแรม ก่อนที่จะทำการเช็คอิน ต้องแน่ใจว่าส่งมอบห้องที่สะอาด และพร้อมให้กับลูกค้า ฟังก์ชันนี้จึงเข้ามาช่วยในการติดตามสถานะห้องพัก เช่น สถานะห้องพักที่ต้องทำความสะอาด หรือซ่อมบำรุง ซึ่งจะมีระบบหลักๆดังนี้

1. Room to Room Status (แจ้งสถานะห้องพร้อมขายทำความสะอาดแล้ว) เป็นรายละเอียดการแจ้งสถานะห้องพัก เช่น ห้องที่พร้อมขาย, ทำความสะอาดแล้ว, หรือห้องที่ต้องการการบำรุงรักษา ช่วยในการติดตามสถานะห้องพัก และให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการจัดการการทำความสะอาดและบำรุงรักษา
2. OS/ OI/ OO Function (สามารถระบุเหตุผล: ห้องชำรุดไม่ขายรอซ่อม, ห้องไม่ได้ชำรุดแต่ไม่ขาย, และห้องชำรุดยาว) ระบุเหตุผลที่ทำให้ห้องพักไม่สามารถขายได้ เช่น ห้องชำรุดต้องรอซ่อมแซม หรือห้องชำรุดยาว ช่วยในการจัดการสถานะห้องพัก และวางแผนการซ่อมแซม
3. Work Order List (แสดงรายการห้องที่ต้องทำความสะอาด) ระบบจะแสดงรายการห้องพักที่ต้องทำความสะอาดหรือบำรุงรักษา สามารถกำหนดความเร่งด่วนของการทำความสะอาด ซึ่งช่วยในการจัดการงานของทีมแม่บ้านและติดตามความก้าวหน้าในการทำความสะอาดได้
4. Task List (แสดงรายละเอียดคำสั่งงานได้) ในส่วนนี้จะแสดงรายละเอียดของคำสั่งงานที่ได้รับจากฝ่ายบริหาร เป็นใบงานเฉพาะ ให้กับทีมแม่บ้าน ช่วยในการติดตามและจัดการคำสั่งงานของทีมแม่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แจกฟรี เช็คลิสต์ คู่มือสำหรับเลือกโปรแกรมโรงแรม

สรุป

ฟังก์ชันต่างๆที่ระบุมานั้น สามารถช่วยให้โรงแรมบริหารจัดการ ได้อย่างราบรื่น ไม่ว่าจะเป็นการทำงานของ Front Office ที่ประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด การจองที่ทำได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าลูกค้าจะมาเป็นกลุ่ม หรือบริษัทก็สามารถจัดการได้ด้วยการใส่ข้อมูลเพียงครั้งเดียว หรือแม้การย้ายการจอง ก็สามารถจัดการการจองนั้นๆได้อย่างง่าย 

การใส่ข้อมูลยืนยันตัวตนลูกค้า ฟังก์ชันเหล่านี้เอง จะเห็นได้ว่าลดขั้นตอนที่ยุ่งยาก สำหรับพนักงานและลูกค้า ทำให้สร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้การบริการจัดการ รายการค่าใช้จ่ายของลูกค้า ก็แสดงผลให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบได้ เป็นต้น

ดังนั้นแล้ว การเลือก ระบบ PMS โรงแรม มีอะไรบ้าง นั้นจึงเป็นเรื่องที่โรงแรมต้องให้ความสำคัญ เพื่อนำมาใช้วิเคราะห์และเลือก ระบบ PMS ที่เหมาะสมกับโรงแรม เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อโรงแรมเอง