ฟังก์ชั่นย่อยใน ระบบ PMS

ระบบ PMS จากบทความก่อนหน้า เรื่อง “ทำความรู้จัก Cloud-based  และ Function ต่างๆ” เราจะมาเขียนถึง ฟังก์ชั่นต่างๆ ใน ระบบ โปรแกรมโรงแรม PMS ต่อ อย่างที่เราทราบว่า ฟังก์ชั่นเหล่านี้ถูกพัฒนา และให้บริการผ่านระบบคลาวด์ (Cloud) ข้อมูล และการประมวลผล ของฟังก์ชั่นเหล่านี้ จะถูกเก็บรักษา และดำเนินการบนเซิร์ฟเวอร์ ที่ตั้งอยู่ในระบบคลาวด์ ที่เป็นเครือข่ายอินเทอร์เน็ต 

ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึง และใช้งานฟังก์ชั่นเหล่านี้ ได้ผ่านอินเทอร์เน็ตทุกที่ ที่มีการเชื่อมต่อ โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้ง ซอฟต์แวร์ หรือฮาร์ดแวร์เฉพาะ ในอุปกรณ์ของตนเอง 

ฟังก์ชั่นย่อยต่างๆ ใน ระบบ PMS

“Forecast function” หมายถึง ฟังก์ชันที่ใช้ในการทำนาย หรือคาดการณ์ผลลัพธ์ ในการทำนายนั้น สามารถใช้ข้อมูลปัจจุบัน และรูปแบบการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลในอดีตเพื่อสร้างรายการคาดการณ์สำหรับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในอนาคตได้ 

ปกติ จะอยู่ใน Report months Statistics สามารถดูได้ว่า มีรายได้สะสมเท่าไหร่ และรายได้ที่ควรจะได้ เพื่อการตั้งเป้าในการขาย 

“Occupied room” หมายถึง “ห้องที่ใช้งาน” หรือ “ห้องที่มีผู้เข้าพัก” ซึ่งหมายความว่าห้องนั้นถูกใช้งานโดยผู้อื่นอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งอาจเป็นห้องพักในโรงแรม ห้องทำงานในอาคารสำนักงาน หรือห้องในสถานที่อื่นๆ ขึ้นอยู่กับบริบทที่ใช้คำว่า “occupied room”

“Available room” จะหมายถึง “ห้องว่าง” หรือ “ห้องที่ยังไม่มีผู้เข้าพัก” ซึ่งหมายความว่าห้องนั้นว่างและสามารถใช้งานหรือเข้าพักได้ในปัจจุบัน ซึ่งอาจเป็นห้องว่างในโรงแรมที่ยังไม่มีผู้เข้าพักจอง ห้องทำงานที่ยังไม่ถูกใช้งาน หรือห้องในสถานที่อื่นๆ ที่ยังว่างอยู่ ขึ้นอยู่กับบริบทที่ใช้คำว่า “available room”

“Overbooking function” คือคำว่า “ฟังก์ชันการจองเกิน” หรือ “การจองเกิน” ซึ่งเป็นกระบวนการหรือระบบที่โรงแรมหรือบริษัทที่ให้บริการที่พักสามารถทำการจองห้องพักเกินจำนวนที่พร้อมให้บริการจริง ๆ ซึ่งเป็นเรื่องที่ทำได้โดยขายห้องพักมากกว่าที่สามารถมีได้จริงเพื่อป้องกันความเป็นไปได้ที่จะมีห้องว่างเปล่าอยู่ในช่วงเวลาที่ไม่ได้มีผู้เข้าพักมาจริง ทำให้สูญเสียรายได้ที่คาดหวังได้

การ Overbooking ใน ระบบ PMS จะมีการคำนึงถึงข้อมูลสถิติและประสบการณ์ในอดีตเพื่อให้สามารถคาดเดาความน่าจะเป็นของผู้ที่จองห้องพักแต่ละห้องที่จะมาใช้งานจริง ๆ และจัดการให้มีจำนวนห้องที่จองเกินไว้ให้เหมาะสมกับความน่าจะเป็นของผู้มาใช้บริการ ซึ่งหากการคาดการณ์ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดปัญหาเมื่อมีผู้เข้าพักเกินที่คาดคิดและไม่มีห้องพักเหลือให้บริการจริง ๆ ส่งผลให้เกิดความไม่พึงพอใจกับลูกค้าที่ต้องการห้องพักในขณะนั้น

“Under booking function” คือคำว่า “ฟังก์ชันการจองน้อยเกิน” หรือ “การจองน้อยเกิน” ซึ่งเป็นกระบวนการหรือระบบที่โรงแรมหรือบริษัทที่ให้บริการที่พักจองห้องพักน้อยกว่าที่มีจำนวนห้องพักที่พร้อมให้บริการจริง ๆ เพื่อลดความเสี่ยงในกรณีที่ไม่มีผู้มาเข้าพักมากพอในช่วงเวลาที่กำหนด ทำให้ไม่เกิดความขัดแย้งหรือสูญเสียรายได้จากการมีห้องว่างเปล่าไม่ได้ในเวลาที่คาดคิดไว้

การ Under booking จะคำนึงถึงปัจจัยต่าง ๆ เช่น ฤดูกาลหรือเทศกาลที่มีประชากรที่มีความต้องการห้องพักมากขึ้น ซึ่งจำนวนห้องพักที่จองเพียงพอเพื่อตอบสนองความต้องการนั้นจะเป็นที่น่าสนใจสำหรับโรงแรมหรือบริษัทที่ให้บริการที่พัก โดยคำนึงถึงประสบการณ์ของที่พักในอดีตและข้อมูลสถิติเพื่อการวิเคราะห์และการวางแผนการจองให้เหมาะสมกับภาวะที่เป็นไปได้ในเวลาที่กำหนด หากการคาดการณ์ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดความไม่พึงพอใจกับลูกค้าที่ต้องการห้องพักแต่ไม่สามารถจองได้ในขณะนั้น

Company and Travel agent profile

รายละเอียดการกำหนด “Company and Travel Agent Profile” คือ “ข้อมูลบริษัทและตัวแทนท่องเที่ยว”

ในเนื้อหานี้ อาจเป็นการเสนอข้อมูล ที่เกี่ยวข้องกับบริษัท หรือองค์กร ที่ให้บริการท่องเที่ยว หรือการเดินทาง และตัวแทนท่องเที่ยว ที่เป็นตัวแทนให้ความช่วยเหลือ และบริการต่าง ๆ ในการวางแผนการท่องเที่ยว หรือการเดินทางของลูกค้า โดยอาจมีเนื้อหาที่รวมถึงข้อมูลดังนี้:

• ข้อมูลบริษัท (Company Profile):
  • ชื่อของบริษัท
  • ประวัติความเป็นมาของบริษัท
  • วิสัยทัศน์และพันธกิจของบริษัท
  • บริการที่บริษัทให้กับลูกค้า
• ข้อมูลตัวแทนท่องเที่ยว (Travel Agent Profile):
  • ชื่อของตัวแทนท่องเที่ยว
  • ประวัติความเป็นมาของตัวแทนท่องเที่ยว
  • ความเชี่ยวชาญในประเภทของท่องเที่ยวหรือปลายทางที่บริษัทมี
  • บริการที่ตัวแทนท่องเที่ยวให้กับลูกค้า
• ประเภทของบริษัทและตัวแทนท่องเที่ยว:
  • บริษัทท่องเที่ยวและการเดินทาง
  • ตัวแทนท่องเที่ยวในประเภทเฉพาะ เช่น ท่องเที่ยวภูมิภาค ท่องเที่ยวทางธรรมชาติ ท่องเที่ยวเชิงประวัติศาสตร์ เป็นต้น
• ข้อมูลติดต่อ:
  • ที่อยู่ของบริษัทและตัวแทนท่องเที่ยว
  • เบอร์โทรศัพท์และอีเมลติดต่อ
  • เว็บไซต์หรือช่องทางออนไลน์อื่น ๆ สำหรับติดต่อหรือตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติม

ข้อมูลเหล่านี้มีประโยชน์ในการนำเสนอบริษัทและตัวแทนท่องเที่ยวให้แก่ลูกค้าหรือท่านที่สนใจเพื่อให้มีความเข้าใจเกี่ยวกับบริษัทหรือตัวแทนท่องเที่ยวและบริการที่พวกเขามีให้ ทำให้เป็นที่น่าเชื่อถือและเหมาะสมกับความต้องการในการวางแผนการท่องเที่ยวหรือการเดินทางของลูกค้า

Floor plan 

“Floor plan” แปลว่า “แผนผังชั้น”

“การจัดเรียงห้องตามชั้น” หมายถึงการวางแผนหรือการจัดลำดับห้องพักในโรงแรมหรือที่พักต่าง ๆ ตามชั้นที่มีอยู่ในอาคาร ซึ่งจะแสดงแผนผังแต่ละชั้นของอาคารโดยมีการแสดงห้องพักแต่ละห้อง หรือสถานที่ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพัก เช่น บาร์ ห้องอาหาร สระว่ายน้ำ เป็นต้น และบ่งบอกถึงทำเลของห้องในแต่ละชั้น

“การดูแบบ stay view เป็นการดูตาม Room type” หมายถึงการแสดงแบบ stay view โดยแบ่งตามประเภทของห้องพัก (Room type) ซึ่งอาจมีหลายประเภท เช่น ห้องคู่ ห้องเดี่ยว ห้องสวีท ห้องแฟมิลี ฯลฯ ทำให้ลูกค้าสามารถเลือกดูห้องพักตามประเภทที่ต้องการและวางแผนการเข้าพักในห้องที่เหมาะสมกับความต้องการและความพึงพอใจของพวกเขาได้ง่ายขึ้น

User access level

การกำหนด ชื่อ User Role

“User access level” แปลว่า “ระดับการเข้าถึงของผู้ใช้”

“การกำหนดชื่อ User Role” หมายถึง การตั้งชื่อหน้าที่ของผู้ใช้งานในระบบหรือแอปพลิเคชัน เพื่อกำหนดสิทธิ์และการเข้าถึงข้อมูลหรือฟังก์ชันต่าง ๆ ซึ่งผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถทำได้ ชื่อ User Role จะใช้ในการระบุบทบาทหรือสิทธิ์ของผู้ใช้แต่ละคนในระบบเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลหรือการดำเนินการต่าง ๆ ภายในระบบนั้น ๆ ตัวอย่างของ User Role ที่อาจมีอยู่ได้แก่ “ผู้ดูแลระบบ (Administrator)”, “พนักงาน (Staff)”, “สมาชิก (Member)” เป็นต้น คำนี้มีความสำคัญในการสร้างระบบและแอปพลิเคชันที่ต้องการควบคุมระดับการเข้าถึงและสิทธิ์ของผู้ใช้งานให้เป็นไปตามที่ต้องการ และรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

Fort office สามารถ custom ได้เลยว่าแต่ละ ตำแหน่ง มีสิทธิ์แก้ไข ข้อมูล อะไรบ้าง

Full user log without removing the historical changes

“Full user log without removing the historical changes” แปลว่า “บันทึกผู้ใช้แบบเต็มโดยไม่ลบการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในอดีต”

ในบริบทนี้ “Full user log” หมายถึง บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมและการดำเนินการของผู้ใช้งานในระบบหรือแอปพลิเคชันที่เก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกิดขึ้น รวมถึงการเข้าถึงข้อมูล การบันทึกการเปลี่ยนแปลง หรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่ผู้ใช้งานได้ดำเนินการภายในระบบนั้น ๆ

การให้ “without removing the historical changes” หมายถึง การไม่ลบหรือไม่ลบทิ้งการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในอดีต หมายความว่า บันทึกยังคงรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นในทุก ๆ ช่วงเวลา ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในขณะนี้หรือในอดีต การรักษาบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในอดีตที่แท้จริงเป็นสิ่งสำคัญในการติดตามและวิเคราะห์กิจกรรมของผู้ใช้งานและปรับปรุงระบบให้ดียิ่งขึ้นในอนาคต

All bookings detail with all booking statuses

“All bookings detail with all booking statuses” แปลว่า “รายละเอียดการจองทั้งหมดพร้อมสถานะการจองทั้งหมด”

ในบริบทนี้ “All bookings detail” หมายถึง ข้อมูลที่เกี่ยวกับการจองทั้งหมดในระบบหรือแอปพลิเคชัน ซึ่งจะรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจองห้องพักหรือบริการอื่น ๆ ที่ลูกค้าได้ทำการจองไว้

“with all booking statuses” หมายถึง รวมถึงข้อมูลสถานะการจองทั้งหมด คือ ข้อมูลที่บอกถึงสถานะปัจจุบันของการจองห้องพักหรือบริการ ทำให้ทราบว่าการจองนั้นได้รับการยืนยันและตอบรับเรียบร้อยแล้วหรือยัง หรือมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในขณะนั้น

การรวบรวมข้อมูลรายละเอียดการจองทั้งหมดพร้อมสถานะการจองทั้งหมดเป็นสิ่งสำคัญในการติดตามและการจัดการกับการจองในระบบ เพื่อให้สามารถตรวจสอบสถานะและข้อมูลการจองที่มีอยู่ในระบบได้เป็นอย่างง่ายและสะดวกสบายในการบริหารจัดการท่องเที่ยวหรือสิ่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพักของลูกค้าได้ทันที

สรุป

บทสรุปเกี่ยวกับฟังก์ชั่นต่างๆใน โปรแกรมโรงแรม ระบบ PMS (Property Management System) คือ ดัชนีสำหรับการจัดการธุรกิจโรงแรม ซึ่งช่วยให้การดำเนินการในโรงแรมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและง่ายต่อการควบคุม ฟังก์ชั่นต่างๆใน PMS ช่วยให้โรงแรมสามารถดำเนินการในด้านต่างๆ ได้มีความเป็นระบบและอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้า ดังนี้:

• จองห้อง (Room Reservation): ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้ลูกค้าสามารถทำการจองห้องพักในโรงแรมได้ สามารถตรวจสอบความว่างงานของห้องพักในวันและเวลาที่ต้องการพัก และทำการจองห้องพักได้ผ่านระบบออนไลน์หรือทางโทรศัพท์กับพนักงานโรงแรม
• การเช็คอิน (Check-in): ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้ลูกค้าทำการเช็คอินเข้าพักที่โรงแรม โดยบันทึกข้อมูลการลงทะเบียนและทำหน้าที่ตรวจสอบการจองของลูกค้า เช่น ข้อมูลส่วนตัว รายละเอียดการชำระเงิน และการติดตั้งเตือนการเช็คอิน
• การเช็คเอาท์ (Check-out): ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้ลูกค้าทำการเช็คเอาท์ออกจากห้องพัก โดยคำนวณค่าใช้จ่ายในการพัก และออกใบแจ้งหนี้หากมีค่าบริการเพิ่มเติม เช่น ร้านอาหาร บริการห้องน้ำและซักรีด
• การจัดการห้องพัก (Room Management): ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้โรงแรมสามารถตรวจสอบสถานะและความว่างงานของห้องพักในเวลาปัจจุบัน และให้กำหนดสถานะของห้องพักเช่น ว่าง, จอง, ทำความสะอาด หรือห้องกำลังซ่อมแซม
• ระบบการเก็บเงิน (Payment System): ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้ลูกค้าสามารถชำระค่าบริการห้องพักและค่าบริการอื่นๆ ผ่านช่องทางที่สะดวก ซึ่งอาจเป็นการชำระเงินด้วยเงินสด บัตรเครดิต หรือวอลเล็ทออนไลน์
• ระบบบริหารจัดการ (Management Reporting): ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้เจ้าของโรงแรมและผู้บริหารสามารถตรวจสอบข้อมูลทางธุรกิจต่างๆ ในรูปแบบรายงาน ที่ช่วยให้วิเคราะห์และดำเนินการในด้านต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจ
• ระบบการส่งเสริมการขาย (Sales and Marketing): ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้โรงแรมสามารถตรวจสอบผู้เข้าพักในอดีต และกำหนดโปรโมชั่นส่วนลดหรือข้อเสนอพิเศษเพื่อดึงดูดลูกค้าใหม่และสร้างความภูมิใจให้กับลูกค้าที่กลับมาเข้าพักอีกครั้ง
• ระบบติดตามความพึงพอใจของลูกค้า (Customer Feedback Tracking): ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้โรงแรมสามารถติดตามและบันทึกความพึงพอใจของลูกค้าที่เข้าพัก ซึ่งจะช่วยในการปรับปรุงคุณภาพและบริการให้กับลูกค้าในอนาคต

การใช้งานฟังก์ชั่นต่างๆ ในโปรแกรม PMS จะช่วยให้กิจการโรงแรมเป็นไปอย่างเป็นระบบ และให้บริการที่ดีแก่ลูกค้า ช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจและการวางแผนในการพัฒนาและเติบโตของธุรกิจโรงแรมในระยะยาว