ยังปวดหัวกับ รายงาน การแยก payment อยู่หรือไม่?

ต้องบอกว่า รายงาน รายได้ของโรงแรมที่ได้รับมา คุณแยกระหว่างรายรับจากลูกหนี้ จากแขกที่พัก และรายรับจากค่าประกันการจองอย่างไรอยู่ จากบทความก่อนหน้าเรื่อง PMS ที่เราเคยกล่าวถึงนั้น สามารถแยกรายการเหล่านี้ให้คุณได้ 

รายงาน รายได้ที่ได้มา นั้นหากไม่สมดุลกับทุนที่คุณทำอยู่อาจส่งผลกระทบให้คุณทำงานไม่ตรงจุดได้ คุณต้องรู้ก่อนว่ารายรับจริงๆของคุณมีเท่าไหร่ และมาจากส่วนไหน สำหรับรายงานสรุปรายได้ประจำวันนี้ ถ้าหาก โรงแรมนำระบบโปรแกรม PMS เข้ามาใช้งาน ก็จะช่วยให้สะดวก และประหยัดเวลามากขึ้น

รายงาน การจัดการห้องพัก (Manager Report)

รายงานการจัดการห้องพัก (Manager Report) เป็นรายงานที่สรุปข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงาน และสถานะของห้องพักในโรงแรม การขายห้องพักของโรงแรม โดยมีรายละเอียด ยอดขายห้องพักจำนวนเท่าไร (Rooms Sold) ข้อมูลเชิงสถิติ (Statistics) คิดเป็นอัตราร้อยละเท่าไรในวันนี้ (Current Day)

ยอดสะสมทั้งเดือนเป็นเท่าไร (Month To Date) ยอดสะสมทั้งปีเป็นเท่าไร (Year To Date) และมีการเปรียบเทียบกับยอดขาย ณ วันนี้ของปีที่แล้ว (Last Year Current Date) ยอดสะสมทั้งเดือนของปีที่แล้ว (Last Year Mont To Date) และยอดสะสมทั้งปีของปีที่แล้ว (Last Year Year To Date) 

รายงานนี้จะทำให้ผู้บริหารทราบว่าในเดือนหนึ่ง ๆ จำนวนการขายห้องพักพร้อมยอดเงินรายได้ค่าห้องพักเป็นจำนวนเงินเท่าไร อยู่ในเกณฑ์มาตรฐานของโรงแรมหรือไม่ รายงานนี้จะช่วยให้ผู้จัดการโรงแรมได้มองภาพรวม และวิเคราะห์ข้อมูลที่สำคัญเพื่อการตัดสินใจ การวางแผนการดำเนินงานในอนาคต รายงานการจัดการห้องพักมักจะรวมถึงข้อมูลต่อไปนี้ เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลในแต่ละช่วงเวลาของปี :

• occupancy rate: อัตราส่วนของห้องพักที่มีลูกค้าเข้าพักเป็นเวลาใดเป็นเวลากี่เปอร์เซ็นต์ของห้องพักทั้งหมดที่มีอยู่ในโรงแรม อัตราส่วนนี้ช่วยให้ผู้จัดการโรงแรมประเมินผลงาน ของการจัดการห้องพักว่ามีความสำเร็จหรือไม่
• การจองห้องพัก: จำนวนและรายละเอียดการจองห้องพักที่เกิดขึ้นในช่วงรายงาน เช่น จำนวนการจองที่เกิดขึ้น การจองที่ยกเลิก และประเภทของการจอง เช่น การจองผ่านเว็บไซต์ การจองผ่านตัวแทนท่องเที่ยว เป็นต้น
• การเข้าพัก และการเช็คเอาท์: จำนวนและรายละเอียดของลูกค้าที่เข้าพักและเช็คเอาท์ในช่วงรายงาน เช่น จำนวนวันที่เข้าพัก ช่วงเวลาที่เข้าพัก การออกบิล เป็นต้น
• รายได้: ยอดรวมของรายได้จากการขายห้องพัก รวมถึงรายได้เพิ่มเติมจากบริการอื่น ๆ เช่น ร้านอาหาร ร้านค้าในโรงแรม เป็นต้น
• ปัญหาและข้อเสนอแนะ: รายงานการจัดการห้องพักอาจรวมถึงการรายงานปัญหาที่เกิดขึ้นในห้องพัก เช่น ปัญหาที่ลูกค้าร้องเรียน ปัญหาที่เกี่ยวกับสถานะห้องพัก เพื่อให้ผู้จัดการสามารถพิจารณาแก้ไข และปรับปรุงในอนาคตได้

รายงานการจัดการห้องพักนี้จะช่วยให้ผู้จัดการโรงแรมทราบถึงสถานะและประสิทธิภาพของการดำเนินงาน และช่วยในการวางแผนการดำเนินงานในอนาคตเพื่อให้โรงแรมมีผลประโยชน์ทางธุรกิจสูงสุด

รายงาน บัญชีแขกพัก (Guest Ledger)

รายงานบัญชีแขกพัก (Guest Ledger) เป็นรายการที่แสดงยอดรวมของบัญชีรายได้ที่เกี่ยวข้องกับแขกพักในโรงแรมที่ถูกบันทึกลงในบัญชีแขกพัก (Guest Folio) การชำระเงินสำหรับค่าบริการ หรือสินค้าที่แขกพักในโรงแรมได้รับจากโรงแรม 

ซึ่งสามารถชำระโดยใช้วิธีการต่าง ๆ เช่น จ่ายเงินสด ใช้บัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต หรือโอนเงินผ่านระบบออนไลน์ เมื่อคุณเช็คเอาท์จากโรงแรม คุณจะต้องชำระเงินที่ค้างอยู่ตามยอดสุทธิที่คุณใช้บริการไปรวมกับค่ามัดจำ (Deposit) หากมีการใช้บริการเพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุไว้ล่วงหน้า โรงแรมอาจเรียกเก็บค่าบริการเพิ่มเติมเมื่อคุณเช็คเอาท์

รายการทั้งหมดจะถูกจัดเรียงตามหมวดบัญชีเพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและวิเคราะห์ในโรงแรมโดยหลังจากที่มีการทำรายการบัญชีต่าง ๆ ในระบบบัญชี ยอดรวมของแต่ละบัญชีจะถูกนำมาบันทึกใน Guest Ledger เพื่อให้สามารถตรวจสอบว่ายอดสมดุลกัน ระบบบัญชีมีความถูกต้อง

รายงาน การจัดการลูกหนี้การค้า (City Ledger )

City Ledger หมายถึง “บัญชีลูกหนี้ที่มีการให้เครดิตการชำระเงิน” ส่วนมากก็จะให้กับ Agency, Corporate, Government ที่จะส่งคนมาพัก หรือส่ง Group เข้ามาพักก่อนแล้วให้แขกสามารถ Check Out ออกไปก่อนได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าห้องพัก 

หลังจากนั้นผู้ที่เกี่ยวข้องจะตามมาชำระเงินให้กับทางโรงแรมเอง ตามจำนวนเงินที่ถูกระบุไว้ใน City Ledger ก่อนระยะเวลา Credit Term ภายใน 45 วัน หรืออื่นๆ ตามที่ได้ตกลงกันไว้

โดยรายการของลูกหนี้นี้จะแยกออกว่า มีรายการรอรับชำระลูกหนี้เหลือเท่าไหร่ มากขึ้นหรือไม่ วันนี้มาจ่ายแล้วเท่าไหร่ ซึ่งหากมองเห็นว่ามียอดรอชำระหนี้ส่วนนี้มากเกินไป อาจทำให้โรงแรมเจอปัญหาตามมาได้

รายงานการจัดการเงินมัดจำค่าห้องพัก (Advance Deposit Ledger)

Advance Deposit Ledger (เงินมัดจำหรือค่าประกันการจอง): advance deposit หมายถึงการชำระเงินล่วงหน้าเพื่อยืนยันการจองห้องพักในโรงแรม โดยผู้เข้าพักจะต้องชำระเงินบางจำนวนที่ระบุไว้โดยก่อน เช่น หากคุณจองห้องพักและโรงแรมกำหนดการชำระเงินมัดจำ 

คุณต้องชำระเงินนั้นให้เรียบร้อยก่อนวันที่เข้าพัก เงินมัดจำที่ชำระจะถูกหักจากยอดรวมที่คุณต้องชำระเมื่อเช็คอิน และเงินมัดจำนี้จะถูกคืนให้คุณเมื่อคุณเช็คเอาท์โรงแรม

ซึ่งในตัวรายงาน จะแสดงถึงรายการของวันนี้ว่ามียอด Advance Deposit เข้ามาเท่าไหร่ มีการตัดยอดไปใช้ในวันนี้เท่าไหร่ คงเหลือยอดที่แขกยังไม่มาใช้บริการอีกเท่าไหร่ 

อย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดและเงื่อนไขการชำระเงินในโรงแรมอาจแตกต่างกันไปตามแต่ละสถานประกอบการ ดังนั้นหากคุณไม่อยากปวดหัวจึงควรเลือก ระบบโปรแกรม PMS ที่ช่วยคุณในส่วนนี้ให้สามารถตรวจสอบความถูกต้อง เกิดประโยชน์ทางธุรกิจของคุณ

รายงานสรุปการปิดกะ (Closed Shift) 

รายงานสรุปการปิดกะ (Closed Shift)  และการรับเงินของพนักงานแต่ละคน เป็นรายงานที่สรุปยอดรับเงินของพนักงานในแต่ละกะการทำงาน รายงานนี้จะรวมถึงข้อมูลต่อไปนี้:

• ยอดรวมการเปิดกะ: จำนวนเงินที่พนักงานเริ่มต้นกะการทำงาน
• ยอดรับเงิน: จำนวนเงินที่พนักงานรับเข้ามาในระหว่างการทำงานในกะ ซึ่งสามารถแบ่งตามวิธีการชำระเงิน เช่น เงินสด, บัตรเครดิต เป็นต้น
• ยอดเงินทอน: จำนวนเงินที่พนักงานต้องทอนให้กับลูกค้าเมื่อมียอดเงินที่ชำระมากกว่าจำนวนเงินที่ต้องชำระ
• ยอดรวมการปิดกะ: จำนวนเงินที่พนักงานสรุปยอดรับเงินในสิ้นสุดกะการทำงาน

นอกจากรายงานสรุปการปิดกะ ยังมีรายงาน Night audit ที่รายงานแต่ละรอบ อ่านเพิ่มเติมได้จากบทความก่อนหน้าส่วนรายงานสรุปการปิดกะ และการรับเงินของพนักงานแต่ละคนช่วยให้ผู้ดูแลธุรกิจสามารถตรวจสอบยอดรับเงินของแต่ละพนักงานในแต่ละกะ

วิเคราะห์ประสิทธิภาพของพนักงานในการรับเงิน เป็นต้น นอกจากนี้ยังช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของรายได้ และความมั่นใจในการบริหารจัดการเงินของธุรกิจ

สรุป 

การแยก รายงาน รายได้จากลูกค้า ว่ารายได้มา จากลูกหนี้ จากแขกที่กำลังพัก หรือจากค่าประกันการจองห้องพัก สามารถแยกออกได้ง่ายๆ ด้วยระบบโปรแกรม PMS (Property Management System) ซึ่งเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างมากในการบริหารจัดการโรงแรม 

ช่วยลดความยุ่งยาก เลิกปวดหัวในการดำเนินการต่าง ๆ ช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์ ตรวจสอบรายได้ของโรงแรมได้อย่างง่ายดาย ช่วยประหยัดเวลา ลดทรัพยากรในการบริหารจัดการ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจและปรับปรุงการดำเนินงานของโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น